22 лучших инструмента тайм-менеджмента – для тех, кто вечно ничего не успевает

И если вы хоть раз интересовались, сколько стоят курсы по тайм-менеджменту, вы наверняка оцените эту бесплатную, но весьма полезную шпаргалку.

«И когда ты только все успеваешь?» – этот вопрос я слышу довольно часто. В основном, когда люди узнают, что я – молодая мама, у которой сразу несколько журналистских проектов, две собаки, большая стройка дома и тренировки по плаванию два раза в неделю. У меня нет штата прислуги, но я на протяжении многих лет практикую сразу несколько техник тайм-менеджмента, которые позволяют мне:

• успевать больше дел единовременно;
• держать ситуацию под контролем;
• не свихнуться и не захлебнуться в интенсивном потоке ежедневных задач.

Хорошая новость в том, что вам не придется штудировать кипы деловой литературы, проходить обучающие семинары или методом проб и ошибок искать техники тайм-менеджмента, которые реально работают. Это я уже сделала за вас.

Кстати, если вы что-то не успеваете, задачи можно делегировать – отдавать на аутсорс, например. Продвижение, SEO, SMM и множество других задач для вас могут выполнить специалисты TexTerra.

Что такое тайм-менеджмент

Британский писатель и поэт Клайв Стейплз Льюис в свое время абсолютно верно подметил: «Будущее – это то, чего каждый достигает со скоростью шестьдесят минут в час, что бы он ни делал, кем бы он ни был». У каждого из нас есть только 24 часа в сутках и то, как мы ими распоряжаемся, действительно определяет наше будущее. И если вы читаете этот материал, вы наверняка хотя бы краем уха что-то слышали о техниках и методах качественного управления временем – тайм-менеджменте.

Способов грамотно организовать свое время – великое множество, но все они стоят на трех китах:

Освоив эту базу, вы с легкостью научитесь применять различные методики тайм-менеджмента в своей повседневной жизни, а, возможно, даже изобретете свой собственный метод. Это как с автомобилем: если знаешь, как водить, уедешь и на «Оке», и на Мерседесе.

Методики для тех, кому сложно что-то начать

В этой подборке вы найдете техники тайм-менеджмента для тех, кто не понаслышке знает о прокрастинации. Не проходите мимо, если вы все время откладываете важные дела на потом.

Поедание салями

Зачем мне это: Вы научитесь покорять глобальные цели и выполнять, казалось бы, невыполнимые задачи. Ну, а заодно узнаете, при чем тут вообще салями.

В чем суть: Согласитесь, сложно за раз съесть целую палку салями. Но, если разрезать ее на мелкие кусочки, задача уже не кажется столь трудновыполнимой.

Что надо делать: Напишите на листе бумаги какую-то глобальную задачу, которую вам нужно выполнить Например, «запустить новый проект» – даже на слух звучит страшновато и очень масштабно. А теперь начинаем «нарезать» эту глобальную задачу на этапы и подзадачи: выделить ЦА, организовать маркетинговое исследование, придумать слоган, разработать фирстиль и так далее до тех пор, пока не разобьете эту глыбу на мелкие кусочки.

Очень важно не только прописать конкретные шаги для реализации какой-то задачи, но и расставить их в хронологическом порядке. Чтобы затем медленно, но верно, двигаться к финишной прямой.

Матрица Эйзенхауэра

Зачем мне это: Система позволяет отделить срочные дела от менее срочных и понять, чем вам важнее заняться в данный момент. Подойдет для тех, кто не знает, откуда подступиться к задачам.

В чем суть: Матрица Эйзенхауэра подразумевает распределение дел по двум основным критериям: срочность и важность. Они идут в паре друг с другом. По сути матрица представляет собой таблицу, в которой вы группируете задачи, планируете их выполнение и расставляете в приоритетном порядке.

Что надо делать: Создайте таблицу, в которой все задачи будут разделены по четырем категориям:

• срочные и важные
• срочные и не важные
• важные, но не срочные
• не срочные и не важные

Визуально такая таблица похожа на SWOT-анализ, но лучше один раз увидеть, так что прилагаем фото ниже.

Правило 10 минут

Зачем мне это: Вы сможете выполнить любую задачу, даже ту, до которой все никак не доходят руки.

В чем суть: Самое страшное – начать. Но если ты знаешь, что «просто зайдешь на минуточку», миссия кажется выполнимой.

Что надо делать: Скажите себе: «Я буду заниматься этим делом только 10 минут, а затем пойду отдохну». Скорее всего, за 10 минут вы успеете втянуться в процесс и уже не сможете остановиться.

Поедание лягушки

Зачем мне это: Метод позволяет не откладывать дела в долгий ящик – особенно дела трудные и неприятные.

В чем суть: Метод придумал мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на свое нежелание.

Что надо делать: Собственно, съедать с утра ту самую «лягушку» – то есть выполнять сходу те задачи, которые вам в тягость. Решение сложных и неприятных задач с утра – залог бодрого и позитивного настроя на весь оставшийся день.

Метод помидора

Зачем мне это: Метод позволяет «войти в колею» и выполнять монотонные и рутинные задачи, заниматься которыми ну совсем не хочется. А еще благодаря нему можно оставаться в фокусе задач и добиваться целей, не перегружая себя.

В чем суть: «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут – 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. В течение работы лучше избавиться от всего, что отвлекает: смс, личные звонки, соцсети и т.д. Для этого и придуманы короткие перерывы. После четырех «помидорок» необходимо сделать большой перерыв в 20-30 минут.

Что надо делать: Для того, чтобы работать с этой техникой вам было максимально удобно, рекомендуем сперва найти в интернете онлайн-версию таймера «помидор». Для этого наберите в строке браузера один из следующих вариантов запроса: таймер помидор, помидорковый таймер, pomodoro tracker.

Выберите тот, чей интерфейс вам максимально удобен. Мне, например, нравится этот. Далее работаем по уже обозначенной нами схеме:

1. Запускаем таймер «помидор».
2. Работаем пока таймер не прозвонит.
3. Делаем короткий перерыв (3-5 минут).

Продолжайте работать «помидор» за «помидором», пока все задачи не будут выполнены. Каждые 4 «помидора» делайте длинный перерыв (15-30 минут). Кстати, не обязательно делать перерывы строго по инструкции. Вы можете устанавливать свои временные отрезки, которые удобны вам. Например, мне комфортнее делать короткие перерывы по 10 минут, а длинные – по 20. Настройки таймера «помидор» можно менять под себя, так что действуйте.

Метод 1-3-5

Зачем мне это: Метод поможет расставить приоритетность задач, если вы имеете дело с большим объемом работы.

В чем суть: За один день нужно завершить одно крупное дело, три средних и пять маленьких. Такое соотношение количества и сложности дел помогут продуктивно провести день, не устав при этом сильно от работы и обязанностей.

Что надо делать: Заранее составьте список дел на день и выделите в нем 9 задач: 1 крупную задачу, 3 средние и 5 мелких. Лучше начинать выполнять задачи именно в таком порядке – от общего к частному. Тогда, если к концу дня у вас не останется времени на какую-то из мелких задач, это не будет так критично, как если вы не сделаете нечто очень важное.

Принцип Парето

Зачем мне это: Техника помогает понять, что главное, а что – второстепенное.

В чем суть: По-другому эта техника называется называется «Правило 80/20». По мнению экономиста и социолога Вильфредо Парето, 20% наших действий отвечают за 80% результата.

Что надо делать: Руководствуясь принципом Парето, распланируйте свой рабочий день:

• Запишите на листок все свои задачи.
• Присвойте каждой задаче свой балл – чем задача важнее, тем выше должен быть балл.
• Лидеры по количеству баллов – это и есть те задачи, над которыми нужно работать в первую очередь.

Методики для тех, кого завалило работой

Если рабочие и личные дела уже накрыли вас с головой, подобно снежной лавине, потратьте несколько драгоценных минут на эту подборку. Да, мы понимаем, что у вас дедлайны. Но эти техники реально помогут вам не загнаться и систематизировать хаос.

Канбан (Kanban)

Зачем мне это: Метод позволяет добиться того, чтобы вы управляли рабочими процессами, а не наоборот. А еще вы сможете видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

В чем суть: Канбан – это метод организации работы таким образом, чтобы равномерно распределять нагрузку между людьми и соблюдать дедлайны. Лично я впервые столкнулась с ним еще в редакции одного новостного издания. Там с помощью канбан-доски между журналистами-новостниками распределяли супер интенсивный поток инфоповодов.

Что надо делать: Для начала, стоит обзавестись инвентарем – без канбан-доски тут не обойтись. Нарисовать такую можно в Excel или Google Таблицах (чтобы можно было корректировать онлайн). Самый простой вариант – доска с тремя столбцами: «Надо сделать», «В работе», «Сделано». По мере того, как вы выполняете задачи, просто передвигайте их из столбика в столбик. Название столбиков и их количество зависит только от специфики вашей работы – «обозвать» колонки можно так, как удобнее вам.

Кстати, если не любите что-то чертить самостоятельно, в интернете есть множество сервисов для создания канбан-досок онлайн. Лично мне нравится Yandex Tracker. Но можно обойтись и специальным шаблоном для Google Таблиц. Подробнее о них можно узнать здесь.

Zero box

Зачем мне это: Вы сможете наладить работу с документами и разгрести, наконец, завалы в рабочей почте и мессенджерах.

В чем суть: Ваша папка «Входящие» (это не только почта, но и любая неразобранная информация и задачи, с которыми вы пока не решили, что делать) всегда оставалась пустой.

Что надо делать: Раз в день выделяйте время на то, чтобы разобрать вашу папку «Входящие» в почте и мессенджерах. Решайте прямо здесь и сейчас, что сделать с каждым пунктом: выполнить, отложить, передать, ответить или удалить. Только ни в коем случае не откладывайте ни одно письмо на потом.

4D

Зачем мне это: Метод поможет, если рабочие задачи сыплются на вас как из рога изобилия, а вы не знаете, с какой стороны к ним подступиться. Не подходит для долгосрочного планирования. Это экстренная мера чтобы разгрести текучку и не сойти с ума.

В чем суть: С каждой рабочей задачей можно совершить одно из четырех действий:

• Do (сделать) – важные задачи, которые нужно сделать вам лично, их нельзя выбросить или передать.
• Delegate (делегировать) – поручить задачу кому-то (коллеге, помощнику, секретарю), если у вас нет времени выполнить задачу самому.
• Delete (удалить) – некоторые задачи не важны по сравнению с другими или же не актуальны, от них стоит попросту отказаться.
• Delay (отложить) – сложные задачи, не требующие немедленного решения, стоит отложить, чтобы решить насущные проблемы (но, откладывая дело, четко задайте срок, когда вы к нему приступите).

Что надо делать: Берите каждую рабочую задачу и совершайте с ней одно из четырех вышеописанных действий. И делайте так до тех пор, пока не резгребете все дела.

Правило 90/30

Зачем мне это: Методика помогает организовать рабочий процесс и повысить вашу продуктивность.

В чем суть: В основе метода – сила привычки. Исследования показали, что 90 минут – это оптимальный отрезок времени, на протяжении которого человек может быть сконцентрирован на одной задаче. Далее очень важно сделать перерыв, чтобы мозг отдохнул и мог снова приступить к работе.

Что надо делать: Начинайте свой день с самой главной задачи и работайте над ней 90 минут, не отвлекаясь. После этого отдохнуть полчаса и повторить цикл столько раз, сколько получится. Во время перерыва можно делать какие-то легкие дела, которые не требуют вашей концентрации и помогают оптимизировать рабочий процесс. Проверьте почту, ответьте на сообщения в мессенджерах, наконце, просто прогуляйтесь по улице и подышите воздухом.

Методики для тех, кто не умеет планировать

Ни одну крупную вершину нельзя покорить спонтанно. Для этого нужен четкий план действий. В этой подборке есть техники, которые помогут вам научиться ставить цели и определять, что должно быть сделано для их достижения. Особенно подойдет тем, кто работает с задачами без конкретного дедлайна.

Метод «Автофокус»

Зачем мне это: Метод поможет спланировать нечто важное тем, кто совершенно не умеет ничего планировать и считает, что отсутствие плана – это тоже план. А еще «Автофокус» помогает начать прислушиваться к себе и перестать ориентироваться исключительно на рациональные показатели.

В чем суть: Система работы с задачами «Автофокус» была предложена британским специалистом по тайм-менеджменту Марком Форстером. Она представляет собой список всех дел и задач, которые требуют вашего внимания. Цель работы с «Автофокусом» – организовать свою жизнь таким образом, чтобы освободить мозг для размышлений и включить в работу подсознание. Так что, творческие личности – ваш выход.

Что надо делать: Запишите все ваши дела. Да, вообще все-все дела, которые вам нужно сделать («заказать на маркетплейсе тот самый свитер» – тоже внесите в список).

После этого не спеша пройдитесь по этому списку глазами, пока взгляд не зацепится на какой-то конкретной задаче. Важно, чтобы это произошло произойти как бы само собой, бессознательно. Если почувствовали, что хотите заниматься этой задачей, – займитесь ей, и делайте это до тех пор, пока вам хочется.

Закончили дело? Вычеркните его из списка, а если нет, то тогда перенесите его в конец списка. Продолжайте работать со списком задач, каждый раз выбирая себе дело по душе.

Естественно, такой метод не подойдет для работы с жесткими дедлайнами, но для творческих натур, не загнанных в жесткие временные рамки – вполне.

Диаграмма Ганта

Зачем мне это: Метод позволяет планировать какое-либо дело в долгосрочной перспективе, а также отслеживать свою работу на длинной дистанции.

В чем суть: Диаграммы Ганта – это инструмент управления проектами, иллюстрирующий то, как выполняется запланированная работа с течением времени.

Что надо делать: Построение диаграммы можно условно разбить на 5 шагов.

1. Определение временных рамок – назначьте даты начала и окончания проекта и разместите их в начале и в конце графика. Заполните промежуточные столбики часами, днями, неделями в зависимости от продолжительности проекта. Задачи размещают в столбиках в соответствии с тем, когда над ними будут работать.
2. Добавление задач и подзадач – разбейте проект на задачи и подзадачи, назначьте для каждой дедлайны. Сразу можно назначить ответственных за выполнение задач.
3. Описание зависимости между задачами – связи между задачами можно обозначить в диаграмме стрелками.
4. Добавление вех – имеются в виду даты, контрольные точки, обозначающие завершение больших частей работы. Вехи показывают, какие задачи нужно завершить к контрольным точкам, и помогают расставить приоритеты.
5. Обновление работы – график обновляют при любых новых вводных: появились новые задачи, сменились ответственные и т.д.

Если вам кажется, что с нуля самому нарисовать такую диаграмму сложно (а вам не кажется), воспользуйтесь готовым шаблоном диаграммы Ганта в расширении для Google Таблиц Template Gallery. О том, как его скачать, можно прочитать вот тут.

Подготовка с вечера

Зачем мне это: Лично я обожаю этот метод, поскольку по утрам он дарит ощущение, что у тебя уже все схвачено на день вперед. Особенно подойдет «совам», которым сложно собраться с мыслями по утрам.

В чем суть: В принципе, название говорит само за себя. Готовь сани летом, а план на день – с вечера.

Что надо делать: Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы заранее поймете свою нагрузку и сможете равномерно распределить задачи. Лично я готовлю с вечера не только перечень дел на завтра, но также свою одежду и сумку с вещами для дочки (если нам предстоит совместная поездка куда-либо). Это серьезно экономит время с утра и позволяет сосредоточиться на том, что действительно важно. Например, на утреннем кофепитии без спешки и страха куда-то опоздать.

Метод временных блоков

Зачем мне это: Наличие у вас списка задач совершенно не дает представления о том, как распорядиться своим временем и сколько его потребуется для выполнения всех задач. Например, на «составление еженедельного отчета» у вас уйдет примерно 3 часа, а на покупку таблеток для посудомойки на меркетплейсе – 1 минута. А в списке задач это две одинаковые строчки.

В чем суть: Метод временных блоков состоит в том, чтобы не только вести список дел, но и отводить в нем конкретное время под каждую задачу.

Что надо делать: Ведите не список дел, а календарь. Помещайте в него временные блоки, эквивалентные сложности задачи. Выполняйте задачи по очереди, вычеркивая или удаляя выполненные пункты. Это позволит почувствовать, что вы все успеваете.

Сделаю это завтра

Зачем мне это: Метод позволит осознать, что срочные дела, как правило, не такие уж и срочные и научиться смотреть на перспективу.

В чем суть: Оказывается, героиня книги Маргарет Митчелл «Унесенные ветром» Скарлетт О’Хара знала толк в тайм-менеджменте. Ее культовая фраза: «Я подумаю об этом завтра» довольно точно отражает суть этого метода.

Если серьезно, то автор техники и одноименной книги – американский бизнес-тренер Марк Форстер. Он предлагает не хвататься за срочные задачи, а переносить их на завтра. Но если вам кажется, что дело запахло прокрастинацией, не торопитесь с выводами.

Что надо делать: Подготовьте план задач на день. На протяжение всего дня занимайтесь исключительно тем, что запланировано в вашем списке. Внезапно вам поступила какая-то срочная задача? Запишите ее в список дел на завтра. И завтра действуйте по той же схеме.

Иначе говоря, занимайтесь только тем, что запланировали еще с утра, и даже под страхом смертной казни не хватайтесь за дела, которые возникли после вашей утренней «планерки» с самим собой.

Методики для тех, кто хочет быть продуктивным

Способность достигать целей в кратчайшие сроки с минимумом затраченных сил – это задачка со звездочкой. Но методики, собранные в этой подборке непременно помогут вам прокачать этот полезный и важный скилл.

Правило трех дел

Зачем мне это: Метод позволит ощущать себя продуктивным даже в том случае, если вы не умеете совмещать несколько дел одновременно. А еще оно помогает не сбиться с курса, окопавшись в мелких бытовых делах.

В чем суть: «Правило трех» придумал автор книги «Мой продуктивный год» Крис Бейли. Согласно этой технике, для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.

Что надо делать: Пробегите глазами свой список дел на день и выберите три самых важных, на свой взгляд, дела. Это и будет ваш обязательный минимум на сегодня. На следующий день проделайте то же самое. правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год. Благодаря нему вы будете технично, шаг за шагом двигаться к своим более глобальным целям.

Метод Тима Ферриса

Зачем мне это: Метод позволяет побороть свои страхи, развить новые навыки и повысить личную эффективность.

В чем суть: В основе системы лежат два правила. Первое правило – 80% дел можно сделать за 20% времени. Оно также известно, как принцип Парето. Второе правило – работа заполняет все отведенное на нее время (закон Паркинсона). Совместив два этих утверждения, эксперт по продуктивности Тимоти Феррис пришел к выводу: не так важно, сколько времени ты уделяешь работе – важно то, насколько сильно ты на ней концентрируешься.

Что надо делать: Поделите весь ваш рабочий день на циклы. Рабочий период должен составлять около 20%, но в это время ваши отдача и концентрация должны быть максимальны. За этот период вам нужно справиться с наиболее важными задачами. Оставшееся время можно потратить на простые рутинные дела и отдых.

«Хронотип»

Зачем мне это: Метод позволяет составить свой идеальный распорядок дня, опираясь на биологические особенности организма.

В чем суть: Хронотип – это особенность суточных ритмов человека. Именно он определяет уровень активности в течение дня. Все дело во внутренних часах – циркадных ритмах. Если поместить человека в закрытое пространство, где он не сможет определять время, он будет спать и бодрствовать, опираясь именно на них.

Что надо делать: Нужно выстроить распорядок дня в соответствии со своими циркадными ритмами. Ранее считалось, что хронотипов всего три: «совы», «жаворонки» и «голуби». Но в 2020 году российский хронобиолог Аркадий Путилов вместе с коллегами из МИ РУДН провел исследование и выделил целых 6 хронотипов:

Возьмите в расчет эту таблицу при планировании рабочего расписания и выполнении задач.

Fresh or Fried

Зачем мне это: Метод помогает быть максимально продуктивным в течение всего дня с заботой о себе и с пониманием того, как устроен наш организм

В чем суть: Рано утром, после сна, мозг человека еще «свеж» (от англ. «Fresh»). Затем, в течение дня, он как бы «жарится», то есть устает от количества выполняемых им задач. Сложно выполнять важные дела с «жаренным» мозгом.

Что надо делать: Выполнение самых важных и сложных дел нужно выполнять в начале дня, пока мозг еще свежий и у вас есть силы. Те дела, что не так сложны и важны или вам приятны, стоит планировать на вторую половину дня.

Мелкие задачи – вперед

Зачем мне это: Метод помогает быстро избавиться от мелочей, которые «захламляют» ваш график и мешают приступить к более глобальным задачам.

В чем суть: Данная техника «произрастает» из методики повышения личной эффективности Getting Things Done бизнес-тренера Дэвида Аллена. Суть в том, чтобы делать самые легкие задачи первыми.

Что надо делать: Прежде, чем приступать к работе, определите, какие задачи являются самыми мелкими, рутинными и не затратными по времени. Сделайте в первую очередь то, что потребует пары минут вашего времени, а затем переходите к основным делам. То есть двигайтесь от более мелкого к более глобальному.

Метод «Хронометраж»

Зачем мне это: Метод позволяет понять, почему вам вечно не хватает времени.

В чем суть: Техника состоит из трех этапов, после прохождения которых вы начнете лучше понимать, на что тратиться ваше время и как оптимизировать его расход. «Хронометраж» придумал Глеб Архангельский, автор книг по тайм-менеджменту, основатель компании «Организация времени».

Что надо делать: На первом этапе мы проводим своего рода «инвентаризацию времени». Важно раз в 1-2 часа записывать все, что вы делаете и сколько времени у вас на это тратиться. Дела, которые занимают меньше 2-3 минут, можно не записывать. Этот этап может занимать у вас от нескольких недель до пары месяцев. Все индивидуально – самое главное, чтобы по прошествии этого этапа у вас в голове была четкая картина: как и на что вы тратите время.

Второй этап предполагает анализ того, насколько эффективно вы распорядились своим временем. Делать пометки можно все в том же файле, в котором вы вели учет своего времени, например:

• прогулка с собакой – время потрачено эффективно и с пользой;
• ссора с кассиром в «Шестерочке» – время потрачено бесполезно;
• составление отчета – время потрачено с пользой, но не оптимально.

Важно не предпринимать в этот момент никаких действий по оптимизации – вы все еще смотрите на свою жизнь как бы со стороны.

На третьем этапе настало время действовать: постарайтесь увеличить промежутки, когда время тратится эффективно, и сократить пустые временные траты. На это может потребоваться не один месяц, но мы в данном случае работаем на долгосрочный результат. А результатом такой работы должна стать ваша привычка заранее прикидывать, как максимально эффективно распорядиться своим временем.

Резюме

Время – единственный невосполнимый ресурс для каждого человека. Не важно, кто вы при этом – топ-менеджер международной корпорации или «счастливая мама пяти ангелочков». У всех в сутках ровно 24 часа. Как сказал немецкий философ Артур Шопенгауэр: «Обычные люди думают, как потратить время; великие – как его использовать». Только вам решать, к какой категории относитесь вы. Главное, что благодаря тайм-менеджменту у вас есть этот выбор.

Читайте также:

Как SEO помогает маркетологу сегодня: разбор всех задач

Список лучших Telegram-ботов для SMM, которые могут создать уникальные картинки, хештеги, добывать статистику, парсить аудиторию, собирать обратную связь, проводить опросы

Продвижение бизнеса: какие инструменты в маркетинге реально работают и насколько они эффективны