Рассылка по интернет-маркетингу:
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных

32 email-хака, или Как стать еще продуктивнее

26 Декабря 2016 Ксения Самоткан
Время чтения: 21 минута Нет времени читать? Нет времени? 7 комментариев
Отправим материал вам на:
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных

Множество исследований (например, исследования от McKinsey Global Institute и UC Irvine) показало, что большинство людей слишком часто отвлекается на электронную почту, а это значительно снижает сосредоточенность на работе и, как следствие, продуктивность.

Поэтому очень важно научиться дисциплинировать себя и перестать так часто проверять свою электронную почту. Я предлагаю вам ознакомиться с 32 техниками и хаками, которые помогут вам грамотно работать со своей почтой, оставаясь при этом максимально продуктивными.

Итак, начнем.

Частая проверка почты – вредная привычка, которую нужно искоренять, если вы хотите работать эффективно

Техники, которые помогут вам тратить меньше времени на электронную почту

Техника №1: Проверка почты 2 раза в день

Прежде чем начать применять эту технику, посвятите один день отслеживанию писем, приходящих вам на почту. На них не нужно отвечать, их не нужно читать – просто наблюдайте за тем, сколько писем вам приходит, – так у вас появится представление о том, насколько сильно «загружается» ваш почтовый ящик в течение дня.

Так, понаблюдав за количеством входящих писем за каждый час (данные лучше записывать), вы сможете определить, в какие 2 часа на ваш ящик приходит больше всего писем. А затем… начните проверять свою почту, читать письма и отвечать на них только 2 раза в день, в эти 2 часа. Укажите эти 2 промежутка как время для проверки почты в своем ежедневнике или to-do-листе, это поможет вам сформировать привычку.

Проверяйте почту два раза в день, и вы станете меньше отвлекаться от работы

Техника №2: Разделывайтесь с каждым новым письмом меньше чем за 2 минуты

Эрик Шмидт, председатель совета директоров Google, использует метод O.H.I.O. («Only Hold It Once»). Эта техника предполагает немедленный ответ на каждое новое письмо менее чем за 2 минуты и позволяет не возвращаться к одним и тем же письмам по нескольку раз.

Но данный метод эффективен только для коротких и самых важных писем. Если вам пришло длинное письмо, не стоит сразу переключаться на него от предыдущей задачи – сначала доделайте ее, а потом смело приступайте к чтению письма. Польза многозадачности очень сомнительна – при частой смене задач человек зачастую не может сконцентрироваться ни на одной из них.

Техника №3: Система 3 папок

Можно также воспользоваться системой для организации электронной почты, которую создала Джина Трапана, основатель Lifehacker, – системой 3 папок. Она представляет собой сортировку писем по 3 папкам:

  1. «Ответить» – папка с письмами, требующими ответа.
  2. «Режим ожидания» – папка для писем, которые должны быть рассмотрены в будущем.
  3. «Архив» – папка для писем, на которые отвечать не нужно.
Система 3 папок может сделать работу с электронными письмами еще более эффективной

Техника №4: 30-дневный челлендж по очистке почты

Чтобы научиться держать контроль над электронной почтой, нужно быть дисциплинированным, а дисциплинированность развивается только благодаря практике. Так почему бы не приступить к ней?

Предлагаю вам пройти 30-дневный челлендж, в течение которого вы сможете прочитать все письма и ответить на них, удалить ту ненужную массу сообщений, которая «загружает» ваш почтовый ящик, оставив то количество писем, которое помещается на одну страницу в вашей электронной почте (стандартное количество писем на странице в Gmail – 50, в «Яндекс.Почте» – 45, в Mail.ru – 25).

Бросьте вызов себе – и вы сможете совершить большой прыжок вперед

Чтобы пройти этот челлендж определите, сколько писем вы будете проверять каждый день в течение месяца, разделив их общее количество на 30, – и приступайте к работе. Когда вы очистите свой ящик, приучите себя не «захламлять» его, – отвечайте на каждое новое сообщение в течение 24 часов.

Проведение такого челленджа в конечном итоге позволит вам не только дисциплинировать себя, но и ускорить свою работу и избавиться от чувства, что ваш почтовый ящик ­– неприрученный зверь.

Техника №5: Один месяц отмены подписок

Уделите один месяц на то, чтобы отписаться от ненужных email-подписок, раз и навсегда. Просмотрите все письма с подписками и определитесь – хотите вы дальше получать подобные сообщения или хотите отписаться. Не нужно ничего читать или удалять – просто сделайте выбор. Конечно, это может занять много времени, но если вы не хотите и дальше получать горы ненужных вам писем, придется этим заняться.

Техника №6: Режим «Спринт и отдых»

Чередование сложных нагрузок с коротким отдыхом или легкими нагрузками сможет стать движущей силой вашей продуктивности

Вы сможете лучше распоряжаться своим временем, если будете чередовать 90 минут «отдыха», в течение которых будете выполнять задания с низкой вероятностью стресса (например, сортировка писем и управление входящими письмами), с 90 минутами активной работы, которая потребует высокий уровень боевой готовности. Или же чередовать 90 минут работы с 15-20 минутами отдыха.

О пользе чередования периодов работы и отдыха знал нейрофизиолог Натаниэл Клейтман, участвовавший в описании фазы быстрого сна: он наблюдал, как во сне у человека 90-минутными периодами чередуется легкий и глубокий сон. Клейтман обнаружил, что тоже самое происходит и в течение дня – наступают то более интенсивные 90 минут, то менее интенсивные.

После 90-минутной работы в режиме высокой интенсивности начинают выделяться гормоны стресса, необходимые для получения новой энергии. В результате эффективность работы префронтальной коры головного мозга начинает снижаться, и человек теряет свою концентрированность и возможность ясно рассуждать.

Техника №7: Кии и награды Чарльза Дахигга

Чарльз Дахигг, автор книги «Сила привычки», разработал целую систему по работе с привычками и их устранению. Вот какие советы он дает:

  1. Распознайте «кий» или тот импульс, который побуждает к этой привычке.
  2. Распознайте награду, которую вы получаете благодаря этой привычке.
  3. Замените свою привычку на более полезную, при этом на нее должен быть нацелен тот же кий и предоставлена та же награда или ее вариант.

Итак, если у вас есть привычка часто отслеживать почту, в первую очередь распознайте кий. Задайте вопросы: «Что побуждает меня проверять почту так часто?», «В какое время я делаю это чаще и почему?», «Чем я занимался перед тем, как появилась мысль о проверке почты?». Эти вопросы должны натолкнуть вас на причину вашей привычки. Может быть, все из-за того, что вы привыкли проверять почту сразу после того, как проверяете Facebook, потому что они стоят друг за другом на панели закладок?

А теперь распознайте награду. Что вызывает такое страстное желание прочитать письмо? Может быть боязнь пропустить что-то важное, а может вам просто не нравится задача, над которой вы сейчас работаете, и сознательно и подсознательно пытаетесь от нее сбежать?

Следование правилу кия и награды вы сможете избавиться от привычке постоянно проверять почту

Выясните, что вам нравится в этой привычке (общение с новыми людьми, просмотр новостей, отвлечение от неинтересной работы), и замените эту привычку на ту, которая будет работать на вас. В этом случае можно помочь использование автоответчика – вы будете заниматься своими делами, но при этом не терять связь с внешним миром (точнее, автоответчик это будет делать за вас).

Техника №8: Просмотрите письмо-Выделите на него время-Задайте себе вопрос (Scan-Block-Ask)

Эффективно работать со своей электронной почтой можно используя систему Scan-Block-Ask. Она состоит из 3-х шагов:

1. Просмотрите письмо (Scan)

Утром просмотрите, сколько у вас наиболее важных и срочных писем, затем закройте ваш почтовый ящик и откройте актуальный to-do-лист.

2. Выделите на него время (Block)

Выделите время в вашем to-do-листе для обработки писем и приступите к ней. Иногда на это может уходить по 30 минут, иногда это будет занимать много времени, и если вы когда-нибудь «застрянете» на каком-то письме…

3. Задайте себе вопрос (Ask)

Во время работы с письмом спросите себя: «Это правда самое полезное, чем я мог бы заниматься в данный момент?». В большинстве случаев ответ будет «нет». И тогда вы сможете вернуться к более важным задачам или ускорить темп изучения писем.

Техника №9: Сортировка писем

Есть в английском языке слово triage, которое обозначает процесс определения приоритета лечения пациентов, основанный на тяжести состояния. Сейчас это слово чаще всего переводится как «сортировка».

Совершив экскурс в историю этого слова, мы сможем понять, как понимание сути данного медицинского явления может вам помочь эффективно сортировать электронные письма.

Концепция явления «triage» была создана во время наполеонских войн, благодаря главному хирургу Наполеона, Доминику Жан Ларрею. Он придумал процесс определения приоритета лечения раненых пациентов в зависимости от их состояния.

Всех пациентов он разделял на 3 категории:

1. Те, кто, вероятно, умрут, вне зависимости от того, какую помощь получат.

Им обычно дают морфий и обеспечивают максимальным комфортом.

2. Те, кто, вероятно, выживут, вне зависимости от того, какую помощь получат.

Их врачи лечат и быстро отправляют домой, что позволяет им концентрироваться на лечении более тяжелых пациентов.

3. Те, кому немедленное лечение может помочь выжить.

Врачи борются за жизнь этих пациентов и больше всего сил тратят именно на них.

Такую же концепцию можно применить в своей работе с почтовым ящиком. Можно разделить письма на 3 категории:

  1. Письма, которые должны быть удалены (например, рекламные письма и уведомления из социальных сетей).
  2. Письма, на которые можно ответить быстро.
  3. Письма, требующие повышенного внимания, сил и времени (например, письмо от клиента или коллеги, требующее объемный ответ).

Email-хаки для повышения продуктивности

Можно стать намного продуктивнее, если пользоваться небольшими хитростями, приемами и полезными функциями, спрятанными в почтовых сервисах, которыми вы пользуетесь. Мы рассмотрим email-хаки, которые можно использовать в Mail.ru, «Яндекс.Почте» и Gmail.

Mail.ru

Рассмотрим любопытные email-хаки, которыми можно воспользоваться в почтовом сервисе Mail.ru.

1. Горячие клавиши

  • Написать письмо – «n».
  • Отправить письмо – «Ctrl» + «Enter».
  • Прикрепить файл – «+».
  • Ответить – «r».
  • Удалить – «Del».
  • Пометить флажком/Снять флажок – «i».
  • Предыдущая/следующая страница в списке писем «Ctrl» + «←» / «→».
  • Предыдущее/следующее письмо – «Ctrl» + «↑»/ «↓».
  • Справка по быстрым клавишам – «Shift» + «?».

2. Создание папок

В Mail.ru можно создать папки, которые могут помочь вам лучше организовать свои письма.

Чтобы создать новую папку, нажмите на кнопку «Настроить папки» в меню слева.

Нажмите «Настроить папки», и вы перейдете в раздел «Папки и фильтры»

Затем нажмите «Добавить папку».

Кликните «Добавить папку»

В открывшемся окне введите название, местоположение папки и кликните «Добавить».

Также можно сделать папку архивом, защитить ее паролем и сделать недоступной для почтовых программ

Папка появится в меню слева.

Как вы видите, процесс создания папки очень прост

3. Календарь Mail.ru

Если вы часто пользуетесь почтовым ящиком и при этом любите заниматься планированием, календарь на Mail.ru может помочь вам сэкономить время. Чтобы включить его, нажмите на «Календарь» в верхнем меню.

Календарь расположен в верхнем меню почты Mail.ru

В календаре можно создавать личные и рабочие задачи, а также следить за праздниками России. Чтобы создать задачу или встречу, нужно ввести текст в строку и нажать «Ввод» в месте, отмеченном на скриншоте ниже.

Введите задание, выберите для него дату и нажмите «Ввод». Задание будет отображено в календаре

4. Правила фильтрации

В Mail.ru можно применять правила фильтрации, чтобы отфильтровывать полученные из рассылок письма. Эта функция сможет упорядочить все ваши письма в почте за несколько минут.

Чтобы осуществить автоматическую фильтрацию рассылок, нужно зайти в «Настройки», затем в раздел «Правила фильтрации» в меню слева, и далее добавить фильтры и пересылку на другой почтовый адрес (если в этом есть необходимость).

Зайдите в «Настройки», «Правила фильтрации» и приступайте к фильтрации

При добавлении фильтра необходимо указать условия и действия, которые будут совершаться при их выполнении. Например, можно указать определенное имя в поле «От кого» и пометить галочкой пункт «Удалить навсегда», и вы сможете удалить письма от нежелательных отправителей. Или наоборот, добавить письма от определенного пользователя в отдельную папку.

Здесь все письма, которые в поле «От кого» содержат слово «Ксения», а в теме содержат слово «статья», переместятся в папку «Важное», а рядом с ними появится флажок

Далее нажмите «Настроить фильтрацию рассылок», и ваши письма будут автоматически распределены по 3-м папкам: «Социальные сети», «Скидки», «Рассылки».

Нажмите «Настроить фильтрацию рассылок»

Затем откроется окно с вашими рассылками, автоматически распределенными по папкам. Вы можете сами переместить нужные рассылки в соответствующие папки, например, из папки «Входящие» в «Спам».

Распределите рассылки по папкам и нажмите «Продолжить»

После окончания процесса фильтрации можно зайти в раздел «Папки и фильтры» («Настроить папки» – в меню слева под «Корзиной»), выбрать нужную папку и нажать «Очистить». Так вы сможете избавиться от тонн писем за считанные секунды.

5. Почта из других ящиков

Если у вас создано много ящиков на разных почтовых серверах, вы можете значительно упростить работу с ними, получая все письма на Mail.ru. Почту Mail.ru можно интегрировать с такими почтовыми ящиками, как Gmail, «Яндекс», Yahoo!, Outlook и т.д.

Для этого нужно войти в «Настройки», затем в раздел «Почта из других ящиков» в меню слева. А затем – ввести данные ящика и нажать «Добавить ящик».

Введите логин и пароль того ящика, который хотите добавить, и нажмите «Добавить ящик»

6. Автоответчик

В Mail.ru также можно воспользоваться функцией автоответчика, что позволит вам не отвлекаться от своей работы на новые письма. Зайдите в раздел «Автоответчик» в настройках, введите текст и время, в течение которого автоответчик будет работать, нажмите «ВКЛ» и «Сохранить».

Заполните всю необходимую информацию и нажмите «Сохранить»

Теперь в то время, когда вы будете заняты, отправители будут осведомлены об этом.

«Яндекс.Почта»

В «Яндекс.Почте» также можно найти интересные приемы, которые позволят сэкономить время, проведенное в почте.

1. Быстрые клавиши

  • Написать письмо – «w», «c».
  • Отправить письмо – «Ctrl» + «Enter».
  • Удалить – «Del».
  • Пометить флажком/Снять флажок – «Shift» + «i».
  • Предыдущее/следующее письмо – «p» или «n» / «j» или «k».
  • Справка по быстрым клавишам – «Shift» + «?».

2. Создание папок

В «Яндекс Почте» также можно создавать папки, в которые можно добавлять разные по темам или степени важности письма. Чтобы это сделать, нажмите на кнопку «создать папку» в меню слева.

Нажмите на кнопку «создать папку», и затем откроется форма, которую нужно будет заполнить

Введите название папки и слова, которые должны содержаться в тех письмах, которые будут добавляться в эту папку.

Можно также добавить более сложные условия для добавления писем в папку

Так созданная папка будет выглядеть.

Созданная папка будет находиться в меню слева

3. Создание меток

В «Яндекс.Почте» можно создать свою собственную метку – определенный текст, выделенный цветом.

Введите название метки, выберите цвет и при желании укажите слово, по которому нужно добавлять то или иное письмо в метку

Вот так будет выглядеть созданная метка.

Папка с письмами с данной меткой будет находиться в меню слева

4. Правила обработки входящей почты

Правила обработки входящей почты на «Яндекс.Почте» позволяют распределять входящие письма по папкам, удалять их при получении, пересылать на другой адрес, устанавливать автоответчик и т.д.

Чтобы приступить к работе со входящими письмами, зайдите в «Все настройки», а затем – в «Правила обработки входящей почты».

Нажмите на значок шестеренки и выберите «Правила обработки писем»

Нажмите «Создать правило», чтобы установить условие и последующее за ним действие для писем.

Нажмите «Создать правило»

В появившейся форме заполните пункты «Если» и «Выполнить действие». Затем нажмите «Создать правило».

В данном примере письма, которые в разделе «От кого» содержат слово «Мария» и в теме – слово «статья», будут добавлены в папку «Срочное» и помечены как важные

Можно создать правило, которое будет удалять определенные письма при получении, перемещать их в указанную папку, пересылать в другой почтовый ящик, а также создать автоответчик (пункт «Ответить следующим текстом»).

5. Сбор почты с других почтовых ящиков

В «Яндекс.Почте» также можно перенаправлять почту с разных почтовых ящиков (Mail.ru, Gmail и других серверов, поддерживающих протокол POP3 или IMAP).

Для этого нужно зайти во «Все настройки», а далее – «Сбор почты». Введите адрес и пароль почты, которую вы хотите привязать к аккаунту «Яндекс.Почты», и нажмите «Включить сборщик».

Введите данные ящика и нажмите «Включить сборщик»

6. «Дела»

«Дела» – это напоминалка, которая поможет вам вовремя вспомнить о своих задачах, не выходя из почты. Чтобы воспользоваться ей, нужно зайти во «Все настройки», далее – в раздел «Дела» и поставить галочку напротив фразы «Показывать Дела на страницах почты».

Поставьте галочку напротив фразы «Показывать Дела на страницах почты»

В окне вашей почты в левом нижнем углу появится окошко «Добавить дело» с раскрывающимся меню. Сначала создайте список задач, а затем добавьте сами задачи. К ним можно указать дату.

Введите название списка и нажмите «Создать список». Затем добавьте дело и нажмите «Добавить дело»

После выполнения того или иного дела нужно пометить его галочкой, и оно исчезнет.

Gmail

Gmail – рекордсмен по количеству полезных функций. Рассмотрим некоторые из них.

1. Быстрые клавиши

Чтобы включить функцию быстрых клавиш зайдите в «Настройки», далее – в «Общие», и найдите «Быстрые клавиши».

Нажмите в правом верхнем углу на значок шестеренки, затем найдите «Быстрые клавиши» в общих настройках

Кликните «Включить», а затем внизу страницы нажмите «Сохранить изменения». Теперь можно пользоваться быстрыми клавишами:

  • Написать письмо – «c».
  • Отправить письмо – «Ctrl» + «Enter».
  • Ответить – «r».
  • Удалить – «#».
  • Пометить как важное – «+» или «=».
  • Предыдущая/следующая страница в списке писем – «~» / «`».
  • Предыдущее/следующее письмо – «p» / «n».
  • Справка по быстрым клавишам – «?».

Также в Gmail доступна функция «Пользовательские быстрые клавиши», которая позволяет пользователю самому настроить сочетания быстрых клавиш. Чтобы включить ее, зайдите в «Настройки», затем « Лабораторию» и найдите «Пользовательские быстрые клавиши». Нажмите «Включить».

Не забудьте нажать «Сохранить изменения» внизу страницы

2. Быстрые ссылки

С помощью этой функции можно создавать ссылки для быстрого доступа к письмам, сайтам и настройкам.

Чтобы включить «Быстрые ссылки» зайдите в «Настройки», а затем в «Лабораторию», выберите «Быстрые ссылки», нажмите «Включить» и «Сохранить изменения» внизу страницы.

Зайдите в «Лабораторию» в «Настройках» и включите «Быстрые ссылки»

Чтобы добавить быструю ссылку зайдите на страницу, к которой вы хотите сделать быстрый доступ, кликните на значок многоточия, нажмите «Добавить быструю ссылку» в левой панели, введите название ссылки и нажмите «ОК».

Доступ к ссылкам можно получить, нажав на знак многоточия на любой странице

Все быстрые ссылки появятся в меню слева.

«Умные ярлыки»

Функция умных ярлыков автоматически определяет категорию входящих писем на основе заранее заданных меток, а также позволяет создавать новые ярлыки (папки) для разных типов писем.

Чтобы включить эту функцию, зайдите в «Лабораторию» в «Настройках», найдите раздел «Умные ярлыки», нажмите «Включить», а затем кликните «Сохранить изменения».

Включите функцию «Умные ярлыки» и нажмите «Сохранить изменения»

А теперь создайте ярлыки для каждого типа писем. В левой панели вашего почтового ящика нажмите на кнопку «Создать ярлык». Введите название нового ярлыка и нажмите «Создать».

Так выглядит процесс создания ярлыка

Посмотреть свои умные ярлыки можно в меню слева под разделом «Категории». Затем перенесите письма в каждую из групп методом drag&drop.

Распределите письма по разным ярлыкам

Чтобы найти письма, добавленные в эти ярлыки, нужно указать слова для поиска. Для этого сначала включите функцию в «Дополнительные папки» «Лаборатории», а затем зайдите в «Настройки» > «Несколько папок «Входящие» и введите слова для поиска, используя формат «is:название ярлыка».

Можно также указать максимальное число отображаемых на странице цепочек писем и месторасположение дополнительных папок

Далее нажмите «Сохранить изменения». Теперь вы можете искать письма, относящиеся к разным ярлыкам, в поиске Gmail.

Также можно указать для писем ярлыка свой цвет. Для этого кликните на стрелочку возле ярлыка, затем в открывшемся меню нажмите «Цвет ярлыка» и выберите цвет.

Письма будут помечены так, как показано под цифрой 4

«Звезды»

С помощью этой функции можно включить несколько меток – звезд разных цветов и использовать их для обозначения разных тем и степени важности писем.

Чтобы установить звезды зайдите в «Настройки», затем в «Общие» и прокрутите страницу до раздела «Звезды». Далее все, что вам нужно будет сделать, это перетащить звезды из раздела «Не используется» в раздел «Используется» и нажать «Сохранить изменения» внизу страницы.

Помимо «звезд» вы можете выбрать и другие значки

Чтобы поставить звездочки, нажмите на то место, где раньше находился флажок. Если вы будете нажимать несколько раз, цвет звездочек раз за разом будет меняться – так вы сможете распределить письма по разным группам.

Так выглядят письма, помеченные звездочками

Настройка папки «Входящие»

Чтобы применить настройки к папке «Входящие», зайдите в «Настройки», а затем – в папку «Входящие».

Зайдите в «Настройки», затем – в «Папка «Входящие», чтобы открылись доступные настройки

Вот, что эти настройки позволяют сделать:

Распределить входящие письма по категориям.

Поставьте галочки напротив категорий, по которым вы хотите сортировать письма. Письма, не входящие в эти категории, будут перенаправлены в папку «Несортированные».

Включить маркеры важности, которые Gmail определяет путем отслеживания ваших действий и их анализа.

Применить фильтры.

Не забудьте нажать «Сохранить изменения» внизу страницы.

Фильтры и заблокированные адреса

Чтобы создать фильтры к входящим письмам, а также заблокировать получение писем от нежелательных пользователей, зайдите в раздел «Фильтры и заблокированные адреса».

Зайдите в «Настройки», а затем в раздел «Фильтры и заблокированные адреса»

Вы сможете создать новый фильтр и импортировать фильтры с компьютера.

Нажмите «Создать новый фильтр» и приступайте к заполнению формы для нового фильтра.

Введите информацию, которая будет условием для действия, выполняемого в фильтре

Затем укажите действия, которые будут совершаться при выполнении в письме указанным условиям.

Поставьте галочки напротив нужных действий и нажмите «Создать фильтр»

Фильтр создан. Обратите внимание, что готовые фильтры можно экспортировать в формате XML.

Если вы не хотите получать письма от определенного пользователя, введите адрес его почты в строку «От» (на первой странице формы) и поставьте галочку напротив «Удалить» (на второй странице формы).

Функция «Отменить отправку»

Наверное, у каждого был такой случай: вы закончили писать письмо, нажали «Отправить» и сразу же поняли, что совершили ошибку и желаете больше, чем что бы то ни было на свете, отменить отправку.

В Gmail вы можете это сделать. Перейдите в «Настройки», а затем в «Общие», найдите функцию «Отменить отправку» и включите ее. Не забудьте нажать «Сохранить изменения» внизу страницы.

Вы можете установить промежуток времени для отмены отправки

Теперь вы можете отменить отправку письма, – в следующий раз, когда вы случайно отправите письмо и захотите отменить его отправку, вам нужно будет нажать на кнопку «Отменить» на желтой полоске сверху.

Успейте нажать «Отменить», эта кнопка пропадет спустя указанный вами промежуток времени

Автоответчик

Также вы можете воспользоваться функцией автоответчика. Чтобы его подключить, зайдите в «Общие настройки» (в настройках), прокрутите до раздела «Автоответчик» и нажмите «Включить автоответчик», установите время его действия и введите текст. Нажмите «Сохранить изменения».

Автоответчик можно включить только для адресатов из списка контактов – для этого поставьте галочку под строкой для введения текста

Календарь Google

В Gmail также можно включить встроенный календарь. Чтобы им воспользоваться, найдите в «Лаборатории» функцию «Гаджет «Календарь Google», нажмите «Включить» и «Сохранить изменения».

Функцию «Гаджет «Календарь Google» вы сможете найти в «Лаборатории»

Календарь Google появится в меню слева.

Так выглядит календарь в Gmail

Нажмите «Добавить», и тогда в новой вкладке откроется «Календарь Google». Введите необходимую информацию для создания мероприятия/задачи.

Введите всю необходимую информацию (название, время, место проведения и описание мероприятия) и нажмите «Сохранить»

К слову, можно намного проще создать мероприятие прямо в календаре.

Введите название мероприятия и время его проведения и нажмите «Создать»

После добавления мероприятий в календаре заходим опять на почту, обновляем ее и видим, что все ближайшие мероприятия отображаются прямо в почте.

В данный гаджет отображается до 15 мероприятий

Шаблоны ответов

Если вы снова и снова создаете однотипные письма, вы можете существенно сэкономить свое время, если будете использовать шаблоны. Уделите на их написание хотя бы 10 минут.

Вы можете создать их прямо в Gmail – для этого зайдите в «Лабораторию» найдите функцию «Шаблоны ответов» и нажмите «Включить». Затем нажмите «Сохранить изменения» внизу страницы.

Не забудьте нажать «Сохранить изменения» внизу страницы

Чтобы создать шаблон, напишите письмо определенного типа и нажмите на маленькую стрелку в правом нижнем углу. Выберите «Шаблоны ответов», а затем – «Создать новый ответ». Далее введите название шаблона и нажмите «ОК».

Нажмите на стрелочку и приступите к сохранению шаблона

Каждый раз, когда вы захотите использовать шаблон, просто нажмите на эту маленькую стрелочку и выберите тот шаблон, который вам подходит.

Быстрая загрузка

Почта Gmail обновляется достаточно медленно, но, при желании, и этого можно избежать. Если вы добавите код «/?ui=html» в конце URL вашего Gmail, ваша страница Gmail загрузится мгновенно. Но минус в том, что на добавление кода тоже придется тратить лишние секунды.

Есть и другой выход – если при перезагрузке вы успеете нажать на «Загрузить базовую HTML-версию»…

Чтобы успеть нажать на эту ссылку, нужна сноровка. Мне чудесным образом удалось сделать скриншот

… вы перейдете на HTML-версию сайта и сможете обновлять вашу почту мгновенно.

HTML-версия выглядит непривычно, зато, перейдя на нее, можно сэкономить время

Итак, мы рассмотрели 32 email-хака, с помощью которых вы можете работать намного продуктивнее. Надеюсь, данная информация была полезной для вас. А какие приемы используете вы при работе с электронной почтой? Пишите об этом в комментариях.

© «TexTerra», при полном или частичном копировании материала ссылка на первоисточник обязательна.
Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите ctrl + enter.
Оцените материал:
Texterra – продвижение в интернете x
Заказать звонок:
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных
Texterra – продвижение в интернете x
Заказать услугу:
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных