mail@texterra.ru
Заказать звонок
Заказать услугу
Позвонить: 8 (800) 775-16-41
Заказать звонок

13 лайфхаков по Google Docs: ваша работа ускорится в несколько раз

13 лайфхаков по Google Docs: ваша работа ускорится в несколько раз Редакция «Текстерры»
Редакция «Текстерры»

Многие сегодня заметили некоторые сбои в работе Google Docs. Предполагают, что проблемы не случайны, мол, доступ к сервису ограничивался государственными органами по политическим мотивам.

Сейчас сервис работает нормально, а это значит, что пора вернуться к работе и наверстать упущенное. Рассказываем, как сделать использование Google Docs эффективнее.

Лайфхак 1. Быстрое применение стилей

Чтобы задать красивое форматирование документу, можно вручную менять кегль, начертание шрифта, цвет текста. Но у такого способа есть несколько недостатков.

Во-первых, задавать оформление каждого заголовка и выделения придется вручную.

Во-вторых, собирать оглавление потом тоже придется руками.

В-третьих, если документ большой, ориентироваться по нему будет крайне сложно.

Все эти проблемы решаются применением стилей. Это автоматическое форматирование текста: кликаешь на две кнопки, и текст принимает нужный вид. Если вы таким образом обозначите заголовки, они сразу отразятся в структуре документа – это упростит навигацию, и автоматически подтянутся в оглавление, если вы его добавите.

Слева – меню стилей, оформление которых вы можете заменить по желанию. Справа – структура документа, которую можно открыть в Google Docs, чтобы ускорить навигацию по странице

Чтобы задать стиль, можно открывать верхнее меню, как показано на скрине выше. А можно ускорить процесс: вместо двух кликов нажать комбинацию горячих клавиш Ctrl–Alt (Cmd – Option в Mac) + цифра от 0 до 6, чтобы задать заголовок соответствующего цифре уровня.

Лайфхак 2. Голосовой набор

Расшифровка видео или аудио – трудоемкая и скучная задача. Слава богу, Google Docs может решить ее за вас. Для этого нужно включить функцию голосового набора с помощью клавиш Ctrl–Shift–S (Cmd–Shift–S в Mac) или команд «Инструменты» → «Голосовой ввод». Конечно, после этого нужно будет разрешить доступ к микрофону. Чтобы расшифровать запись, придется включить ее на другом устройстве.

Прелесть в том, что таким образом можно значительно облегчить себе, например, запись лекций или инсайтов с конференций.

Функция удобная, но не универсальная. Например, потому что Google не проставляет знаки препинания самостоятельно. Чтобы они набирались, нужно проговорить их голосом: «Мама запятая помой раму знак восклицания».

Лайфхак 3. Вызов коллеги

Вы работаете над большим документом и вносите в него правки. Как показать их коллеге или заказчику? Чтобы не придумывать 350 разноцветных выделений для каждого вида правок, можно написать к тексту комментарий и отметить в нем другого человека. Ему на почту придет уведомление со ссылкой на конкретный фрагмент документа.

Чтобы обратиться к человеку, нажмите @ и выберите человека в списке через его почту (выбрать можно среди людей, у которых есть доступ к документу).

Лайфхак 4. Сравнение документов

Вы наверняка хоть раз сталкивались с необходимостью сравнить две версии одного документа, чтобы найти более свежую или «выцепить» последние правки от начальства. Это можно делать не вручную. Нажмите «Инструменты» → «Сравнить документы» и выберите объект для сравнения.

Когда мы открываем инструмент, Google предлагает выбрать файл для сравнения (тоже гугловский документ) и человека, который должен получить файл, в котором будут отражены все изменения. Можно указать себя и сразу открыть документ

Вот так выглядит документ-сравнение. Поскольку я сравниваю два абсолютно разных файла, зачеркнуто все. Кроме того, перечеркнуты иллюстрации, которые есть в одном файле, но не встречаются в другой. В комментариях отображаются не последние действия с файлом, а то, какие действия нужно произвести, чтобы сделать оба файла одинаковыми

Лайфхак 5. Удобная навигация

Еще один способ достать коллегу и показать, какую часть документа нужно посмотреть, – поставить в это место закладку. Нажмите «Вставка» → «Закладка». На странице появится синий флажок и меню с надписью «Ссылка».

Скопируйте ссылку и передайте коллеге. Если вы сохраните флажок в документе, человек по ссылке попадет сразу к синему флажку.

Лайфхак 6. Быстро скачать все иллюстрации

Скачать все картинки из документа можно нажатием трех кнопок: «Файл» → «Скачать» → «Веб‑страница». На ваш компьютер будет загружен ZIP-архив. Внутри него – файл с текстом статьи в формате HTML и папка со всеми картинками. Будьте внимательны: картинки сохраняются по номерам, но не в порядке из документа.

Иллюстрации в папке пронумерованы, но рандомно. Картинка, которая сейчас занимает первое место в документе, например, стоит в папке под номером 6

Лайфхак 7. Подпись

Надо срочно подписать договор, а распечатывать и сканировать документы нет возможности? Пора немного схитрить, если вы пользуетесь ноутбуком. Нажмите «Вставить» → «Рисунок» → «Новый» и на трекпаде (сенсорная панель, которая в ноутбуках заменяет мушку) нарисуйте свою подпись. Она автоматически превратится в png-иллюстрацию. Разместите подпись в нужных местах и сохраняйте документ в формате PDF.

Чтобы начать рисовать, нужно изменить способ ввода, кликнув на «Ру»

Лайфхак 8. Быстрый перевод

Современные технологии и так сильно упростили процесс перевода, но Google Docs делает его еще быстрее. Чтобы перевести целый документ, нажмите «Инструменты» – «Перевести документ».

Документ переводится за считанные секунды. Все иллюстрации и текст на другом языке переносятся в новый файл

Перевод осуществляется силами Google Translate, так что выбрать можно любой из языков, доступных в переводчике.

Лайфхак 9. Кастомные шрифты

В Google Docs есть стандартные предустановленные шрифты, но в целом вы можете загрузить в него и использовать любой другой шрифт. Для этого на панели шрифтов нажмите «Другие шрифты».

В самом Google Docs есть масса бесплатных лицензионных шрифтов – даже не нужно ничего скачивать. Берешь и пользуешься, не нарушая ничьи авторские права

В открывшемся окне можно выбрать шрифты и нажать на них. Они перейдут в колонку «Мои шрифты» и автоматически подтянутся в список доступных шрифтов с первой картинки. Если в какой-то момент вы поймете, что шрифт вам больше не нужен, его можно удалить. Для этого в столбике «Мои шрифты» найдите название лишнего шрифта и нажмите на небольшой крестик справа.

Лайфхак 10. Офлайн-режим

Google Docs – онлайн-сервис, однако открывать в нем документы можно и офлайн. Нужно зайти в настройки Google Диска и подключить автономный режим. Для этого откройте раздел «Общее» – «Оффлайн доступ».

Все версии документов будут автоматически подгружаться по сети. Когда вы подключитесь к интернету, файл с вашего гаджета автоматически синхронизируется с версией, доступной онлайн.

Лайфхак 11. Быстрая смена регистра

Перенабирать весь текст, написанный не в той раскладке, не нужно. Нажмите «Формат» – «Текст» – «Заглавные буквы» и выберите подходящий регистр из списка.

Лайфхак 12. Редактирование иллюстраций

Если вам нужно выполнить небольшую редактуру изображения, необязательно залезать в полноценные редакторы. Кликните правой кнопкой мыши на изображение, которое нужно изменить, найдите пункт «Настройка изображения» и правьте картинку прямо в Google Docs.

В редакторе Google Docs можно изменять прозрачность, яркость и контрастность изображения, делать обрезку. Недавно появилась возможность по-разному встраивать иллюстрации в текст, как это можно было делать в Word

Лайфхак 13. Кастомные дополнения

В Google Docs много функций, но может стать еще больше, если вам не хватает каких-то возможностей. Для этого нажмите на «Дополнения» – «Установить дополнения».

Например, можно установить дополнение «Свежий взгляд». Это сервис, который «замечает» ляпалиссиаду (то есть утверждение заведомо очевидных фактов, граничащих с абсурдностью. Типа «он был мертв и не скрывал этого») и тавтологию.

Чтобы установить дополнение, нужно будет повторно зайти в аккаунт и разрешить программе просматривать ваши документы.

После установки приложение не будет работать автоматически. Каждый раз, когда вы захотите сделать проверку, нужно нажать «Дополнения» – «Свежий взгляд» – «Проверить». С другими приложениями ситуация аналогичная.

#
Гайды Google
© «TexTerra», при полном или частичном копировании материала ссылка на первоисточник обязательна. Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите ctrl + enter.
Хотите, сделаем для вас топовый канал на Дзен? Узнать подробности