Рассказываем, как рассчитать бюджет мероприятия, пригласить на него нужных людей и получить отличный пиар.
Обновила Дарья Ракова
Крупное мероприятие — всегда стресс для организаторов. Нужно найти и пригласить людей, которым это интересно, спланировать организационные моменты, написать десятки документов, сделать чат для участников встречи. Все эти задачи успешно решают event-приложения.
Мы разделили их в статье по функционалу:
- приложения-планеры;
- сервисы для поиска участников;
- чаты участников и нетворкинг.
В каждом разделе мы обозреваем 3-4 приложения подробно, а аналоги и сервисы с похожим функционалом упоминаем в конце раздела.
Приложения-планеры
Помогут спланировать мероприятие любой сложности: составить график мероприятия, сделать таймлайн задач, пригласить к организации события других людей, посчитать бюджет, зафиксировать договоренности.
TickTick
Платформы: web, iOS, iPadOS, Mac, Android, Linux
Стоимость: бесплатно, есть Premium-версия за 2,4 $ в месяц
Функционал:
- синхронизация с Apple Watch и Android Wear;
- справочный центр;
- создание списков дел;
- приоритетность задач;
- график выполненных задач;
- отложить задачу;
- держать фокус на задаче;
- просмотр календаря;
- делегирование задач;
- напоминания о задачах;
- напоминания о местоположении;
- интеграция почты в задачи;
- интеграция с Zappier, Google Assistant, Siri и прочими программами.
- комментарии к задачам;
- хештеги.
У сервиса простой интерфейс и при этом много функций.
Any.Do
Платформы: web, iOS, Mac, Android
Стоимость: бесплатно, Premium стоит от 232 рублей в месяц
Функционал:
- создание списков дел;
- делегирование задач;
- комментирование задач;
- индивидуальный дизайн;
- добавление файлов без ограничений;
- напоминания;
- напоминания о местонахождении;
- хештеги;
- чаты;
- справочный раздел;
- списки продуктов;
- календарь задач;
- ежедневник.
Есть два варианта просмотра: списком задач или календарем.
Notion
Сервис на английском.
Платформы: web, iOS, Mac, Android
Стоимость: бесплатно; платную версию нельзя оплатить из России, но она и не нужна
Функционал:
- десятки шаблонов под разные задачи;
- создание списков дел;
- делегирование задач;
- комментирование задач;
- добавление файлов;
- напоминания;
- хештеги;
- чаты;
- справочный раздел;
- списки продуктов;
- календарь задач.
Поначалу это приложение может показаться сложным, но если разобраться, то в него можно перенести дела из всех остальных подобных сервисов — оно самодостаточное.
Можно занести задачи в календарь:
Можно посчитать бюджет мероприятия, адаптировав шаблон «Simple Budget»:
Можно создать директорию людей и пригласить в нее всех участников мероприятия. Так они узнают друг о друге больше.
Еще в Notion можно делать таблицы, писать тексты, создавать карточки.
Какие еще есть приложения-планеры:
- Todoist — популярный планер с возможностью совместной работы и напоминаниями.
- Evernote — планер с возможностью быстро добавлять заметки и сканером документов.
- The Big Day — планер специально для свадеб и подобных крупных событий с возможностью считать смету и планировать рассадку.
- Стандартные «Заметки» вашего телефона.
Сервисы для поиска участников
Эти программы нужны, чтобы рассказать о мероприятии другим, продать билеты, зарегистрировать участников и провести мероприятие.
Timepad
Платформы: web, iOS, Android
Стоимость: по запросу, нужно связаться с менеджерами для выбора тарифа
Функционал:
- создание страницы события;
- регистрация участников;
- настраиваемые анкеты участников;
- статистика продаж;
- настройка ценовой политики;
- почтовые рассылки;
- анонсы в e-mail рассылке Timepad;
- размещение баннеров;
- продажа билетов;
- техническая поддержка;
- интерактивная схема зала;
- приложение для сканирования билетов;
- справочный раздел.
Это большой и полноценный сервис для проведения мероприятия. Только посмотрите на редактор события:
Мероприятие можно сохранить в черновик, можно создать для него лендинг, приглашать участников, сканировать билеты, добавить форму регистрации на сайт или в соцсети…
TicketTool.net
Платформы: web
Стоимость: бесплатно
Функционал:
- создание сайта для вашего мероприятия;
- справочный раздел;
- техническая поддержка;
- скидки на билеты;
- статистика продаж;
- интеграция на сайт или в соцсети.
Приложение для создания билетного магазина и продажи билетов. Можно продавать онлайн- и офлайн-билеты, а также проверять их сканером или компьютером.
Так может выглядеть мероприятие:
TicketForEvent
Платформы: web
Стоимость: бесплатные мероприятия — бесплатно, платные — за 3 % от каждого платежа (минимум 69 $ в месяц)
Функционал:
- справочный раздел;
- техническая поддержка;
- продажа билетов;
- регистрация участников;
- настраиваемая анкета участника;
- статистика продаж;
- скидки на билеты;
- интерактивная схема зала.
Простой сервис, который идеально подойдет для бесплатных мероприятий.
Вот как выглядит создание события:
Какие еще есть приложения для поиска и приглашения участников:
- Кавер — по сути, просто афиша событий в нескольких городах. Вы можете связаться с создателями приложения, и они бесплатно разместят афишу о вашем событии. Еще есть сканер билетов.
- Sueta — тоже афиша. Можно создать свое мероприятие и пригласить людей.
- Tadam — тоже афиша. Можно создать свое мероприятие и пригласить людей, а еще общаться в чате:
Чаты участников и нетворкинг
Эти программы помогут провести мероприятие, познакомить участников, соединить их со спикерами, объединить онлайн и офлайн-мероприятия, демонстрировать экран, вывести что-либо на проектор.
MeYou
Платформы: web, iOS, Android
Стоимость: бесплатно — нетворкинг для 100 гостей, 2 голосования, чат с организатором, размещение программы; остальные функции — от 40 000 за мероприятие
Функционал:
- регистрация участников;
- нетворкинг участников;
- просмотр фотографий;
- участие в голосованиях;
- вопросы спикерам;
- изучение презентаций;
- взаимодействие с рекламой спонсоров;
- демонстрация на проекторе;
- текстовые шаблоны для переписки в чатах;
- цветовые группы гостей;
- голосования от спонсоров;
- FindFace (технология, определяющая гостей на снимках Live);
- выбор ограниченного количества опций;
- ограничение доступа к мероприятию;
- поддержка мультиэкранности;
- публикация интервью/информации о мероприятии в социальных сетях и СМИ;
- взаимодействие экранов пользователей с главным экраном;
- техническая поддержка.
Комплексный сервис для онлайн- и офлайн-мероприятий. Интегрирует все экраны — от главного до экранов телефонов участников. Небольшая демонстрация работы:
WhenSpeak
Платформы: web, iOS, Android
Стоимость: по запросу, нужно заполнить бриф, который дает скидку 10 %
Функционал:
- демонстрация экрана;
- синхронная трансляция слайдов;
- голосования;
- опросы;
- тесты;
- чаты участников;
- назначение встреч;
- расписание;
- обмен материалами, хранение файлов;
- мотивационная программа;
- геймификация;
- вопросы спикерам;
- страница регистрации;
- выбор ограниченного количества опций;
- аналитика итогов мероприятия;
- техническая поддержка.
Комплексный сервис для проведения мероприятий, подойдет и для образовательных, и для развлекательных.
Eventlook
Платформы: web, iOS, Android
Стоимость: по запросу, нужно написать на почту или позвонить
Функционал:
- персональное расписание участников;
- программа мероприятия;
- группировка по тематическим сессиям или месту проведения;
- создание закладок и списка избранного;
- выставление оценок за выступления;
- вопросы спикерам;
- push-уведомления (сообщения от спонсоров, напоминалки);
- информация по партнерам и спонсорам;
- создание профиля компании;
- информация о спикерах;
- техническая поддержка;
- схема зала и площадки;
- лента новостей;
- опросы;
- рейтинг участников;
- возможность кастомизации дизайна.
Сервис для анонсов конференций и других событий. Создает полноценное мобильное приложение под мероприятие.
Какие еще есть приложения с чатами участников:
- Meetup — можно искать мероприятия, создавать свои группы и общаться;
- Телемост — немного отличается от тех приложений, которые выше. Но тоже пригодится: все чаты, которые происходят во время созвона в «Телемосте», сохраняются — пригодится, если нужно будет подвести итоги встречи.
Что еще пригодится для мероприятия
Instagram*
Несмотря на то, что соцсеть запрещена, ее активно используют — например, у конференции «Суровый Питерский SMM» активная страница в соцсети.
У конференции еще есть свой хештег. Так что если хотите, чтобы о вашем событии узнали — стоит использовать соцсеть-с картинками. Широкий охват поможет хорошо прорекламировать ваши услуги или товары.
TenChat
Эта профессиональная соцсеть поможет распиарить полезное мероприятие про digital. Найдите нужных людей:
И создайте пост о событии, который люди увидят в ленте:
*Instagram принадлежит Meta, которая признана экстремистской организацией и запрещена в России
Читайте также:
Ивенты как источник контента: извлекаем выгоду из событий
