Это оказалась российская разработка Kaiten.
Таск-трекер – маст-хэв для любой IT-команды. Однако подобрать подходящий инструмент, который устроит всех сотрудников и адаптируется под нужды отдела, не так-то просто. Команда «Диван.ру» перепробовала четыре сервиса для организации работы и только с пятой попытки нашла подходящее решение.
О плюсах и минусах каждого протестированного сервиса рассказал IT-директор компании «Диван.ру» Александр Пестов.
Зачем «Диван.ру» нужен таск-трекер
«Диван.ру» на рынке уже более 6 лет. Офлайн-представительства компании есть в 44 регионах, а онлайн мебель из магазина можно заказать в любую точку страны. «Диван.ру» очень серьезно относятся к e-com. Разработкой сайта, поддержкой внутренних CRM-систем у нас занимается собственная IT-команда – без хорошего таск-трекера работа такой команды не будет эффективной.
На сегодняшний день в IT-команде уже более 50 человек
Сначала мы отказались от «Битрикса» в пользу Jira и Trello
Все сотрудники «Диван.ру» работают в системе «Битрикс24», поэтому сначала наша команда разработки тоже активно пользовалась данным сервисом. Но через некоторое время мы поняли, что вся наша работа строится на экспорте задач из системы и анализов, проведенных в таблицах Excel. «Битрикс24» – хороший инструмент, но IT-отделу не подошел.
«Битрикс24» подходит всей компании, но IT-подразделению пришлось искать другой сервис
Так что мы начали поиск другого сервиса. Нам было важно, чтобы система помогала:
- устанавливать различные типы задач, WIP-лимиты;
- производить отчетность по ним;
- проводить анализ по стадиям работы канбана;
- моделировать Swimline, то есть группировать задачи в линии по командам исполнителей или отделам.
В итоге пришли к двум самым используемым в IT-сфере сервисам: Jira и Trello.
На тот момент двум отделам – веб-разработки и 1С-разработки – была важна разная функциональность, поэтому решили протестировать оба сервиса.
- Первый отдел переехал в Jira. Jira обладала хорошей типизацией задач, углубленной настройкой досок и желаемой отчетностью.
- Второй отдел «пересел» на Trello. Он оказался легким в использовании, удобным, понятным и позволял работать по канбан-системе. Если собственной функциональности сервиса не хватало, на помощь приходили расширения, которые мы писали сами под себя.
Как строилась работа в Jira
Отделы разрастались, и через некоторое мы поняли, что пора сливаться в одно крупное направление. Возникла необходимость поменять инструменты, чтобы работа всей команды строилась в рамках одного сервиса и всех устраивала.
Почему решили попробовать YouTrack
Мы сели за стол переговоров и начали обсуждать пожелания по таск-трекеру обеих команд. Поняли, что нам важно, чтобы у решения были возможности:
- гибкой настройки досок;
- изменения значения поля задач;
- установки WIP-лимитов;
- группировки задач в swimline;
- преднастройки отчетности.
YouTrack отвечал всем требованиям, имел простой движок автоматизации внутри доски на JS, что позволяло бы легко дописать недостающие интеграции. Так случился наш первый глобальный переезд – мы смогли наконец собрать все задачи в одном месте.
Однако перенос всех задач из Jira и Trello занял много времени, а для интеграции с другими корпоративными решениями пришлось саморучно писать программу. Все это было долго, муторно, но результат нас устраивал. Команда могла следить за всем рабочим процессом в «одном окне». Ну ладно, «в полтора окна»: с отчетами в рамках этой системы возникали проблемы, поэтому использовался сторонний сервис. И все равно этот вариант рабочего процесса был намного лучше предыдущего.
Так стал выглядеть наш рабочий процесс в YouTrack
Почему нам снова пришлось переезжать весной – на этот раз в Kaiten
В марте 2022-го нас ждал новый удар: из-за ситуации в мире YouTrack отказался принимать наши карты к оплате. Нужно было срочно что-то с этим делать, куда-то переезжать, кричать, плакать, искать отечественный аналог.
Когда на горизонте замаячил переезд из текущего сервиса, команда издала тяжкий вздох, использовала пару крепких словечек и взялась за поиски отечественного решения. Вспоминая предыдущий опыт, предполагали, что потеряем кучу времени и нервов.
После очередных обсуждений начали склоняться в пользу Yandex Tracker. Пытались определить, подходит ли сервис нам. Но потом кто-то в команде спросил: «Ребят, а вы рассматривали Kaiten?». Я вспомнил, что когда-то слышал положительные отзывы на этот таск-трекер.
Год назад у нас был соискатель, который советовал сервис Kaiten, и только сейчас мы решили его попробовать
В итоге решили не останавливаться только на «Яндекс.Трекере», но поюзать и демоверсию Kaiten.
Во втором сервисе всего за один день смогли настроить все под себя, посмотрели возможности организации рабочих областей и отчетности. Необходимости в тестировании «Яндекса» даже не было. Нам понравился Kaiten, мы сделали выбор, решили не тратить больше времени на тесты и начали переезд.
Первый взгляд на Kaiten
Легкий перенос данных
С помощью массовой загрузки оперативно перенесли все задачи, а благодаря разработкам Kaiten настроили интеграции через API. Никаких костылей, палок и самописок не понадобилось. Техподдержка помогала решать все возникающие проблемы решались быстро – это тоже очень упростило работу.
Небольшие лаги
Минусы во время переезда тоже были. Видимо, в марте многие российские компании одновременно решили перейти на отечественный сервис: был пик нагрузки, и случались лаги. Например, сервис долго подгружался. Сегодня таких ошибок в сервисе уже не наблюдается. 10 марта мы полностью интегрировались и с тех пор работаем в Kaiten.
Комфортная стоимость
Сначала показалось, что за Kaiten придется платить больше, чем мы готовы были тратить раньше: мы решились на переезд, потому что российский сервис в текущих условиях оказался самым надежным выбором. Но в итоге цена оказалась привлекательной. В тот момент доллар достиг максимума, поэтому вышло даже дешевле, а после всех валютных перепадов стоимость получилась примерно такой же, даже чуть ниже, чем платили раньше.
Гостевой доступ
Потом мы познали всю прелесть гостевого доступа, который предлагает Kaiten, и возрадовались. Менеджерам (грубо говоря, «заказчикам») из другого отдела смотреть за ходом задач важно, а участвовать в их обновлении необязательно. В Kaiten на такие случаи есть гостевой доступ: за пользователей, которые только наблюдают, не надо платить дополнительно или искать неудобное, но бесплатное решение. До этого нам приходилось дублировать все в другую систему, чтобы коллеги из разных отделов понимали, на каком этапе находится та или иная разработка.
Так сегодня выглядит рабочий процесс в Kaiten
Через некоторое время YouTrack, который мы не могли оплатить в марте, дал нам полгода бесплатного использования. Однако мы уже переехали в Kaiten, и нам здесь понравилось намного больше. Сейчас к той платформе у нас сохранился доступ, но мы ее забросили.
Как мы работаем в Kaiten сейчас
Плюсы новой системы
Плюсов в процессе использования обнаружилось немало. Коротко о том, что понравилось.
Отечественная разработка
Выбор сервиса начался именно с этого критерия. Серверы Kaiten находятся в РФ, подключена русская платежная система CloudPayments. Можно платить в рублях – в них зафиксированы цены.
Устройство рабочих пространств
Удобно выстроен рабочий процесс. К примеру, в том же Trello всего один уровень абстракции: каждая доска пространства существует в гордом одиночестве, поэтому, когда нужно перенести задачу с одной доски на другую, начинаются танцы с бубнами, не говоря уже о том, что целостность процесса теряется.
В Kaiten процесс выстроен максимально комфортно: в одном пространстве можно расположить доски так, как это удобно конкретному сотруднику (у всех рабочее пространство выглядит по-разному), а задачи легко перекидывать не только с доски на доску, но и между пространствами.
Работа в пространстве Kaiten
WIP-лимиты
В методологиях Agile и Kanban ограничение количества задач, взятых в работу (work-in-progress – отсюда и появилось понятие WIP-лимит), является одним из условий успешного выполнения проектов. Если у сотрудника больше определенного количества задач в один момент, то он не успеет их сделать или сделает плохо.
До этого мы не видели возможности настроить отслеживание количества задач в каждой колонке ни в одном сервисе. Приходилось все мониторить «вручную».
WIP-лимиты
Отчетность
В других сервисах, которые мы использовали, «врожденные» инструменты анализа не всегда работали корректно, и приходилось использовать сторонний сервис.
В Kaiten в рамках основных тарифов уже представлен весь базис для анализа продуктивности команд. Причем все работает корректно, графики строятся в соответствии с заданными параметрами:
Отчеты в Kaiten
Я часто пользуюсь, например, готовым графиком пропускной способности. Он показывает, сколько карточек создаются и делаются нами еженедельно или ежемесячно. Это упрощает контроль рабочего процесса.
Служба поддержки
Максимально отзывчивая и душевная. Ответы получаешь в течение 10 минут. Можно просмотреть все заявки, которые были оставлены ранее, и статус по ним, а оповещения показывают, когда приходит ответ.
Техподдержка всегда готова прийти на помощь
Самым приятным оказалось то, что обратная связь не уходит в никуда. Тот самый момент, когда компании рассылают опросы и спрашивают: «Что вам не нравится в нашей работе? Что бы вы изменили?». Можно отвечать, можно не отвечать – вас все равно, скорее всего, не услышат. Сотрудники Kaiten слышат и стараются максимально оперативно внести изменения, доработать функциональность.
Служба поддержки ответила на наш вопрос и создала помогающий гайд для нас и других клиентов, чтобы подобные вопросы больше не возникали
Story map (Карта истории)
Инструмент для создания различных декомпозиций, то есть для визуализации того, как реализовывался тот или иной проект. Он выстраивает туры, карты, сравнительные экраны, чтобы охватить все от потребностей до историй пользователей. Это вшито в стандартную версию.
Когда у нас только появился доступ к такому инструменту, мы активно начали использовать его в работе. Теперь можно визуально оценить весь ход работ, а также вовремя заметить слабые места в процессе. Сегодня даже отделы, которые не делали этого ранее, пользуются картами историй.
Story map в Kaiten
Минусы новой системы
В каждой бочке меда есть ложка багов. Теперь о недочетах, которые встретились нам на пути:
- Не хватает массового закрытия задач, планирования user story, сворачивания колонок.
- При дополнении story map происходит дублирование задач. Это неудобно, приходится вручную мониторить дубли и удалять лишние.
- Нет предсохраненных фильтров для отчетов. Поэтому, чтобы сохранить отчеты, сейчас команда «коллекционирует» в файлик необходимые урлы.
- Служба поддержки представлена отдельным модулем. В целом, удобный и интересный модуль, но не хватает функциональности по маршрутизации задач. То есть у нас заходит несколько подразделений, например, веб-разработка, 1С-разработка, и им надо выбирать, куда зайти. Если это делать через сервисы, то получится очень много сервисов. Поэтому решили оставить только сисадминов – им какой-то сильной маршрутизации не нужно.
- Не критичный минус, но команде некомфортно: закрытые задачи продолжают отражаться на доске.
Мы не страдаем из-за этих недостатков, потому что они не такие существенные. Плюс называя минусы сегодня, я уверен, что в скором времени команда сервиса их поправит. Даже мы с командой уже внесли лепту в развитие сервиса – рассказывали им о багах и запрашивали гайды.
Выводы
За нашей спиной использование четырех сервисов и выбор нового в краткие сроки. Каждый из протестированных сервисов был по-своему хорош, но не всегда подходил для нашей работы. Мы рады, что нашли Kaiten – сервис не уступает аналогам, а в чем-то их даже превосходит. И, главное, он надежный: российская разработка не уйдет с рынка и не удалит все ваши рабочие наработки.
Когда начался вынужденный переезд, казалось, что придется просто выбрать лучшее из худшего – мы привыкли верить, что российские сервисы уступают западным. Но оказалось, что это не так: российский Kaiten решает все наши задачи и даже предлагает классные инструменты, которые мы не использовали раньше. Никто не захотел возвращаться, даже когда проблемы с оплатой решились.
Налаженный процесс работы в Kaiten
Если вы занимаетесь электронной торговлей, рекомендую «Кайтен» для управления проектами. Его можно попробовать бесплатно.
