Как управлять временем: продуктивно не значит много

10 доступных техник тайм-менеджмента, с которыми работа будет в удовольствие.

Согласно исследованию, 27% россиян задерживаются на работе, 21% опрошенных перерабатывают несколько раз в месяц. Только 21% респондентов успевают с работой в течение рабочего дня и вовремя уходят домой. Если к концу дня вы ощущаете себя «загнанной лошадкой», но при этом задачи не сдвинулись с мертвой точки, пора искать помощника для организации своего времени. Помогут инструменты тайм-менеджмента.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент в переводе с английского — «управление временем». Его цель — помочь выполнять задачи за выделенный промежуток времени (в идеале тратить меньше) без переработок и нервов.

Техники для организации времени

Для планирования своего времени можно использовать специальные сервисы. Отметим, что сложные инструменты, требующие специальных настроек, не стоит внедрять с налету. Прежде, чем вносить кучу задач в планировщик, нужно выявить причины нехватки времени. Иначе вместо помощи себе, вы наоборот потратите еще больше времени на работу с планировщиком и отобьете всяческое желание что-либо планировать. Поэтому начните осваивать привычку с понятными простыми инструментами. Подойдет Google Календарь, Notion или простое приложение в вашем смартфоне. И хотя наш блог про диджитал-технологии, психологи утверждают — если у вас есть проблемы с тайм-менеджментом, лучше записывать задачи в обычный блокнот своими руками и вычеркивать по мере их выполнения. Пока пишите, вы не только запоминаете, что нужно сделать, но уже начинаете это делать — ваш мозг запускает обдумывание задачи. Вы же не верите, что таблица Менделееву просто - раз, и приснилась?

У нас в TexTerra в работе постоянно множество проектов. Поэтому мы принципиально не пускаем все на самотек, а выстраиваем четкий план и регулярно корректируем список задач, как на уровне всей компании, так и на уровне отделов и каждого сотрудника. Именно это позволяет в 24 раза увеличить трафик, сделать компанию известней в 2 раза, получать дешевые лиды из «Дзена» для инфобизнеса и 18 тысяч переходов за два месяца на «Яндекс.Дзен». Если у вас не хватает времени и сил, чтобы заняться планомерной работой над своим продвижением, приходите — у нас все работает по строгой, годами отрабатываемой схеме и не дает сбоев. Мы всегда укладываемся в сроки.

Что необходимо, чтобы быть эффективным в течение дня:

1. Подготовить план накануне вечером. Планирование в конце дня на следующий поможет избежать утренней суеты. Заранее напишите рабочие и домашние дела. Подготовьте с вечера одежду и обувь на утро, распределите бытовые задачи, можно заказать продукты с доставкой для экономии времени и т.п.
2. Выделить 5 минут на самое важное. Способ помогает тем, кто любит оттягивать до последнего важные задачи: попробуйте уделить ей сначала всего 5 минут. Звучит нереалистично. Но на практике работает на ура. Вы поймете, что именно вам нужно будет сделать и начнете обдумывать задачу, делая это даже неосознанно. В результате нескольких 5-минутных обращений к задаче незаметно для самого себя заканчиваешь работу над ней. В случае полного нежелания выполнять работу, нужно найти причину: трудоемко, не понятно, как делать, страх перед новой задачей, переутомление или плохое самочувствие. Что называется, предупрежден, значит, вооружен.
3. Ставить сроки выполнения. Четкие дедлайны по проектам мотивируют сдавать работу в срок. Для простой задачи сроки ставить не нужно. Сделайте ее сразу и забудьте. Однако помните, что аврал и форс-мажор случается. Это неизбежная часть жизни, лучше сразу это принять как факт и грамотно действовать.
4. Делать неприятную задачу сразу. Этот способ еще называются «съесть лягушку». Когда задача сложная или не нравится ее выполнять по каким-то причинам, стоит начать утро именно с нее — пока мозг не перегружен информацией. Зато потом вы будете довольны собой и мотивированы на решение других вопросов, и другие задачи на фоне решенной сложной покажутся пустяками. Да, наш мозг так работает, как бы фантастически это не звучало.
5. Разбить задачу на подзадачи. Также называют методом поедания слона по кусочкам. Актуально для крупных проектов, растянутых на длинные сроки. Их нужно разбить на мелкие подзадачи и выполнять поочередно. Например, вам нужно приготовить борщ. Процесс многоэтапный: долго варить свеклу, приготовить бульон, нарезать множество ингредиентов и пр. Делайте все поэтапно. Сначала поставьте мясо на бульон, закиньте вариться свеклу, а потом уже останется нарезать овощи. Кстати, умение действовать (и мыслить) поэтапно очень помогает в решении трудных задач. И что важно, это умение можно натренировать способом №2 — выделять на задачу по 5 минут.
6. Использовать метод помидора. Речь идет про кухонный таймер в виде помидора. Ставите себе таймер: 40 минут работаю, не отвлекаясь ни на что, потом 5-10 минут отдыхаю. Если способ вам подходит, можно ставить несколько помидоров в день с разными временными интервалами. Но есть и минусы у этого способа: жесткий регламент и спешка могут нервировать. Не стоит внедрять много «помидоров» сразу. Попробуйте сначала парочку задач сделать в таком режиме.

7. Применить матрицу Эйзенхауэра. Название дано по фамилии продуктивного человека, который сумел, начав службу солдатом, стать генералом, а потом и президентом США. Суть Эйзенхауэр всю жизнь использовал грамотное распределение задач:

   • Срочные и важные задачи нужно выполнять сразу. Это дедлайны по проектам. Например, показать макет заказчику на согласование, предупредить коллег об изменении деталей проекта. Хороша аналогия — больной зуб. Если не вылечить его сразу, точно будут неприятные последствия: лечить все равно придется, но обойдется это дороже, и вместо установки пломбы, придется ставить новый зуб.
   • Важные, но не срочные. Их нужно планировать заранее и делать спокойно без суеты. Отправить счет, подготовить рассылку, провести совещание.
   • Неважные и срочные дела. Их можно делегировать. Приготовить ужин, заказать продукты домой, купить канцтовары, загрузить статью на сайт.

   Вам кажется, если вы потратите на задачу много времени, значит, сделаете лучше. Однако срочные дела должны быть важными, но не горящими — чтобы выполнять работу не спеша и внимательно. Обратите внимание, если вы систематически (не разово) задерживаетесь на работе, потому что не успеваете в течение дня, не можете отказать коллегам в просьбах и берете на себя их задачи, значит, вы делаете что-то неправильно. Пока вы не ответите на вопрос «Зачем вам это надо?» тайм-менеджмент не будет работать.

8. Делать одну задачу в один промежуток времени. Если вы говорите по телефону с клиентом и в это время пишите другому человеку, то, скорее всего, хуже запомните разговор или вообще забудете о нем. Старайтесь сосредоточиться на одном деле в моменте его выполнения.
9. Упрощать задачу. Это не значит делать ее плохо. Например, нужно написать презентацию на завтра. В процессе вы понимаете весь объем работы, который займет у вас половину рабочего дня. Уберите лишнее, оставьте только важные тезисы и выпишите ключевые моменты — так вы сможете сделать все без потери качества.
10. Отказаться от вредных привычек. Листание уведомлений по почте, соцсетей, пустые телефонные разговоры — все это сильно отвлекает. Кажется, что вы отдыхаете в этот момент, но на самом деле, устаете. Замечали, как после соцсетей желание работать вообще пропадает?

Вывод

Тайм-менеджмент приучает правильно планировать рабочее время. И это не коуч-болтовня ни о чем. Техники действительно работают, если про них не просто читать, а начать применять. Хотя бы по чуть-чуть. Не бегайте от задачи к задаче, сделайте одну, а потом — другую. Сложное разбивайте на этапы, упрощайте, делегируйте. Основные источники, которые отнимают время: соцсети, мессенджеры, переписки, пустые звонки. Рукописные заметки работают не хуже, чем сервисы.

Читайте также:

На какие группы в соцсетях стоит подписаться, если интересуетесь интернет-маркетингом и бизнесом

Все об SMM: 107 статей и видео, которые сделают из вас профи

Продажа в кредит — в чем выгода продавца