Гайд по работе с B2B-тендерами: как наладить контакты с крупными клиентами и регулярно выигрывать коммерческие торги

Статья подготовлена представителем тендерной площадки Workspace.

Про тендеры много говорят, но в основном речь идет о государственных заказах. Даже далекие от темы люди что-нибудь да слышали про госзакупки, B2G-проекты и вот это все.

Про B2B-тендеры у среднего пользователя Рунета понимания уже гораздо меньше. А ведь если ты, например, руководишь маленькой студией и мечтаешь о клевых дорогих проектах, отслеживание тендеров в своей нише может здорово помочь.

Разбираемся, о чем речь.

Что такое B2B-тендер

Если по-простому, тендер – это заказ на подряд от бизнеса (B2B) или, например, государства (B2G), в котором исполнителей отбирают на конкурентной основе.

Вся информация и вилка цен, как правило, подробно расписана. На проект прилетают отклики от самых разных исполнителей с их условиями («сделаю за такую-то сумму и за такой-то срок, вот мое портфолио», «сделаю за полдня, но сумма будет в 2 раза больше»). А потом заказчик выбирает самого умного и красивого и начинает с ним сотрудничество.

Некоторые могут спросить, чем это в принципе отличается от обычной биржи с проектами или HeadHunter с вакансиями. Там периодически точно так же ставятся задачи и цены, дается информация – и в чем разница?

Здесь есть несколько ключевых отличий:

1. Конкурсный отбор. Неважно, кто первый успел: выставляются сроки, а по итогу выбирается самый-самый. Часто бывает такое, что появляется классный проект, а на него практически в секунду публикации набросились 33 акулы, и шанса у тебя практически не остается. А здесь итоги подводятся в день дедлайна, все честно.
2. Возможность видеть чужие заявки. В параметрах их можно скрыть, но можно и не скрывать. И если они открыты, то вы можете проанализировать чужие предложения и выдвинуть более выгодные и приятные условия, тем самым повысив свои шансы на получение тендера.
3. Работа бизнеса с бизнесом. Все максимально открыто и официально: вот эта SMM-студия хочет работать вон с той фирмой. Вот наш логотип, вот наш телефон, а вот здесь – адрес. Когда дело касается серьезных проектов, такие моменты крайне важны.
4. Обозначение своих условий. У тендерного проекта может быть указан примерный срок и границы цены (от 100 000 р. до 300 000 р., от миллиона до миллиарда). Исходя из указанного диапазона, вы пишете оптимальную для себя сумму оплаты и при необходимости обосновываете ее («сделаю за большие деньги, но быстро и качественно» или «буду делать медленно, но возьму меньше денег»). А там уже заказчик соглашается или отказывается.
5. Возможность установить контакты с крупными клиентами. Если вы чувствуете, что уровень текущих проектов вас не устраивает, и знаете, что как профессионал вы достойны большего, не теряйте времени и начинайте мониторить тендеры.

Тендер – это не волшебство и не обязательный джекпот. Тендер – это еще одна форма сотрудничества, у которой есть плюсы, отсутствующие при других вариантах взаимодействия с работодателем.

Самое базовое мы усвоили. Теперь поедем дальше и выясним, как выбирать тендеры.

Как выявить невыгодный или фиктивный тендер

Все мы знаем, что не каждый тендер прекрасен. Давайте научимся сразу отсеивать лишнее и убирать из списка невыгодные и фиктивные тендеры. Что нужно сделать в первую очередь?

Изучите информацию об организаторах тендера. Прежде чем изучать саму задачу, приглядитесь к тем, кто этот тендер опубликовал. Посмотрите, кто контактное лицо, как называется компания и по каким номерам им можно позвонить. Затем пробейте компанию по ИНН или названию через любой поисковик и посмотрите, упоминается ли где-то такая компания и есть ли у нее официальный сайт. Тщательно изучите сайт: работает ли он, вызывает ли доверие? Позвоните по указанным номерам и убедитесь, точно ли существует такая компания.

Если говорить конкретно про нашу площадку, в интерфейсе есть специальное поле, указывающее, что тендер организовали с корпоративной электронной почты.

Обратите внимание на бюджет. Если он не указан или разброс слишком большой, это тоже повод задуматься. Особенно когда после прямого вопроса заказчик уклоняется от однозначного внятного ответа.

Пообщайтесь с заказчиком. Иногда уже на этом уровне можно понять, что что-то с этим тендером мутно. Здесь хватает здравого смысла: если техническое задание невнятное, а клиент общается странно или грубо, лучше сразу отодвинуть этот тендер и поискать другой.

Учтите свою специализацию. Например, перед вами ставят задачу разработать интернет-магазин. Или вы беретесь сделать сайт узкой тематики, в которой вы совершенно не разбираетесь. Вы знаете, что у вас мало опыта в этой сфере, но все равно участвуете в тендере. В итоге у вас не выходит обойти в конкурсе более опытных разработчиков, а ресурсов потрачена уйма. Лучше посмотрите на проблему здраво и откажитесь от участия: вы потратите время и силы, а получите в большинстве случаев разве что странный опыт.

Выбирайте тендеры с четким и подробным техническим заданием. Если организатор не знает толком, чего хочет, и не может сразу сказать критерии, по которым будет оценивать работу, поберегите нервы и не берите эту задачу. Это правило, кстати, касается не только тендеров.

Обратите внимание на тех заказчиков, которые учитывают увеличение бюджета. Указанная вами сумма – цифра примерная. Результаты опросов говорят о том, что зачастую бюджет проекта повышается уже в процессе работы. Причем очень часто в этом виноват заказчик: он внезапно что-то переделывает, заваливает правками, меняет задачу или прикручивает к задаче какие-то дополнительные хотелки. Если бюджет вырастает, а заказчик рассчитывал на другую цифру, могут возникнуть проблемы с оплатой. Как вариант, у человека может просто не хватить денег.

Окей, вы вычеркнули лишнее и примерно поняли, что вам подходит. Теперь надо выучить основные принципы коммуникации с заказчиком.

Как произвести хорошее впечатление на заказчика

Сначала вы выбираете организатора, а потом организатор выбирает вас. Как сделать так, чтоб ваша симпатия стала взаимной и все сошлось?

Просмотрите еще раз сайт своей компании. В первую очередь заказчик будет искать информацию о вас именно там. Обязательно актуализируйте вовремя все контактные данные и следите, чтоб все работало как часы. Если на вашем сайте будет стоять неправильный телефон или нерабочая электронная почта, большинство заказчиков просто пойдет дальше по списку и не станет с вами работать.

Отвечайте на каждое письмо от заказчика. Даже если вам не подходит тендер или предложенные условия, не игнорируйте письма, которые приходят вам на почту. Ответьте подробно, на чем вы специализируетесь и какие условия вам бы подошли, расскажите о том, какую работу вы готовы выполнить. Не забывайте, что это инвестиции в будущее: если вы сегодня приветливо и подробно ответите компании по одной задаче, она может позвать вас завтра на какой-нибудь хороший и выгодный проект по вашей специализации. А игнор не нравится никому. В следующий раз вам просто не напишут.

Не торопитесь. Не сливайте тендер сразу. Если условия сложные (отложенная оплата, слишком короткие сроки, очень большой объем работы) – высока вероятность того, что от этого тендера уже отказалось большинство подрядчиков. В таком случае конкурентов у вас немного. Поэтому хороший вариант – включить в сумму надбавку за вредность и попробовать поучаствовать. Может даже оказаться, что конкурентов нет совсем – и тогда контракт стопроцентно будет вашим.

Внимательно перечитайте требования к оформлению. Очень многие исполнители прокалываются уже на этом. Тщательно перепроверьте, полный ли пакет необходимых документов вы отправляете и соответствуют ли они всем представленным требованиям. Перечитайте условия. Если что-то непонятно – лучше переспросите заказчика. Иначе вы испортите себе репутацию и впечатление о себе. Будьте очень аккуратны.

Не бойтесь торгов и переговоров. Очень часто происходит так, что явных фаворитов за один этап выбрать не удается. К примеру, они предлагают примерно одну и ту же цену и на первый взгляд не сильно различаются в квалификации. И тогда заказчик просит скидку. И тот, кто хоть немного скинул цену, выигрывает. Держите это в голове и не отказывайтесь по инерции. Возможно, это ваш шанс.

С коммуникацией вроде разобрались. Теперь давайте поговорим немного о видах тендеров и их ключевых особенностях.

На какие категории делятся коммерческие тендеры

Делить тендеры на категории можно по разным признакам. Пройдемся по основному.

По способу проведения

В зависимости от того, каким образом тендеры проводятся, они делятся на два вида:

1. Открытый тендер. Его видят все, и участвовать в нем тоже может кто угодно.
2. Закрытый тендер. Его видят те подрядчики, которые были добавлены заказчиком. Просто так подобную задачу зацепить невозможно.

По количеству этапов

Здесь деление на категории достаточно очевидно. Рассмотрим разновидности:

1. Многоступенчатые тендеры. Например, вы и еще несколько человек успешно прошли первый этап и выполнили определенное задание, но заказчик по-прежнему не знает, кого выбрать. И здесь вы уже соревнуетесь в ценах или в сроках. При необходимости этапов может быть и 2, и 3, и 4. Но в основном не больше 2-х.
2. Одноэтапные тендеры. Здесь все очевидно: вы успешно прошли первый этап, заключили договор и счастливы. Никаких дополнительных испытаний и 12 подвигов Геракла уже не надо.

Различие можно понять через сравнение с бегом. Когда гонка короткая и спринтерская, вкладывайтесь сразу по полной, чтобы выделиться на фоне конкурентов. Когда этапов несколько, заложите буфер на возможную скидку или, например, распланируйте время так, чтоб суметь предложить максимально короткий срок выполнения задания, не убивайтесь по максимуму на первой же ступени.

По виду закупок

На самом деле коммерческий тендер – штука более свободная, чем государственный тендер. Правила и условия устанавливает заказчик.

Конечно, B2B-тендеры тоже регулирует законодательство: в случае с коммерческим тендером это статьи ГК РФ № 447–449, а также закон «О защите конкуренции». Но если в госзакупках критерии и методы проведения довольно однотипные, то коммерческие тендеры не так зажаты рамками установленного регламента, и ориентироваться вам придется не на 150 пройденных до этого тендеров от других организаторов, а на четкие условия конкретного юридического лица. Поэтому будьте внимательны, читая условия.

Однако даже при таком разнообразии форм можно примерно выделить основные категории:

1. Закупка у единственного поставщика. Если совсем просто, это немедленное заключение сделки между заказчиком и подрядчиком без лишних расшаркиваний. Здесь не будет ни конкурентов, ни конкурса – просто к вам приходят и предлагают заключить договор. Как правило, такие сделки могут свалиться на вас, если у вас хорошая репутация и вы добросовестно и хорошо сделали какую-то работу для конкретного организатора.
2. Запрос котировок. Этот вид экономических взаимоотношений, в первую очередь, регулируется Федеральным законом «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». Запрос котировок – это простые и быстрые торги, в которых побеждает тот, кто предложил самую низкую цену. Нюансов несколько. Во-первых, торги длятся не более 20 дней. Во-вторых, начальная цена контракта не должна превышать 500 000 р., а годовой объем не должен превысить сумму в 100 млн р. (согласно статье 82.1. «Проведение запроса котировок в электронной форме» в Федеральном законе ГК РФ о внесении изменений в вышеупомянутый закон). В-третьих, изменить или отозвать заявку нельзя: единственное исключение – когда заказчик поменял что-то в извещении о проведении торгов.
3. Аукцион. Здесь есть сходство с запросом котировок, потому что победитель – это тоже тот, кто предложил самую низкую цену. Но есть отличия. Во-первых, нет ограничений по сумме. Во-вторых, вы можете сдвигать цену несколько раз и торговаться, а в запросе котировок вы озвучиваете ее единожды. В-третьих, услуга должна входить в список из распоряжения № 471 «О перечне товаров, работ, услуг, в случае осуществления закупок которых заказчик обязан проводить аукцион в электронной форме». В-четвертых, для аукциона создается документация, и ее надо читать крайне внимательно. В-пятых, здесь заявку отозвать проще, но это можно сделать не ранее окончания срока подачи заявок.
4. Конкурс. Это вид торгов, в котором минимум 2 критерия оценивания. Например, цена, качество, стаж, сроки выполнения или что-то еще. Здесь результат зависит от того, насколько ваше предложение соответствует всем критериям, а не только одному из них.
5. Запрос предложений. Если речь об этой разновидности коммерческого тендера, то здесь все наоборот в сравнении с аукционными торгами всех видов. Главный критерий – это качество предложения: то есть ваш товар должен быть самым замечательным с точки зрения характеристик.

Мы примерно разобрались с категориями и знаем, что делать с тем или иным тендером. А где, собственно говоря, искать эти самые тендеры?

Где искать коммерческие тендеры

Тендеры, безусловно, бывают разные. Но мы сузим поиск и поговорим конкретно про тендеры, связанные с информационными технологиями, рекламой и дизайном. Где их искать? Отсматривать кучу сайтов по списку в Excel или есть путь короче?

Есть несколько способов. Пробежимся по основным.

1. Через поисковики.

Самый очевидный и в то же время самый трудоемкий способ – искать тендеры через «Яндекс» и Google и подбивать их в таблицу вручную. Например, вы умеете разрабатывать сайты. Вы вбиваете в поиск «тендер разработка сайтов» и смотрите результаты. Самое приятное добавляете в свой список.

Старайтесь сильно не распыляться: у вас не хватит сил на все тендеры, поэтому не рвитесь поучаствовать везде. Выберите по нескольким критериям приоритетные проекты и направьте силы в первую очередь на них.

2. С помощью специальных программ.

Отбирать тендеры вручную – тот еще труд. Во-первых, приходится тратить время на поиск. Во-вторых, тендеры часто дублируются на разных площадках. Приходится тщательно отсеивать, а потом еще анализировать условия, плюс не все тендеры можно найти легко и быстро.

Поэтому гораздо проще воспользоваться готовой программой по поиску и тратить силы только на анализ условий.

Рассмотрим несколько популярных вариантов.

FindTenders.ru. Согласно заверению создателей тендерной программы, FindTenders собирает информацию как по коммерческим, так и по государственным тендерам более чем с 350 площадок. Однако цена за это удовольствие не самая дружественная: по «Базовому», самому недорогому тарифу нужно заплатить 19 900 р. в год, чтобы получить доступ к системе.

Однако бесплатный вариант есть тоже, хоть и с ограниченным функционалом. Можно искать по ключевым словам, добавлять слова-исключения, отсеивать по датам и вообще играть с параметрами.

Также можно ознакомиться с платной версией, подключив триал-режим на 4 дня.

TenderMedia. Это бесплатный агрегатор государственных и коммерческих тендеров России. Тендеры разбиты по категориям. Возле каждой категории – число действующих проектов. Можно отсеять тендеры по отраслям и по географии, выгрузить проекты в Excel и быстро посмотреть сроки.

Здесь тоже есть платный режим, но цены уже поменьше: тариф «Базовый» на год стоит 13 200 р.

Агрегатор диджитал-тендеров от Workspace. Можно просмотреть в одном окне несколько тысяч действующих тендеров за раз или поискать по ключевым словам то, что вам нужно.

Интерфейс интуитивно понятный и трудностей в обращении вызвать не должен. На данный момент агрегатор показывает более 4,5 тысячи диджитал-тендеров, и список регулярно обновляется.

Категории достаточно подробны: здесь не просто, например, тендеры из IT-сферы, а множество подкатегорий от SEO до SMM. Еще один явный плюс – то, что сервис бесплатен.

Теперь о том, как работа с тендером выглядит на практике – и для исполнителя, и для организатора.

Как это работает на практике для заказчика

Есть тендерные площадки с широким профилем, где размещаются самые разные проекты. А есть более нишевые. Например, мы публикуем тендеры, которые относятся к тому или иному виду диджитал-услуг. Соответственно, у нас ищут айтишечку, контекст, SMM и тому подобные вещи.

На всех платформах для начала работы нужно зарегистрироваться. Затем обычно нужно выбрать раздел «Тендеры» и заполнить форму для организации тендера.

После того как вы выбрали нужную вам категорию, вы можете настроить параметры: устанавливаете вилку цен, пишете дополнительные требования к исполнителю, выставляете срок окончания приема заявок.

Обратите внимание: наша система сразу предлагает некую усредненную цену на каждую категорию услуг. Если вы не знаете, сколько это обычно стоит, вы можете опереться на эту цифру

Далее проект просматривает модератор, а потом тендер публикуется, если там все в порядке.

Почему это удобно для заказчика? При низком бюджете есть шанс сэкономить – желающие выиграть тендер исполнители (особенно если они видят чужие отклики) соревнуются, многие снижают цены, и организатор может выбрать максимально выгодное решение. Хотя критерии, безусловно, могут быть и другими: портфолио, сотрудничество в прошлом, предлагаемые сроки выполнения задачи и так далее.

Как это работает на практике для исполнителя

Понятно, что компаниям надо где-то искать клиентов, но корпоративные предложения, разосланные по фирмам, в основном улетают в спам, а бизнес-митапы организованы не во всех городах. Поэтому тендерные площадки могут стать настоящим спасением для исполнителей.

При регистрации чаще всего загружаются основные данные, включая логотип и название фирмы.

После этого нужно изучить имеющиеся тендеры. Если вам нужно что-то конкретное, то введите нужную категорию, ограничьте, если это необходимо, географию и смотрите те тендеры, на которые идет прием заявок.

Затем отправьте отклик на один из подходящих тендеров.

Почему это удобно для исполнителя? Интересная задача и нормальные деньги – уже отличный стимул, но это не единственный плюс. Самое главное то, что предприниматель заводит контакт с крупным клиентом, а это впоследствии может помочь бизнесу выйти на новый уровень.

Как увеличить свои шансы на выигрыш тендера

Прежде чем откликаться на проект, стоит выучить базовые вещи, иначе вы можете потерять время впустую и попросту разочароваться в этой форме сотрудничества.

Перечислим типичные ошибки, которые совершают новички, пытаясь работать с тендерами:

1. Непонимание различий между видами тендеров. С разными видами тендеров взаимодействуют по-разному. Бывают аукционные торги, здесь название говорит само за себя: исполнители называют цену и потом постепенно понижают ее. Выигрывает тот, кто в итоге предложил самую низкую цену. Еще есть конкурсный отбор. Здесь обращают внимание на совокупность условий (как правило, критерии отбора указывают в информации по тендеру). Соответственно, в первом случае цену можно и нужно понижать, а во втором – не торопиться и внимательно вчитываться в описание тендера. Часто исполнители думают, что главное – это указанная в предложении сумма, а остальные критерии пропускают, так сказать, мимо глаз. И проигрывают.
2. Несоответствие отклика техзаданию. Иногда мы прокалываемся просто на этапе заполнения. К примеру, в TexTerra есть редполитика. Это и есть техзадание для автора, где подробно расписано, как оформлять иллюстрации, где каким цветом выделить строчки и можно ли включать в текст букву «ё». Даже если вы замечательно подходите и понимаете, что именно надо заказчику, не поленитесь и лишний раз просмотрите и пересмотрите документацию. Выправьте все технические моменты, чтобы заявка идеально соответствовала техзаданию даже в мелочах. Будьте скрупулезны.
3. Невнимательное чтение описания тендера. Нельзя откликаться на тендер механически. Многие на сайтах с вакансиями действуют по принципу подавления количеством: свайпают вакансии и тыкают вообще везде, где можно ткнуть, не особо заботясь о том, чтобы вникнуть в суть. Здесь точно так нельзя (да и с вакансиями тоже, если честно). К тендеру часто прилагаются дополнительные требования, которые обязательно следует изучить. Помним, что это конкурс, в нем есть критерии, баллы и ранжирование по местам. Чтобы занять верх списка, надо вписаться в требования.
4. Некорректное заполнение карточки компании. Еще на этапе регистрации исполнитель обозначает, чем конкретно он занимается. Если написать размыто и обобщенно или вообще не заполнить, шансы на то, что вас выберут, значительно понижаются: никто не будет гадать на кофейной гуще, в чем конкретно вы хороши, и в итоге заказчик просто выберет того, кто понятно объяснил все о своих профессиональных навыках.
5. Игнорирование возможности объявить переторжку. Переторжка – это когда ваше предложение проиграло, но функции площадки и условия конкретного тендера позволяют уже по итогам конкурса сориентироваться и быстро поменять условия в своем отклике. Проще говоря, вы можете улучшить предложение уже после проигрыша и в конце концов выиграть. Конечно, само по себе улучшение отклика не гарантирует победу, но повышает шансы на нее.
6. Страх общения с заказчиком. Лучший вариант понять, что надо человеку – поговорить с ним ртом. По ту сторону экрана не сидит страшный монстр, и если вы в упор не понимаете какое-то условие – спросите. За это никто не бьет, а у вас в итоге появляется понимание проекта, что, естественно, тоже приближает вас к выигрышу.

Вникайте, разбирайтесь, пробуйте – и рано или поздно у вас все получится.

Ссылка скопирована в буфер обмена