На первый взгляд кажется, что система Trello сложно адаптируется под разные сферы жизни и задачи. Но на самом деле это настоящий трансформер из которого можно сделать почти все что угодно: базу знаний, систему управления задачами и проектами для себя или целой команды, CRM, план отпуска, дорожную карту проекта, инструмент для постановки целей и отслеживания их достижения.
Список можно продолжать. Под некоторые цели и проекты даже есть специальные шаблоны досок. Широкие возможности кастомизации дают многочисленные улучшения и расширения Trello. Одно из таких полезных дополнений – расширение Custom Fields («Пользовательские поля»).
Ниже я расскажу и покажу, как их можно использовать для решения разных рабочих и личных задач.
Как подключить «Пользовательские поля»
Расширение Custom Fields подключается так же, как и все остальные улучшения Trello: «Меню» → «Добавить улучшение» → «Добавить».
По клику на кнопку «Добавить» Custom Fields появится в списке улучшений в меню. Чтобы создать новое или отредактировать существующее поле, кликаем по нему левой кнопкой и выбираем пункт «Редактировать настройки Улучшений».
С подготовительным этапом все. Теперь давайте посмотрим, где могут пригодиться «Пользовательские поля».
Расставляем приоритеты
В отличие от многих систем управления проектами, в Trello по умолчанию нет функционала для назначения задачам приоритетов, сортировки и фильтрации элементов по этому признаку. Но можно обойти это ограничение, создав пользовательское поле формата «Номер».
Что дальше? Дальше можно присвоить каждой задаче (или любому другому элементу вашей системы) приоритеты и отсортировать списки по этому параметру.
Другой вариант – использовать приоритет для автоматизации с помощью Butler. Например, настроить перенос всех карточек с приоритетом «1» в список «На сегодня».
Создаем базу знаний
Это может быть ваша рабочая база с полезными книгами, статьями, вебинарами и роликами или база знаний целой компании с инструкциями, описаниями процессов и шаблонами документов. В любом из этих случаев придется создать структуру и придумать категории и правила, по которым элементы будут распределяться, чтобы не тратить много времени на поиски нужной информации.
По умолчанию в Trello есть три инструмента для решения этой задачи:
- Списки. Их можно озаглавить, например, «Книги», «Вебинары», «Статьи».
- Метки. SEO, «Контекстная реклама», SMM.
- Карточки. «Шаблоны HR» с вложениями образцов заявлений на отпуск, выплату командировочных, объяснительных.
Если нужно создать сложную многоуровневую структуру, этого может быть недостаточно. Чтобы добавить еще один уровень иерархии, придется создать дополнительное пользовательское поле.
Если все его значения известны заранее, целесообразно использовать поле типа «Раскрывающийся список». Например, с помощью Custom Fields вы хотите помечать форматы элементов базы знаний: книга, видео, статья, шаблон, инструкция.
Что дальше? Каждому пункту можно назначить цвет, как для меток. Если используете и то, и другое, все равно не запутаетесь: метки отображаются вверху карточки, пользовательские поля – внизу.
Автоматизируем учет доходов
Автоматизация учета доходов – частный случай. Показываю именно на этом примере, потому что для меня были актуальными несколько вопросов:
- Как фиксировать доход по каждой задаче в каком-либо инструменте, чтобы точно знать, сколько денег должно поступить?
- Как анализировать, сколько я заработала за неделю/месяц, сколько принес конкретный клиент или проект?
При этом для меня было важно не тратить на это много времени. Вариант после каждой выполненной задачи открывать таблицу и заносить все ручками не работал: я забывала или торопилась перейти к следующему пункту плана.
И тут мне снова помогли пользовательские поля вместе с интеграцией Trello с «Google Таблицами» через Zapier. Я добавила в карточки два пользовательских поля – раскрывающийся список «Клиент» и поле в текстовом формате «Цена». Затем создала отдельную таблицу с колонками «Дата», «Задача», «Клиент», «Сумма». И в завершение настроила интеграцию: как только карточка попадает в список «Готово», Zapier передает данные из нее в новую строку таблицы в соответствующие колонки:
- «Дата» – поле «Срок» из карточки.
- «Задача» – заголовок карточки.
- «Клиент» и «Сумма» – данные из соответствующих пользовательских полей.
Впоследствии моя система трансформировалась: в карточке появились поля «Поступление» (чтобы контролировать состояние личных финансов каждый день) и «Месяц». Последний параметр я использую в сводной таблице, чтобы видеть, как меняется доход от месяца к месяцу.
Что дальше? С импортированными данными можно работать: строить сводные таблицы для анализа, суммировать доход за день и отображать в личном финансовом плане и т. д.
Кроме того, сценарий с импортом данных в «Google Таблицы» можно использовать не только для учета финансов. Схема пригодится в любой ситуации, когда вам нужно перевести данные из Trello в табличный вид, а дефолтных полей и параметров не хватает, чтобы уместить всю нужную информацию.
Вместо заключения
«Пользовательские поля» – универсальный инструмент, который позволяет адаптировать Trello под свои задачи и потребности. Рассмотренные выше сценарии – лишь капля в море вариантов и возможностей. Надеюсь, мои примеры вдохновят вас на поиски своих решений и создание своих систем.
Например, вы можете адаптировать доску для работы по Scrum, добавив поле «№ спринта» и настроив автоматический перенос карточек на другие доски по этому параметру. Еще вариант – превратить Trello в CRM, добавив поля с именем клиента, номером заказа, вариантами доставки и оплаты. Или создать собственную систему управления продвижением, пометив в пользовательских полях направления: SEO, SMM, видеомаркетинг, email-маркетинг.