Бизнес в смартфоне: подборка мобильных приложений для предпринимателей

Редакция «Текстерры»

Сегодня многие дела по бизнесу можно решать через смартфон. И это не только чтение электронной почты, созвоны с партнерами и заказ такси. Приложения с новыми возможностями для бизнеса выходят так часто, что за новинками не успеваешь следить.

Мы собрали в одну статью бизнес-задачи, которые сегодня можно решать с одним только смартфоном. А заодно спросили у предпринимателей, какими приложениями пользуются они.

P. S. Подборка актуальна на дату публикации – кто знает, может завтра выстрелит очередной стартап, который порвет рынок ;-)

Какие задачи можно решать в мобильных приложениях

Платить налоги и сдавать отчетность

Взаимоотношения с налоговой, пожалуй, самая рутинная задача бизнеса. К сожалению, от нее никуда не деться. Оплатить налоги можно через онлайн-банкинг, а сдать отчетность на сайте налоговой, через госуслуги или онлайн-бухгалтерию. В любом случае, чтобы сделать это, нужно физически находиться за компьютером.

С приложением все сводится к паре тапов. Можно переводить деньги и отправлять отчетность, где бы вы ни находились: дома, в дороге, в отпуске. Можно все делать через единое приложение облачной бухгалтерии или использовать отдельные инструменты.

Примеры приложений:

• «Контур.Эльба»,
• «Мое Дело»,
• «ИП 6 %»,
• «Контур.Бухгалтерия»,
• «Личный кабинет предпринимателя» – официальный продукт ФНС для ИП.

Кроме того, многие банковские приложения позволяют решать задачи, связанные с налогами и отчетностью. Прежде чем искать сторонний сервис, проверьте, может и у вашего есть такие функции.

Совершать банковские операции

Оплата и выставление счетов – еще одна неотъемлемая часть предпринимательской деятельности. Причем порой все это нужно делать срочно, чтобы бизнес не встал: поставщики вовремя отгрузили товар, а клиенты перевели деньги, которыми нужно платить зарплату.

Конечно, онлайн-клиенты сейчас позволяют делать все это в пару кликов: печатать платежки и ездить в отделения не нужно. Но что делать, если доступа к компьютеру нет, а перевести деньги или отправить счет нужно «еще вчера»?

Наряду с десктопными клиентами и браузерными личными кабинетами, у многих банков есть мобильные приложения, которые позволяют совершать операции в считанные минуты независимо от того, где вы находитесь. Реквизиты контрагентов, информация о прошлых движениях и другие данные сохраняются: если партнер не новый, ничего заполнять не придется.

Я сама уже и не помню, когда в последний раз заходила в ЛК своего банка с компьютера – все делаю через приложение.

Примеры приложений:

• «Сбербанк Бизнес Онлайн»,
• «Тинькофф Бизнес»,
• «Модульбанк»,
• «Точка»,
• «ВТБ Бизнес Онлайн».

На самом деле, перечислять можно бесконечно – мобильное приложение сейчас есть практически у каждого банка. Поищите свой в AppStore или «Play Маркет», если еще не.

Отслеживать задачи и вести проекты

Уж не знаю, тренд это или требование современности, но сейчас многие компании (и не только в Digital и IT) управляют рабочими процессами и задачами сотрудников с помощью электронных сервисов. Предпринимателям-одиночкам таск-менеджеры и прочие to-do заменяют бумажные записные книжки, в более крупном бизнесе под диктовку сервисов управления проектами работают целые команды.

Следить за выполнением задач, читать комментарии сотрудников и корректировать их действия удобно со смартфона, особенно когда вы в отпуске, в дороге, на деловой встрече или отдыхаете с семьей. Мобильные приложения есть у большинства продуктов, которые развиваются и регулярно обновляются. Кстати, в таких версиях зачастую есть дополнительные полезные функции вроде виджета актуальных задач на сегодня или кнопки для быстрого создания дела на главном экране.

Примеры приложений:

• Trello,
• Meister task,
• Todoist,
• Asana,
• «Битрикс24».

В «Play Маркет» и AppStore таких приложений сотни, есть на любой вкус. Однако, по моему опыту, лучше изначально выбирать инструмент, которым вы будете пользоваться и на мобильном устройстве, и на десктопе.

Каждому предпринимателю или команде нужна своя функциональность: одним никуда без трекинга времени, другим важно, чтобы было много места для файлов. Поэтому, подбирая сервис, проанализируйте все возможности разных вариантов и выберите тот, который лучше подойдет вашему бизнесу.

Наблюдать за происходящим в офисе и торговом зале

Для офлайн-бизнеса видеонаблюдение – вещь незаменимая. С камерами проще:

• решить неоднозначную ситуацию с клиентом;
• предупредить правонарушение или найти преступника;
• понять, куда подевались 3 новеньких ноутбука со склада и наказать нечистых на руку сотрудников.

А в некоторых современных сервисах есть еще и аналитические функции: подсчет посетителей торговой точки, анализ целевой аудитории и популярности разных категорий товаров.

Конечно, просматривать записи, онлайн-трансляции и отчеты можно и с компьютера. Однако когда срочные вопросы возникают в дороге, будет полезна возможность посмотреть камеры с телефона. К тому же некоторые сервисы через приложения присылают уведомления, когда срабатывают датчики звука или движения. Быстро среагировав, можно поймать нарушителя прямо на месте.

Примеры приложений:

• «Видеонаблюдение B2B» от «Ростелеком»,
• Ivideon,
• InVideo,
• «МегаКом»,
• Trassir client.

Как и в случае с менеджерами проектов, не стоит выбирать сервис видеонаблюдения только по удобному приложению. Оцените все возможности, условия сотрудничества и тарифы, чтобы подобрать подходящее решение.

Контролировать телефонные разговоры с клиентами

Виртуальными АТС уже никого не удивишь. Такой способ организации корпоративной телефонии проще, гибче и дешевле традиционного. А у распределенных компаний без физического офиса, склада или торговой точки и выбора-то нет.

Если очень коротко, современные виртуальные АТС – это программы, которые работают на серверах разработчика, а пользователи получают доступ к ним через веб-сервис. Такие инструменты распределяют звонки между сотрудниками, записывают разговоры, хранят историю обращений, интегрируются с CRM и имеют другие полезные функции, набор которых зависит от конкретного решения.

Настраивать сервис, создавать сценарии распределения звонков и интегрировать телефонию с другими продуктами, конечно, удобнее с компьютера. А со смартфона удобно, например, слушать разговоры с клиентами за рулем, чтобы потом не тратить на это время.

Другой сценарий – мобильные приложения для менеджеров, через которые их телефоны привязываются к АТС. Так все звонки и переговоры попадают в систему, даже когда сотрудники часто бывают «в полях» и общаются с клиентом с мобильного.

Примеры приложений:

• «Яндекс.Телефония»,
• Zadarma,
• «МТТ Бизнес»,
• Freeje,
• Menetalk Business.

В «Play Маркете» я нашла не так много серьезных приложений бизнес-телефонии. Думаю, тут дело в том, что разработчики не считают нужным выкладывать в публичные агрегаторы приложения, которые идут только вместе с основным сервисом и становятся доступны после заключения договора.

Заказать курьерскую доставку

Бизнес (даже если весь он сводится к одному человеку, оказывающему услуги на дому) время от времени пользуется услугами курьерских служб, чтобы:

• отправить заказ клиенту;
• доставить счета;
• забрать подписанные документы.

Конечно, когда находишься за компьютером и никуда не спешишь, вызвать курьера можно по телефону, через форму или интерактивный сервис на сайте. Также некоторые компании принимают заявки через мессенджеры. Я, например, уже 1,5 года заказываю доставку в одной и той же службе через Telegram. Но если бы у них было приложение, я бы пользовалась им ;-)

Здесь все снова сводится к экономии времени и мобильности. Вызывать курьера в дороге или на встрече удобнее через приложение. Кроме того, когда вы периодически отправляете конверты и посылки по одним и тем же адресам, они сохраняются, и вся процедура сводится к паре тапов по экрану.

Примеры приложений:

• «EMS Птичка»,
• «Быстрые слоны»,
• «Сапсан»,
• СДЭК,
• «Вестовой».

При поиске приложения курьерской службы «Play Маркет» выдает много продуктов, предназначенных для организации работы самих курьеров. Будьте внимательны, чтобы не тратить время на скачивание и установку ненужных приложений.

Вести деловую переписку

Думаю, тут и объяснять нечего. Современный человек все меньше говорит по телефону и все больше пишет: в почте, мессенджерах, корпоративных чатах. А функция голосовых сообщений экономит время: созваниваться можно реже, наговорить пару предложений быстрее, чем печатать.

Мобильные приложения мессенджеров и почтовых сервисов удобны тем, что можно в любой момент посмотреть срочные сообщения и ответить на них, где бы вы ни находились. Кроме того, у любого приложения есть пуш-уведомления, с ними вы не пропустите ничего важного. Все гибко настраивается – пуши о неважных событиях можно отключить, чтобы не отвлекали.

Примеры приложений:

• «Почта Mail.Ru»,
• «Яндекс Почта»,
• Telegram,
• Skype,
• Facebook Messenger,
• Gmail.

Обилие входящих каналов и бесконечные уведомления, конечно, могут раздражать. Однако когда ждешь важное сообщение, удобнее включить их, чем бесконечно отвлекаться на проверку входящих.

Управлять финансами

Без отлаженной системы финансового учета ведение бизнеса напоминает прогулку по темному лабиринту с завязанными глазами. Непонятно, что вокруг происходит, откуда приходят деньги, куда они деваются, и в плюс ли вообще работаем.

Благо сейчас все больше предпринимателей это понимают и стремятся организовать прозрачный финансовый учет. Одни по-старинке делают это в Excel и подобных программах, другие используют онлайн-сервисы. У крупных компаний этот процесс часто объединен с другими в ERP-системе.

Полноценно работать в Excel или «Google Таблицах» с телефона, конечно, не очень удобно, но открыть и посмотреть какие-то цифры – вполне. Для тех, кто пользуется сервисами и программами, все проще. У многих из них есть удобные мобильные приложения, которые полностью или частично дублируют функциональность десктопной и браузерной версии. Анализировать доходы/расходы, вносить затраты и заниматься финансовым планированием можно откуда угодно.

Примеры приложений:

• «Финолог»,
• «ЕКАМ.Бизнес»,
• «Финансы бизнеса»,
• «Учет для стартапа и м.бизнеса» – Easy Finance,
• «ФинГрад Монитор».

Кстати, у крупных систем управления предприятием, в которые встроены модули финансового учета, тоже есть мобильные приложения. Они, конечно, не дают всех возможностей полной версии, но содержат отдельные функции, которыми удобно пользоваться со смартфона или планшета.

Фиксировать информацию и идеи

Голова предпринимателя забита мыслями о развитии бизнеса 24/7. В любой момент может промелькнуть блестящая идея, прийти важная информация или попасться полезная ссылка в браузере. Пытаться удержать все в голове – плохая идея, что-нибудь обязательно забудется.

Многие используют бумажные блокноты и ежедневники для записи и хранения ценных идей. Однако в них не очень удобно систематизировать и искать информацию, а в случае со ссылками этот способ вообще не выдерживает никакой критики. Мобильные приложения в этом плане гораздо функциональнее – сортировать заметки, ссылки, документы и фотографии можно по папкам и тегам, а быстро находить нужное – с помощью поиска по ключевым словам. Когда нужно что-то быстро зафиксировать на ходу, пригодятся голосовой набор и запись аудиофайлов.

Примеры приложений:

• Evernote,
• Google Keep,
• Light Notes,
• Remember,
• Microsoft OneNote.

Кстати, некоторые продукты имеют и мобильную, и десктопную/браузерную версии, которые синхронизируются между собой. Таким образом, с какого устройства вы бы не заносили информацию, все попадает и систематизируется в единую систему.

Сканировать документы

В бизнесе порой возникают ситуации, когда нужно отсканировать документ, чтобы сохранить себе или кому-то отправить. При этом ни компьютера, ни оргтехники под рукой нет.

Решить эту задачу, конечно, можно с помощью обычной камеры смартфона – просто сфотографировать и отправить. Однако такие снимки не всегда получаются качественными, да и на фоне останется стол, стул или спина подчиненного.

Специальные мобильные приложения для сканирования тоже используют камеру смартфона, однако они:

• автоматически захватывают сам документ, обрезая все лишнее;
• выравнивают его так, будто вы воспользовались обычным сканером;
• применяют фильтры, которые повышают качество, делают изображение читабельным и презентабельным.

Примеры приложений:

• Prime PDF Scanner,
• Tiny Scanner,
• Scanbot,
• «Турбоскан»,
• CamScanner.

Есть у таких приложений и другие полезные функции – подпись отсканированных копий пальцем/стилусом по экрану, наложение печатей, распознавание текста, сохранение в разных форматах и другие.

Готовить презентации

С помощью презентаций в бизнесе решаются самые разные задачи – финансовый отчет для акционеров, обучающие материалы для сотрудников, коммерческие предложения для клиентов, планы по развитию для инвесторов и многое другое. Готовить все это можно в разных программах, но, пожалуй, самые популярные – PowerPoint от MS Office и «Google Презентации». Как вы догадались, у них тоже есть мобильные версии.

Я не предлагаю полностью делать презентации на смартфоне. Хотя, когда файл нужен срочно, а доступа к компьютеру или ноутбуку нет, такая возможность будет очень кстати. Если исключить форс-мажоры, мобильное приложение для создания презентаций пригодится, чтобы еще раз просмотреть слайды в ожидании встречи или выступления, подправить недочеты.

Примеры приложений:

• Microsoft PowerPoint,
• «Google Презентации»,
• «Конструктор презентаций»,
• AndrOffice,
• Presentation Remote.

Кстати, устанавливать несколько приложений не обязательно – документ, созданный на компьютере в PowerPoint, отлично открывается для редактирования в мобильном приложении «Google Презентации», и наоборот.

Подбирать сотрудников

Подбор и найм персонала – рутинная задача, на которую не хочется тратить много времени. В крупных кампаниях руководитель делегирует ее HR-службе, в малом бизнесе владельцам приходится заниматься этим самостоятельно:

• публиковать вакансии;
• просматривать резюме;
• проводить собеседования;
• оформлять документы.

Конечно, мобильные приложения не помогут тратить меньше времени на встречи и переговоры, а вот на поиск и подбор кандидатов – вполне. Независимо от того, на каких площадках вы ищете сотрудников, это можно делать в смартфоне, например, пока ждете встречи. У многих популярных кадровых сервисов есть приложения, в которых можно просматривать отклики и резюме, отправлять сообщения и приглашения на собеседования.

Примеры приложений:

• HH.RU,
• SuperJob,
• «Indeed Работодатель»,
• «HR.Зарплата.ру»,
• JobLab.ru.

Кстати, публиковать вакансии и искать резюме можно в соцсетях и мессенджерах, и тоже с мобильного.

Управлять офисной техникой

Несмотря на развитие облачных технологий, наш бизнес все еще не может обходиться совсем без бумажных документов. Договорами, счетами, актами, накладными принято обмениваться в оригинале и на бумаге. И все это нужно печатать, сканировать, копировать.

На первый взгляд, мобильное приложение тут ни к чему – все равно техника физически находится в офисе, а распечатать там можно и с компьютера. С другой стороны, печатать со смартфона удобно, например, когда вы спешите на встречу и уже выключили десктоп. Мелочь, конечно, но сэкономит 5–10 минут времени, которого всегда не хватает.

Другая полезная функция современных принтеров – прием заданий на печать по электронной почте. Вы можете отправить договор на проверку юристам или счет в бухгалтерию сразу на принтер, где бы вы ни находились.

Управлять с телефона получится только современными принтерами, у которых есть интеграция с мобильными приложениями. Если вашему аппарату сто лет в обед, придется по-старинке.

Контролировать рабочее время сотрудников

Учет рабочего времени не только про «доверять или проверять», но и про начисление зарплат и премий, оценку эффективности используемых методов и инструментов, оптимизацию процессов и другие бизнес-задачи.

Следить, сколько времени сотрудники тратят на отдельные задачи и работу в целом, удобно с помощью программ и онлайн-сервисов. Многие из них сейчас имеют мобильные приложения. Функциональность последних позволяет анализировать показатели по компании в целом, отделам и конкретным людям, задачам и процессам.

Примеры приложений:

• Timeneye,
• aTimeLogger,
• BioTime,
• Yaware TimeTracker,
• ZapTimer.

Кстати, подобные инструменты позволяют не только анализировать продуктивность тех, кто трудится за компьютером, но и контролировать рабочее время в торговой точке, на складе или производстве.

Бронировать транспорт

Логистика – один из самых сложных и затратных процессов. Даже если вы просто отправляете грузы транспортными компаниями и курьерскими службами, все равно отнимает время:

• оформление и подписание документов;
• поиск и бронирование транспорта на нужное время;
• отгрузка-приемка.

Работу в этом направлении облегчают мобильные приложения с мощной функциональностью и качественным юзабилити. Стандартный набор функций позволяет рассчитывать стоимость и сроки, оформлять заказы, оплачивать и отслеживать процесс перевозки.

Примеры приложений:

• «Деловые линии»,
• ПЭК,
• Egruz,
• «АТИ Грузы и Транспорт»,
• IBEX.

Приложения, конечно, не избавят от необходимости искать надежного партнера, заключать договоры и вести документооборот, но немного времени сэкономят.

Управлять складскими запасами

Для управления запасами и складского документооборота часто используются программные решения, функциональность и сложность которых зависят от размеров бизнеса. Сейчас на рынке есть крупные коробочные решения, вроде «1С: Логистика: Управление складом», и легкие облачные продукты, например, «МойСклад». Также модули для управления складом есть во многих CRM и сервисах автоматизации розничной торговли.

Мобильные приложения тут пригодятся менеджерам по продажам и работникам склада. Первые смогут оперативно проверять остатки и бронировать товар под клиента, когда работают «в поле» – ездят на встречи и переговоры. Вторым будет удобнее принимать и вносить поступления в систему, сверять остатки в программе с тем, что физически есть на складе.

Примеры приложений:

• «МойСклад»,
• «ZAICO – складской учет»,
• «Учет товаров – простой склад 2.0»,
• «1С: Торговля и Склад»,
• «Мобильная касса и склад».

Функции складского учета в приложениях часто объединяют с другими направлениями: кассовыми операциями, учетом продаж, CRM, финансовым учетом и т. д.

Что говорят предприниматели

Чтобы понять, какие инструменты действительно востребованы, я решила спросить у предпринимателей, какими приложениями пользуются они. Ожидаемо лидером оказались различные мессенджеры, через которые в компаниях общаются с клиентами и сотрудниками. Этот тип приложений упоминали все.

А вот несколько наиболее интересных, на мой взгляд, историй.

Индивидуальный предприниматель получает большую часть заказов через WhatsApp

Мобильные приложения помогают быстро и эффективно решать вопросы в сфере онлайн-образования

Улучшили качество обслуживания и оптимизировали процессы в сети салонов красоты

А какие мобильные приложения используете вы, и как они помогают вашему бизнесу? Или, может быть, есть задачи, которые вы хотели бы решать в смартфоне, но пока не нашли подходящего решения? Давайте обсудим в комментариях.