Как составить трудовой договор — тут есть тонкости и риск штрафа!

Мария Сальникова Редакция «Текстерры»

Нужен ли трудовой договор или можно заключать гражданско-правовой

Так называемый гражданско-правовой договор (ГПД) оформить с сотрудниками/контрагентами, может быть, проще и быстрее, но есть подвох: если из раза в раз заключать его с одними и теми же людьми, рано или поздно этим может заинтересоваться налоговая. Особенно, если сотрудник не оказывает услуг никому, кроме вас. Велика вероятность, что такой договор признают трудовым. Чем это грозит? Вас могут обязать:

• заплатить страховые взносы (если вы их не платили, а ваш помощник не был самозанятым);
• оформить работника официально (и, возможно, компенсировать ему моральный вред);
• выплатить штраф: 5000-10000 для ИП и 50000–100000 — для юрлица.

То же самое может произойти, если сам работник напишет жалобу в налоговую или в трудовую инспекцию.

То есть в итоге вам, как работодателю, придется делать все тоже самое, что нужно делать, если сотрудники оформлены в штат. Так что имеет смысл заключить трудовой договор (ТД) и жить спокойно, не боясь проверок и штрафов. Кроме того, это повысит вашу привлекательность как работодателя — найти нужного вам классного специалиста будет проще.

Читайте также

Чему предпринимателям стоит поучиться у пионеров?

Что должно быть в трудовом договоре

Статья 57 Трудового кодекса устанавливает обязательные и дополнительные условия, но они перечислены непоследовательно. На практике стандартный трудовой договор содержит такие разделы:

1. «Шапка»

В шапке нужно указать название документа — «трудовой договор», а также его номер. Нумерация облегчает работу с кадрами и позволяет не путаться, когда договоров больше одного. Порядок номеров будет соответствовать порядку приема в штат, то есть у договора с работником, который пришел на работу тридцать пятым по счету, будет номер 35. Удобно дополнять номера числом, которое соответствует году приема человека на работу: №35-2022.

Помимо номера договора в шапке должна быть дата его заключения и место заключения — как правило, достаточно указать город. Если работник трудится дистанционно, местом заключения договора указывают место нахождения работодателя.

Трудовой договор нумеруется по порядку приема на работу сотрудников.

2. Преамбула

В преамбуле указываются сведения о работнике и работодателе.

Для работника:

• гражданство (если работник — иностранец, дополнительно указывается название и реквизиты документа, на основании которого человек находится в России, ниже поговорим об этом подробнее).
• Ф.И.О. полностью.

Для работодателя:

• организационно-правовая форма (для ИП — указание на наличие статуса ИП);
• полное фирменное наименование (для ИП — Ф.И.О. полностью + сведения о документе, подтверждающем государственную регистрацию, и его реквизиты (свидетельство, лист записи, ОГРНИП);
• Ф.И.О. и должность лица, от имени работодателя подписывающего договор.

Если это директор, указываем, что он действует на основании устава.

Если кадровик или начальник отдела — пишем, что лицо действует на основании доверенности. Важно, чтобы такая доверенность — с предусмотренным в ней полномочием заключать трудовые договоры — действительно была. Вот как это выглядит:

В преамбуле трудового договора вписываем личные данные обеих сторон

Для ИП, если он подписывает договор лично, ничего не указывается (так как он действует от собственного имени), но если от его имени действует работник, — понадобится доверенность.

3. Предмет договора

В этой части определяется, какую именно работу должен будет выполнять работник. Можно описать конкретные обязанности, но обычно достаточно указать должность, ведь понятно, что если вы принимаете на работу дизайнера, он вряд ли будет еще и водителем. Но перечень обязанностей есть смысл указывать, когда вы хотите поручить работнику какие-то виды смежной деятельности: например, принимая на работу секретаря, пропишите, что сотрудник обязуется выполнять функции референта, а также заклеивать почтовые конверты, носить воду в кулер и подписывать поздравительные открытки для контрагентов.

Помимо собственно трудовой функции нужно указать и каким образом работник будет ее выполнять: в офисе или дистанционно:

В общем положении вписываем личные данные обеих сторон

Курьерам и подобным сотрудникам пишут фразу «Работник имеет разъездной характер работы».

4. Условия работы

Здесь прописывается два аспекта:

Соответствие/несоответствие условий труда требованиям охраны труда.

Вывод вы делаете не сами, а переписываете его из заключения по спецоценке условий труда (СУОТ). Если вы еще не заказывали проведение такого СУОТ, то ничего не пишите в этом подразделе договора. Это не значит, что можно не проводить спецоценку (за исключением случаев, когда все работники — дистанционные). Пункт об условиях труда работника можно будет внести в договор доп.соглашением, после проведения СУОТ. Тянуть с ее проведением не надо — это может привести к штрафу.

Если условия труда отличаются от нормальных (например, вы усадили сисадмина в подвальном помещении), работнику будут положены некоторые надбавки.

Тип работы (основная/по совместительству).

Не путайте с указываемым в резюме типом занятости по часам (полной/неполной)!

Если человек работает на вас в офисе только пару часов или появляется не каждый день, но при этом больше нигде не работает, то ваша работа будет для него основной.

Иными словами, смотреть нужно на то, трудоустроен ли работник где-то, кроме как у вас, и если да, то на кого он работает больше часов — на вас или на другого работодателя. От этого будет зависеть, трудится у вас человек по основному месты работы или по совместительству.

Трудоустройством считается только работа по трудовому договору, к ней не приравнивается оказание услуг по ГПД и/или самозанятость.

Совместитель для вас — это всегда человек, который больше времени проводит у другого работодателя.

Срок договора (определенный/неопределенный).

По умолчанию договоры заключаются на неопределенный срок, то есть являются бессрочными. Это не значит, что работника нельзя уволить. Но подразумевается, что вы и работник нацелены работать вместе долго.

Договор на определенный срок (срочный трудовой договор) можно заключить только в некоторых случаях, например, когда вместо ушедшей в декрет бухгалтерши Инны вы принимаете Анну. Тогда срок договора с Анной будет зависеть от момента возвращения к работе Инны.

Можно заключить срочный договор с иностранцем — срок действия договора в этом случае будет зависеть от даты истечения визы, патента, разрешения на работу и т.д.

Только с согласия работника можно заключить срочный договор с пенсионером, студентом-очником, совместителем, творческим работником. Полный список случаев заключения срочного договора см. в ст. 59 ТК РФ.

Дата начала работы.

Начало работы не всегда совпадает с датой заключения договора. Чаще всего начало работы выпадает на следующий день.

Испытательный срок.

Можно опустить этот пункт или написать, что работнику срок испытания не устанавливается. Если хотите проверить сотрудника, помните, что максимальный испытательный срок для обычных работников (не относящихся к генеральным директорам) — три месяца. Работодатель вправе его сократить. Оформляется это так:

Можно установить сотруднику испытательный срок

Важно! Испытательный срок вообще нельзя устанавливать для ряда лиц. Среди них, например, выпускники вузов, поступающие на работу по специальности впервые (парадокс: студенту старших курсов установить испытание можно, а выпускнику — нет), несовершеннолетние, беременные и женщины с детьми до 3 лет.

Весь список есть здесь.

5. Права и обязанности работодателя и работника

Строго говоря, этот раздел можно не включать в текст, поскольку перечень прав и обязанностей того и другого есть в Трудовом кодексе. Причем ни права, ни обязанности нельзя изменить в худшую сторону — например, запретив работницам беременеть в период работы у вас.

Права и обязанности сторон обязательно должны быть прописаны в нескольких случаях:

• если у вас ИП (прежде всего вам нужно будет оговорить условия увольнения по инициативе работодателя, то есть вас);
• если вы улучшаете положение работников по сравнению с нормами Трудового кодекса (например, платите им «золотые парашюты» или обеспечиваете какими-то материальными благами).
• еще одно исключение — право работника на социальное страхование и обязанность работодателя это страхование предоставить.

Если в договоре нет раздела с правами и обязанностями, социальное страхование должно быть вынесено в отдельный раздел. При этом нужно помнить, что на иностранцев данный вид страхования распространяется ограниченно, так как визовые иностранцы и те, кто работает на основании разрешения или патента, обязаны обеспечивать медицинское страхование самостоятельно — пособия по беременности и родам им обычно не положены.

Если вы начинающий работодатель, желательно иметь в договоре раздел с правами и обязанностями работников — хотя бы для того, чтобы представлять, какими они вообще бывают. Можно не перечислять полностью все права и обязанности, а упомянуть только основные — это не будет означать, что те, которые не были перечислены, не действуют.

Чтобы не изобретать велосипед, можете воспользоваться типовыми формулировками. Вот пример списка прав работника:

Образец основных прав и обязанностей

А это пример списка обязанностей:

Список обязанностей стоит прописать подробнее.

Логически понятно, что права работодателя составляют пару обязанностям работника, а обязанности работодателя — правам работника:

Права работодателя симметричны обязанностям сотрудника

Поскольку работодатель в договоре — сильная сторона, обязанностей у него больше. Однако все-таки нет необходимости включать в договор весь корпус возможных обязанностей, достаточно перечислить основные (опять же, чтобы не забыть их самому):

Обязанности работодателя симметричны правам сотрудника

6. Режим работы и времени отдыха

Хотя «делу — время, потехе — час», периоды, когда работник законно не работает, тоже должны быть описаны в трудовом договоре:

• Продолжительность рабочей недели (в норме — 40 часов, но можно установить меньше);
• Распорядок рабочей недели (для тех, кто не работает на заводе, это обычно 5/2, при этом возможны варианты установления выходных не в субботу и воскресенье);
• Количество рабочих часов в день (как правило — 8; если заставлять работников заниматься делами 10-12 часов, им нельзя давать 5-дневную рабочую неделю);
• Время начало и окончания рабочего дня (это не всегда 9 утра и 18 вечера, можно договориться о других часах, но нужно помнить, что время с 22-00 до 06-00 считается ночным и оплачивается по повышенной ставке. Так что, даже если ваш работник — «сова» , проследите за тем, что по договору его рабочий день был именно днем).
• Раздел с режимом работы нужно особо внимательно писать для внешних совместителей, поскольку на не основной работе они должны проводить не больше 4-х часов в день.
• Обеденный перерыв (не менее 30 минут, при этом можно установить определенные временные интервалы для обеда, или предоставить работнику право выбрать их самостоятельно. В последнем случае работник обязан не задерживаться на обеде дольше положенного, а вы как работодатель обязуетесь не дергать работника во время обеда). Дистанционные работники тоже имеют право на обеденный перерыв. И на нормальную продолжительность рабочей недели тоже.

Рабочее время в вашем договоре не должно превышать то, что установлено законом

Отдельно оговаривается порядок предоставления отпуска, в том числе возможность разделить его на части:

Как прописываются отпускные дни

7. Оплата труда

В этом разделе оговариваются:

• Система оплаты труда (оклад или сдельная — то есть, получает ли работник фиксированную сумму за любой объем работы, или же размер зарплаты зависит от количества выполненных трудовых задач/проектов);
• Размер оплаты: если она состоит не только из оклада (фиксированной части), но и из премий, надбавок и пр., необходимо указать размер оклада, а также расписать виды премий и надбавок и способы их получения. Чтобы не перегружать договор, можно сослаться на локальный акт, которым регулируются эти вопросы — он должен быть и в организации, и у ИП;
• Периодичность выплат и их сроки. Здесь же при желании можно указать, в каком объеме выплачивается аванс.

Условия оплаты пропишите подробнее — это повышает доверие сотрудника.

8. Необязательная информация

Ответственность работодателя и работника.

Как и раздел с правами и обязанностями, этот блок можно вообще не включать в договор, поскольку все виды ответственности и порядок привлечения к ней установлены законодательством, и ни ужесточать, ни смягчать ответственность нельзя. Поэтому нельзя предусмотреть, например, штрафы за опоздания, нарушение дресс-кода, невыполнение показателей и т.д. — это нарушение закона. Да, вот так.

Единственное, что имеет смысл прописать в разделе ответственности — понятие конфиденциальной информации, которую работнику запрещено разглашать. Потому что коммерческой тайной можно назвать далеко не любую информацию. Если у вас нет никакого «отдела тайн», можно ничего не писать о конфиденциальности.

Порядок изменения и расторжения договора.

Обязателен этот раздел только для ИП, поскольку на предпринимателей не распространяются требования ТК РФ, установленные для случаев расторжения договора в связи с прекращением деятельности ИП или сокращением численности (штата).

Гарантии и компенсации.

Этот пункт нужен только тем, у кого есть особые или вредные условия труда, в связи с чем работникам положены и особые компенсации. Если таких условий нет, фразу о том, что гарантии и компенсации производятся в соответствии с законодательством, можно не включать в текст, небо от этого не упадет.

Порядок разрешения споров.

Порядок установлен законодательством, поэтому писать его нужно только потому, что так сложилось. Ну и чтобы знать:

– у работника есть всего месяц, чтобы обжаловать действия работодателя;

– работник не платит госпошлину и обращается в районный суд по своему месту жительства.

Сведения о договоре.

Количество экземпляров, язык, на котором составлен договор и все остальные очевидные сведения, без перечисления которых договор большинству людей, особенно из числа проверяющих, кажется каким-то неполноценным:

9. Реквизиты сторон

Сюда включаются все данные, которые позволяют идентифицировать как работодателя, так и работника:

Для работодателя:

• полное фирменное наименование, организационно-правовая форма (для ИП – указание на статус ИП, полное Ф.И.О.);
• номера ИНН, ОГРН (для ИП – ИНН и ОГРНИП);
• вид документа, подтверждающего государственную регистрацию, и его реквизиты: свидетельство или лист записи о постановке на учет (для ИП дополнительно: полные паспортные данные);
• юридический адрес (для ИП — адрес регистрации по паспорту);
• фактический адрес, если он отличается от юридического;
• банковские реквизиты;
• телефон, e-mail для связи;
• должность лица, подписывающего договор.

Для работника:

• полное Ф.И.О. (отчество — при наличии);
• дата и место рождения;
• полные паспортные данные;
• ИНН (для иностранцев — при наличии);
• СНИЛС (для иностранцев — при наличии);
• адрес регистрации по паспорту и фактический (если отличается);
• номер счета и иные банковские реквизиты для перечисления зарплаты;
• для иностранцев: вид документа, дающего основание на пребывание в России, и его реквизиты;
• телефон, e-mail.

10. Подписи сторон

Работник и работодатель (человек, указанный в преамбуле) должны лично расписаться в обоих экземплярах договора. Факсимиле не подходит. С работниками, оформленными на дистанционную работу, можно обменяться договором, подписанным электронной подписью (это не скан подписанного вручную договора!).

Об особенностях оформления отдельных договоров можно прочитать непосредственно в Трудовом кодексе РФ или на сайте Федеральной службы по труду и занятости.

Трудовой договор с иностранным сотрудником — особенности

Иностранные граждане вправе работать на территории РФ по трудовым договорам. Следует помнить, что иностранцы въезжают в нашу страну на основании визы или в безвизовом порядке. От этого зависит набор документов, которые должны предоставлять иностранные граждане при приеме на работу. Безвизовые иностранцы могут находиться в России на основании миграционной карты, разрешения на работу или патента. Более длительное пребывание, а также возможность получения российского СНИЛС, ИНН и медицинского полиса есть у иностранцев, получивших разрешение на временное проживание (РВП).

Следует помнить, что РВП позволяет работать только на территории региона, в котором оно выдано, если только речь не идет о дистанционной работе — ее можно выполнять в любом регионе и даже из-за границы.

Иностранные граждане, имеющие вид на жительство, приравнены в трудовых правах к россиянам. Поэтому об их приеме на работу не нужно будет сообщать в МВД, в отличие от других категорий иностранцев.

Скачать образцы типовых договоров можно здесь:

договор ООО с российским работником;

договор ИП с российским работником;

договор с иностранцем;

договор с внешним совместителем.

Читайте также

30+ русско- и англоязычных подкастов для маркетологов и предпринимателей