На Руси говорили: «Язык до Киева доведет». И это действительно правда. Нам ежедневно приходится общаться с коллегами, потенциальными бизнес-партнерами, близкими людьми.
Но результат наших слов зависит от того, насколько правильно мы это делаем. Ведь успешные переговоры — навык, которому можно и нужно учиться. Как проводить их в сфере бизнеса, на примере профессии бизнес-ассистента рассказала Диана Зуева — основатель и генеральный директор профессиональной школы по обучению бизнес-ассистентов «Высшая Лига Бизнес-Ассистентов», действующий бизнес-ассистент в международной девелоперской компании (Майами).
Эффективное общение как основа успешных переговоров
Какие навыки нужны, чтобы переговоры проходили успешно? Ведь бизнес-ассистент — это не только помощник, но и человек, который способствует налаживанию общения между руководителем и потенциальными партнерами.
Профессиональный бизнес-ассистент:
- Четко и грамотно формулирует свои мысли. Это помогает избежать двусмысленностей и ускоряет принятие решений.
- Слушает и задает уточняющие вопросы. Это поможет предложить решения, которые максимально соответствуют ожиданиям и руководителя, и партнеров.
- Сохраняет спокойствие и уверенность в двусмысленных ситуациях. Это создает позитивное впечатление о руководителе и компании в целом.
Перед тем как занять должность бизнес-ассистента руководителя, претенденту предстоит первое испытание — собеседование. В каком ключе, как и с кем оно пройдет, зависит в том числе и от кандидата. Что имеется в виду? Каждый соискатель, получив приглашение, имеет минимум два сценария:
- Первый и самый простой — прийти на собеседование, доверившись судьбе.
- Второй — взять ситуацию под контроль, попытавшись еще до этого этапа зарекомендовать себя и попробовать договориться.
Во втором случае ответным письмом можно поблагодарить HR-специалиста за приглашение на собеседование и задать ему вопрос: «Возможно ли присутствие потенциального руководителя на собеседовании?». Не всегда ответ бывает положительным, но большинство HR сделают пометку о желании кандидата обсудить совпадение целей на предполагаемую должность. Как видите, уже на первом этапе взаимодействия с организацией в роли соискателя требуются навыки переговоров.
Если все же удалось согласовать присутствие потенциального руководителя на интервью, то ваша задача — заранее узнать о нем как можно больше, пользуясь всеми возможными источниками информации.
Подготовка к переговорам обязательна. Это обеспечивает вам уверенность, так как вы сможете выстроить диалог, опираясь на личностные особенности собеседника. Более того, данный принцип актуален всегда, а подготовка — лишь один из примеров. Ведь 50% успеха в переговорах — следствие эффективного общения.
Вы сможете поддерживать конструктивный тон разговора, находить точки соприкосновения и быстро реагировать на изменения в диалоге. Ваша уверенность, открытость и умение адаптироваться к собеседнику будет способствовать успешным переговорам.
Если ваш потенциальный руководитель не публичен и не ведет открытые социальные сети, изучите доступную информацию о его компании, и корпоративной культуре, ценностях и текущих проектах. В случае, если такой информации нет в открытом доступе, вы можете запросить ее у HR. Так вы проявите инициативность и покажете команде, что вы заинтересованы в продуктивном общении.
Как вести переговоры
Для действующего бизнес-ассистента в процессе любых переговоров важно обращать внимание на тактики, которые применяет собеседник: например, когда он хочет вас заставить, стремится что-то доказать или пытается договориться.
Во всех случаях необходимо внимательно выслушать собеседника, повторить ключевые моменты, с которыми вы согласны, например, перефразировать и уточнить сказанное собеседником. Важно обсудить то, что вызывает сомнение. Аккуратно акцентируйте внимание на сомнительных моментах, например, запросите фактическое подтверждение сказанного, затем зафиксируйте это в документе.
Важно продемонстрировать заинтересованность, проявить эмпатию. Итоговый вариант договоренности лучше фиксировать письменно, чтобы не было разногласий в дальнейшем, поскольку каверзные моменты могут отнести к недопониманию, что повлечет увеличение сроков очередного согласования или даже завершение взаимодействия.
Бизнес-ассистенту также стоит быть готовым к участию в сложных переговорах, когда они становятся не партнерскими.
Примеры ситуаций, когда отношения становятся не партнерскими:
- Собеседник игнорирует ваши аргументы. Вас постоянно перебивают, не дают возможности высказаться, демонстрируют полное отсутствие интереса к вашим словам.
- Вами манипулируют. Собеседник льстит, давит на жалость, внушает вину или создает ощущение, что вы совершаете ошибку.
- Вам специально создают дискомфорт. Это может быть психологическое давление (неприятные высказывания, сарказм) или физический дискомфорт (неудобное место встречи, слишком долгие обсуждения без перерывов).
- Вам угрожают. Собеседник отказывается от диалога и пытается навязать мнение через угрозы или требования.
- Собеседник искажает факты – умышленно дает ложную информацию или скрывает детали, влияющие на результат переговоров.
Как действовать в подобных случаях? Можно дать пару советов.
- Не пытайтесь навязать свое мнение или оправдываться. Лучше предоставить возможность оппоненту высказаться, а после этого еще раз коротко, но с четкой аргументацией попробовать донести значимость и важность вашей позиции.
- Всегда стоит помнить о скрытых манипуляциях, которыми собеседник может пользоваться с целью вывода вас на эмоции. Например, скрытая лесть, попытки вызвать чувство вины или надавить на жалость. Сюда же стоит отнести создание дискомфорта, как психологического, так и физического. Если не знать о подобных тактиках, можно легко попасться на подобную уловку.
Грамотный отказ
Не всегда нужно идти напролом, и в ответ на неприемлемое предложение сразу говорить «нет». Не спешите, попробуйте предоставить возможность собеседнику самому ответить на его вопрос. Так вы поймете скрытые мотивы и, возможно, найдете аналог решения.
Переговоры — это навык, которому можно и нужно учиться, если вы хотите добиться успехов в бизнесе и других жизненных сферах. Они бывают разной степени сложности: одни проходят быстро, буквально в течение нескольких часов, другие могут затягиваться и достигать месячных сроков.
Переговоры будут успешны только в том случае, когда у обеих сторон есть заинтересованность. А ее, при наличии нужных навыков, у оппонента можно развить. Этому тоже учатся. К любой коммуникации нужно готовиться, в процессе не поддаваться на эмоции и, конечно же, искать любые способы организации переговоров, если есть задача подготовить встречу руководителю во что бы то ни стало.
Читайте также:
Какой бизнес открыть в 2025 году и как его продвигать
Первый день на новой работе! Как впечатлить коллег? Советы психолога
Приложение «Мой налог»: как стать самозанятым и как теперь придется платить налоги