Продвижение государственных и муниципальных учреждений – очень специфическая тема: в бюджетных организациях именно бюджет-то на эти цели и не предусмотрен. Зато развиваются смекалка и творческие способности специалистов, а навык коммуникации прокачивается вообще «на отлично».
Поиск ресурсов рано или поздно приводит каждого бюджетника к участию в конкурсе грантов для реализации проектов. В статье я поделюсь личным опытом получения такой награды.
В октябре-декабре 2020 года на базе городского молодежного центра состоялся «Студенческий Digital-марафон» (далее – Марафон). Вот с этим проектом я и выиграла областной грантовый конкурс. Не просто победила и реализовала, а заполнила всю конкурсную документацию, разработала дизайн, написала методические материалы, преподавала, курировала студентов… И самое главное, – отчиталась за полученные из областного бюджета денежные средства.
Разберем, что такое молодежный грантовый проект, зачем воплощать в жизнь социальные инициативы, какие подводные камни есть в этом процессе, и какую пользу можно извлечь лично для себя.
Контекст: как инициатива наказывает инициатора
Бюджетная организация именно по этому принципу и живет. Тут только 2 пути.
Первый – делать что-то для новой строчки в отчете и отбывать положенное время на работе.
Второй – делать больше, чем предписано должностными обязанностями, но вкладывать душу в проект, который на самом деле нужен и полезен целевой аудитории.
Надо обязательно описать отличительные особенности среды, в которой приходится работать специалисту в бюджетном учреждении (например, в сфере культуры, социального обслуживания населения, образования или молодежной политики). К чему быть готовым, как отвечать на вызовы от руководства и не выгореть при этом.
Нормы и правила
В каждом бюджетном учреждении есть нормативная база, причем не только внешняя, но и внутренняя. Например, подведомственные городской или районной администрации организации работают строго в соответствии с муниципальным заданием. В этом документе расписаны плановые показатели деятельности, от достижения которых зависит зарплата сотрудников. Раз есть планы, должны быть и отчеты – еженедельный, ежеквартальный, годовой… Все это отнимает большое количество времени.
Устаревшие форматы
Во всем, что касается PR-сопровождения деятельности бюджетной организации, специалист столкнется с убеждением, что это вообще не нужно руководству. Например, должностные обязанности не изменились даже сейчас, после пандемии, когда все осознали важность присутствия в онлайне. Необходимо доказывать важность работы в социальных сетях, объяснять, как оценить эффективность этой деятельности. Иначе придется приглашать подписчиков в сообщество вручную, и это считать отличным результатом. Да, такое тоже было на моей памяти.
Целевая аудитория
По нормативным документам учреждению может быть предписано работать с определенным контингентом. Например, учреждение молодежной политики ориентировано только на возрастную категорию от 14 до 30 лет, но не следует ограничиваться этими рамками. Необходимо провести подробный анализ целевой аудитории. Для городского молодежного центра это родители детей 14-18 лет, педагоги-организаторы вузов и колледжей, завучи школ. Те самые «от 14 до 30 лет» необходимо сегментировать. на городских активистов, которые уже имеют свои проекты, лидеров молодежных объединений, членов студенческого самоуправления, школьников старших классов, выпускников, первокурсников, которые поступили из периферии в областную столицу… Как видим, результат анализа отличается от первоначальных данных.
Мотивация и работоспособность
Как правило, уровень зарплаты в бюджетных учреждениях невысок. Платят, конечно, регулярно, за рабочие выходные и сверхурочные – компенсация по Трудовому кодексу.
Надо решить, что еще можно получить от работы в такой организации. Главной становится возможность реализовывать свои проекты на базе учреждений. В этом помогают гранты.
Грант: что такое хорошо, что такое плохо
Грантодателем могут быть органы государственной власти: профильные министерства, федеральные агентства, региональные правительства, некоммерческие организации, благотворительные фонды.
Кто получает гранты? Некоммерческие организации, учреждения культуры, искусства, образования, социального обслуживания, предприниматели и даже физические лица.
Есть отдельная категория конкурсных грантов, которые может выиграть человек в возрасте от 14 до 30 лет. Правда, 30 декабря 2020 года был принят Федеральный закон «О молодежной политике в РФ», который официально увеличил предельный возраст молодежи до 35 лет.
Вот, мы узнали, что любой житель страны в возрасте от 14 до 30 лет может получить деньги и реализовать свою крутую идею. Звучит заманчиво? Конечно! Теперь разберемся, как же получить этот самый грант. Распределение всегда происходит на конкурсной основе. Старт ему может дать региональный или федеральный орган исполнительной власти, который отвечает за молодежную политику. Соответственно, и статус у конкурса может быть областной, межрегиональный и всероссийский. Деньги можно получить на любом из них, а вопрос престижа здесь вторичен.
На этом месте читатели уже отправились гуглить названия профильных ведомств, которые вершат молодежную политику в регионе, и отыскали даже сайт с пустым разделом «Конкурсы, гранты, субсидии». Не стоит расстраиваться отсутствию новостей. Вы все сделали правильно, но немного не вовремя. В начале года, как правило, никаких конкурсов не проводится.
Делюсь лайфхаками, как ориентироваться в сфере молодежных проектов и ничего не пропустить.
- Молодежные форумы. Проводятся обычно летом в офлайн-формате, но в 2020-м были и онлайн-события. «Таврида», «Ладога», «Территория смыслов» – эти слова станут для вас главным приключением сезона, которое всегда заканчивается грантовым конкурсом. Как правило, туда едут с наработками или готовым проектом, а на образовательной сессии доводят свою работу до ума. В конце форума презентуют проект конкурсной комиссии. Она определяет победителей и размер суммы гранта. Имеет смысл начать готовиться уже сейчас, чтобы к лету быть во всеоружии.
- Областные конкурсы. Здесь надо мониторить тот самый сайт регионального органа молодежной политики. Именно там можно отыскать всю информацию, положение и форму заявки. Обычно старт конкурса объявляется весной, а реализация проекта предусмотрена осенью. Обычно до конца календарного года вы уже должны будете отчитаться за потраченные средства.
- Премии. Здесь речь пойдет о всероссийских конкурсах типа «Лидер XXI века», «Доброволец России» и прочих. Обычно победители получают вместе с титулом и средства на реализацию своего проекта. Тут надо минимум год посвятить волонтерству или работе в молодежных / детских общественных объединениях, чтобы представить на конкурс результаты деятельности. Как план на будущее можно использовать, если возраст позволяет.
- Проектный конкурс «Росмолодежи». Это сокращенное название Федерального агентства по делам молодежи. Ведомство проводит всероссийский конкурс в онлайн-формате. Время проведения – осень или весна. Необходимо зарегистрироваться на специальном сайте «Молодежь России», подать заявку, прикрепить конкурсную документацию по установленной форме и ждать результатов примерно через месяц.
- Конкурсы НКО, фондов. Обычно их проводят для сфер добровольчества, культуры, образования. Здесь надо искать информацию в различных агрегаторах типа сообществ в социальных сетях «Все конкурсы, гранты, стипендии» или «Капитан Грантов».
«Как-то все подозрительно хорошо и интересно», – скажут недоверчивые читатели и будут правы. Есть во всей грантовой бочке с медом своя ложа дегтя! Отчетность – беспощадная, иногда бессмысленная, – настигнет каждого. А за ней следует еще неприятная перспектива возврата денежных средств грантодателю, если есть нарушения в их расходовании.
Грант для реализации проекта – денежная сумма, которую надлежит потратить только на цели, указанные в смете.
Я привозила грант с межрегионального молодежного форума, 4 раза выигрывала областные конкурсы. О последней победе и сопутствующих событиях расскажу подробнее!
Этап первый: если начал – побеждай
С теорией разобрались. Знаем, что такое грант, где искать конкурсы талантливой и амбициозной молодежи. А еще понимаем, что придется отчитаться за бюджетные деньги. Если что-то в ведомости смутит грантодателя, то и вернуть свои кровные. А как же иначе, ведь сам грант уже потратили. Но обо всем по порядку!
В конце июля был дедлайн приема заявок на областной конкурс грантов для реализации молодежных проектов в форме субсидии. Лето, у меня неделя до отпуска, и тут руководство спускает распоряжение об участии в нашу организацию – муниципальное объединение молодежных центров.
Из нашего заполярного города летом массово разъезжается молодежь, участников конкурса очень мало. Я отчаянно скучала по интересным мероприятиям после самоизоляции и заявку решила подать сама. Из 3 идей выбрала организацию обучения студентов основам SMM. Как раз в июле закончила свои первые онлайн-курсы в TeachLine. И вот пришло время не только воплощать в реальность полученные знания, но и делиться навыками с нашими подопечными!
Чтобы не бросить все, надо было уже на первом этапе облегчить работу над конкурсной документацией и над последующей отчетностью. Я подготовила список полезных лайфхаков, которые опробовала на собственном опыте.
Чтобы работа над проектом была максимально приятной, следует:
- Определиться с конкурсной номинацией. Один проект не может быть выставлен в нескольких номинациях. Придется выбирать. Наиболее популярны «патриотическое воспитание молодежи», «волонтерство», «спорт и ЗОЖ». А вот подходящая для читателей номинация «молодежные медиа» собирает не так много заявок, чем стоит пользоваться!
- Проконсультироваться с техническим специалистом грантодателя. Это делается перед тем, как вы окончательно сдадите заявку. Как найти того самого специалиста? Читайте положение о конкурсе. Там всегда указана контактная информация. На консультации можно проверить оформление, расчеты в смете предполагаемого гранта.
- Учитывать риски. Особенно сейчас, в период пандемии, когда любое запланированное мероприятие может быть отменено. Поэтому следует предусмотреть возможность реализации проекта в онлайн-формате.
- Внимательно читать положение. Грант может быть в форме субсидии. Чем это чревато? Тем, что рамки отчетности строже. Еще в сумму гранта надо закладывать 13 % от ее величины – подоходный налог. Также надо иметь в виду, что в этом случае существует правовой механизм возврата денег, которые использованы не по назначению. В любом случае, ваша смета расходов в заявке должна полностью совпадать с платежными документами, которые приложите к отчетной ведомости.
- Завышать смету. Продолжая предыдущий пункт, отмечу, что сложно бывает добиться соответствия данных в заявке и отчете. Как правило, между подачей заявки и получением гранта может пройти несколько месяцев. В это время могут подняться цены. Чтобы этого избежать, завышайте цены на 10-15 % в смете, когда подаете заявку.
- Усилить заявку письмами поддержки проекта. Чем больше у вас партнеров для воплощения в жизнь инициативы, тем выше шансы на победу в конкурсе. Кто может выступить в качестве партнера? Поддержать грантовый социальный проект могут юридические лица: СМИ, профильные государственные и муниципальные учреждения исполнительной власти, образовательные учреждения, некоммерческие организации и общественные объединения схожей тематики. С недавнего времени появилась практика принимать письма поддержки и от физических лиц из сферы медиа, творчества и искусства. Партнером моего проекта стал известный мурманский журналист Дмитрий Качалов, создатель и редактор крупного городского сообщества VK «Мурманск – столица Арктики».
Итак, на заполнение заявки придется потратить время и творческий импульс. Я летом справилась за неделю. С непривычки можно и дольше, главное, не стесняйтесь консультироваться у технического специалиста. Когда заявку приняли, можно выдохнуть. Не меньше месяца комиссия формирует список участников, которые прошли на второй этап конкурса. Пора готовиться к очной защите проекта!
Этап второй: рассчитали на бумаге, да забыли про овраги
Очная защита представляет собой презентацию своего проекта членам конкурсной комиссии. Особенных сложностей здесь нет, если знаешь, о чем говоришь. Тогда никто не сможет сбить с толку. Жюри любит задавать вопросы, ни разу не было так, чтобы участник просто рассказал о своей инициативе, и все. Спрашивают об опыте в той сфере, в которой выступает конкурсант, о перспективе развития проекта, о возможности его масштабирования.
Моя онлайн-защита в начале сентября прошла успешно. Проект «Студенческий Digital-марафон» понравился членам комиссии и получил высокие оценки, а я вошла в число победителей. Посетители нашего молодежного центра встретили новость с радостью. Все ждали ноября. По календарному плану общее собрание участников должно было состояться третьего числа.
В чем же заключался мой авторский проект? Я решила, что хочу провести не одно событие, а создать историю. Поэтому выбрала формат марафона – 4 недели лекций, мастер-классов приглашенных экспертов и домашних заданий. Миссия проекта – познакомить студентов-участников с основами SMM и замотивировать на дальнейшее погружение в сферу интернет-маркетинга. Средства гранта я запланировала потратить на мерч, хорошие призы для 3 победителей, рамки и печать дипломов.
В течение 4 недель 20 студентов из вузов и колледжей города посещают мои лекции и мастер-классы. За это начисляются баллы. Марафонцы выполняют домашние задания, которые я оцениваю. Сводный рейтинг баллов в итоге определяет победителей. Так выглядел мой проект. А сейчас мы сравним это с тем, что в итоге получилось!
Этап третий: дурная голова ногам покоя не дает
Грант перечислили, положение о Марафоне согласовали и утвердили, участников набрали, зачетные книжки сверстали и распечатали… Вроде все гладко идет. Почти.
Заявок на участие получили больше 30, а мест всего 20. Зачислили первых по порядку, из остальных сформировали резерв. Осенью у студентов много дел: открывается несколько масштабных городских проектов, и несколько участников покидают Марафон. Выбывших заменила резервистами.
Почему именно 20 мест? Потому что у нас были ограничения на количество человек, которые могут находиться одновременно в одном пространстве. И такое количество домашних работ от слушателей я могу проверить в дополнение к текущей деятельности.
Если бы не набралось нужное количество участников, учиться пошли бы сотрудники наших молодежных центров. Многие специалисты не старше 30 лет и заочно получают образование.
В грантовой заявке я указывала именно 20 возможных участников. Все критерии и требования к участникам тоже надо прописывать в положении. Также в данном документе можно указать способы выбора победителей, сроки подачи заявок и реализации проекта. Все показатели должны потом совпасть с цифрами в итоговом отчете по реализации проекта.
На первой лекции я ответила на общие вопросы про продвижение в социальных сетях и рассказала, кто такой SMM-специалист.
На практике студенты учились работать с данными, узнали, что такое сервисы аналитики, для чего изучать конкурентов и свою целевую аудиторию.
Поскольку формат Марафона предусматривает интенсивную работу участников, я задала большой объем домашних заданий. Ребята до сих пор шутят, что табличка – это слово месяца.
Чтобы все марафонцы смогли выполнить домашнее задание, в нашем молодежном центре было создано рабочее место с доступом к сервису аналитики социальных сетей. Я как преподаватель была на связи постоянно, а вопросов у студентов было предостаточно.
Первую лекцию я провела в офлайн-формате. Все собрались в нашем молодежном центре и отлично поработали. Следующее занятие состоялось в онлайн-формате, потому что половина участников ушла на дистанционное обучение. Так дальше и работали – в Zoom. Даже итоги подводили в онлайн, чтобы не собирать большое количество людей в одном помещении. Хотя я 3 дня писала сценарий церемонии закрытия, все отменили в последний момент. Неофициально я смогла собрать ребят на чаепитие – так мы сами отметили завершение Марафона.
Мастер-классы экспертов также пришлось проводить в онлайн-формате. Опытом и знаниями с марафонцами делились Дмитрий Качалов, создатель и редактор сообщества VK «Мурманск – столица Арктики», сотрудники редакций газеты «Вечерний Мурманск» и канала «ТВ-21».
Несмотря на проблемы, возникшие из-за пандемии, подобные мероприятия важны всем 3 сторонам: слушателям, организаторам и лекторам. К тому же, тематика марафона и конкретно того мастер-класса, где я принимал участие как лектор, 100 % совпадает с возникшими потребностями в знаниях навыках, востребованных сегодня.
Что касается участников мероприятия, в будущем рекомендую уделить внимание этике онлайн-общения, где присутствие с выключенной камерой считается плохим тоном. Но в первый раз это все можно понять и простить.
Ребята очень хотели пообщаться с нашими гостями вживую и посмотреть на процесс монтажа видеороликов в студии городского телеканала. Пандемия опять заставила переиграть планы. Пришлось менять программу лекции и самой рассказывать о том, какой видеоконтент можно размещать во «ВКонтакте».
Из-за временных рамок по использованию гранта я решила ограничиться одной социальной сетью. В идеале бы не месяц на учебу выделить, а 2, но пришлось ужиматься. Проект должен быть реализован за месяц – таковы условия грантового конкурса.
Со всеми сложностями добрались-таки до финала.
Тут новый вызов для меня.
Всего 1 победитель и 2 призера – так гласит положение о Марафоне. А у меня 7 человек заработали от 58 до 53 баллов – столько нужно, чтобы стать победителем! Все решилось по итогам последнего задания. Марафонцы составляли медиаплан для своего сообщества «ВКонтакте». Я выбрала финалистов, а за места с 4 по 7 решила тоже вручить призы. Но вот незадача: грантовые деньги уже были распределены и потрачены. Пришлось применить смекалку и обратиться к руководству объединения молодежных центров – так я организовала еще 3 подарка. Недостающим презентом стала футболка от TeachLine, выигранная мной в одном из конкурсов.
Вот так всем миром мы подвели итоги и наградили 7 самых активных марафонцев. Не забыли и других участников и партнеров – сертификаты, благодарственные письма и памятные подарки получил каждый! Даже сотрудникам TexTerra уехал посылкой мерч Марафона. Спасибо! Именно вы меня вдохновили на реализацию этого проекта.
Презентация на церемонии закрытия проекта
Этап четвертый: факап размером 1 342 рубля
Все восторги остались позади. Пора приступать к подготовке отчета. Казалось, все сходится: сколько написали в заявке, столько и потратили. Но не тут-то было!
Выше я обращала внимание на то, что важно понимать, в форме субсидии грант получаем или нет. Если да, то отчетность там строгая, и статьи расходов необходимо исполнять неукоснительно! Вот тут и случился мой факап.
В моей заявленной смете был пункт о печати дипломов и сертификатов. Я решила напечатать их в нашей администрации, а на высвободившиеся деньги купить рамки получше. В прошлые разы незначительное отступление от сметы грантодатель допускал, если итоговая сумма не отличалась от заявленной. В этот раз мне пришлось возвращать в бюджет региона те самые 1 342 рубля – на эту сумму я должна была напечатать дипломы и сертификаты. Вот захотела сделать хорошо всем, но получилось это за свой счет. Ребята получили красивые сертификаты в стильных деревянных рамках, а я сходила в банк с платежкой.
Чтобы сэкономить время и нервы перед сдачей отчета снова посетите своего хорошего друга – технического специалиста грантодателя.
Помимо итоговой сметы и платежных документов придется предоставить еще и описательный отчет по мероприятиям. Там обычно требуется расписать, что, где и когда было реализовано, какие показатели выполнили в соответствии с календарным планом.
Если проект был реализован не для галочки, а с душой, трудностей не будет. Разве что в оформлении. Если сдаем на проверку заранее, у нас есть время все исправить!
Итоги: всем сестрам по серьгам
Итак, главный вопрос, который назрел у читателя. Зачем вообще во все это ввязываться с риском потратить время и деньги? Разберемся вместе, что приобрели участники процесса.
Студенты-марафонцы получили новые знания, познакомились с экспертами. Ребята усилили свое портфолио сертификатами и дипломами с подписью председателя профильного комитета городской администрации: у Марафона был статус городского конкурса!
Руководство объединения молодежных центров улучшило плановые показатели и перевыполнило муниципальное задание.
Эксперты-медийщики нашли новые темы для своих ресурсов и планируют вместе со мной новые проекты!
Сюжет партнеров проекта телеканала «ТВ-21» о Марафоне
Что же дал Марафон автору статьи? Здесь надо развеять миф о миллионах бюджетных денег, которые победители грантовых конкурсов тратят на личные нужды совершенно бесконтрольно. В соответствии с положением об участии можно заявить конкретные статьи расходов. Руководитель проекта не получает заработную плату, а вот привлеченному специалисту выплаты из грантовых средств разрешены. Если я решу организовать молодежный медиафорум и захочу пригласить крутых спикеров из TeachLine, смогу заплатить гонорар, оплатить расходы на питание и жилье.
Надо отметить, что в президентских грантовых конкурсах есть возможность предусмотреть вознаграждение для специалиста, который задействован в реализации проекта.
Возникает соблазн нецелевого использования гранта. Например, написать, что нам нужна будет сувенирная продукция для участников, и сдать потом для отчета какие-то документы, сделанные по знакомству. Деньги на условный мерч не тратить, а поделить с тем самым знакомым. Отчеты грантодатель проверяет все тщательнее – могут запросить у участников проекта обратную связь. Действительно ли до них дошла вся заявленная сувенирка? Смотрят фотографии, видеоотчеты. Шанс, что подобное мошенничество сойдет с рук, минимальный. И обязательный бонус – испорченная репутация!
Предвижу, как читатель-скептик на этом абзаце возражает: раз денег не заработала, то зачем и напрягалась?
Я извлекла из Марафона практическую пользу: в нашем молодежном центре был перевыполнен план по посетителям и мероприятиям. Я получила премии по итогам месяца и года, которые ощутимо больше той части гранта, которую пришлось вернуть в бюджет. А самое ценное для меня – опыт наставничества, закрепление полученных на курсах знаний и навыков, прокачка скилла составления отчетности, которым поделилась в этой статье. Кроме того, я создала себе репутацию в региональном медийном сообществе.
Желаю читателям удачи в реализации любых инициатив!
Проект интересный и полезный. Здорово было бы сделать такие курсы регулярными и расширить их на другие соцсети – Instagram и TikTok.
Нам с коллегой было интересно принять участие в мастер-классе. Думали, что полезного мы можем дать ребятам, которым уже все рассказали на лекциях. Решили, что поделимся своим опытом.
Коллега научила правильно писать новостные посты, чтобы их захотели репостить другие сообщества, рассказала, как выбирать фотографии для публикации. Я провела экспресс-анализ сообществ учебных заведений, в которых учатся марафонцы. Во время марафона мы задавали ребятам вопросы, просили обратную связь. Общение получилось живым!