Электронная подпись: все, что о ней нужно знать «физикам» и юрлицам

Редакция «Текстерры»

Электронная подпись выполняет ту же функцию, что и рукописная – подтверждает, что документ обладает юридической силой и является полноправным аналогом документа в печатном виде. Как правило, электронная цифровая подпись (ЭЦП) необходима в работе юрлицам, но сегодня все чаще к ней прибегают и «физики». 

Что такое электронная подпись

Электронная подпись визуально выглядит как набор знаков и паролей, который прилагается к электронному документу. Эти символы хранят в себе информацию о том, кто и когда подписал электронный документ. Вот так выглядит выписка из единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН), заверенная электронной подписью:

У каждой электронной подписи есть две части:

1. Открытый ключ – он же сертификат;
2. Закрытый ключ – криптографическая часть.

Эти составные части выполняют разные функции: с помощью закрытого ключа, доступного только владельцу, документ шифруется, а с помощью сертификата, доступного для всех, документ дешифруется. Таким образом, достигается основная цель использования ЭЦП – подтверждается то, кем был подписан документ, и заверяется его неизменность с момента подписания.

Контрагенты в формировании подписи никакого участия не принимают. Она генерируется автоматически с помощью специальной программы – средства криптографической защиты информации (СКЗИ). Если схематично, то работает это так:

Закрытый ключ не содержит в себе ничего, кроме механизма для шифровки документов. В свою очередь, сертификат содержит такую полезную информацию, как:

• сведения о владельце;
• сведения об удостоверяющем центре (об этом ниже);
• срок действия цифровой электронной подписи.

По сути, сертифика – основной носитель информации об электронной цифровой подписи. «Состав» у электронных подписей один и тот же, но вот их виды в зависимости от назначения бывают разные.

Какие бывают электронные подписи

Работу с электронной подписью регулирует специальный закон. Согласно статье 5 ФЗ «Об электронной подписи», существует два вида электронных подписей: простая и усиленная. У последней есть два подвида: неквалифицированная и квалифицированная электронная подпись.

Простая электронная подпись (ПЭП) – знакомые всем нам SMS-уведомления с кодами доступа, коды на скретч-картах, логины с паролями в личных кабинетах на сайтах и в электронной почте. Простая подпись создается средствами информационной системы, в которой ее используют, и подтверждает, что ее выпустил конкретный человек.

С простой электронной подписью имел дело каждый, кто хоть раз переводил деньги через банковское приложение, заходил на Госуслуги или в онлайн-версию различных мессенджеров. К примеру, вот так выглядит авторизация через SMS-код в Telegram:

Имейте в виду, что простая электронная подпись не имеет юридической силы и не гарантирует, что документ не меняли и что его подписал нужный человек. По сути ПЭП просто подтверждает, что вы авторизовались в той или ной системе. Так что для работы с электронным документом она подходит плохо. Из-за того, что простая электронная подпись чрезвычайно уязвима, ее не стоит использовать, если ваша деятельность связана с:

• коммерческой тайной;
• имущественными документами;
• финансовой отчетностью.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) – представляет собой уже более сложный механизм. Она формируется с помощью более серьезных программ и функций для шифрования. Благодаря этому подделать такую подпись практически невозможно.

Неквалифицированной электронной подписью можно подписать:

Документы универсального характера:

• распоряжение;
• деловое письмо;
• некоторые кадровые документы;
• договоры;
• контракты и агентские отчеты.

Документы для ФНС:

• заявления о возврате и зачете излишне уплаченного налога;
• заявления на получение льгот по налогу на землю, транспорт, имущество физлиц;
• уведомления об объектах налогообложения, по которым применяется льгота;
• сообщения о владении имуществом и транспортными средствами;
• налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ и подтверждающих документов.

Такая подпись подходит для работы на сайте и работы на портале федеральной налоговой службы (ФНС) nalog.ru. Кроме того, НЭП можно использовать для внутреннего и внешнего ЭДО, но только если стороны предварительно договорились об этом. Но не просто на словах за чашкой чая или чего покрепче, а заключили соглашение о доверии таким подписям и электронным документам – только в этом случае документы, заверенные НЭП, считаются равнозначными бумажным документам с подписью от руки.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) – также генерируется с помощью программ криптографического шифрования. КЭП является самым надежным и по совместительству самым регламентированным государством видом подписи. В отличие от НЭП, квалифицированная электронная подпись:

• обязательно имеет квалифицированный сертификат, структура которого определена приказом ФСБ России №795;
• программное обеспечение для работы с КЭП сертифицировано ФСБ России;
• выдавать КЭП может только аккредитованный удостоверяющий центр.

КЭП можно использовать как для внутреннего, так и для внешнего документооборота. Можно сдавать отчетность в контролирующие органы, участвовать в госзакупках, обмениваться документами с ФНС. Никакие допсоглашения вам для этого не потребуются.

Что такое удостоверяющий центр (УЦ) и как его выбрать

Чтобы получить неквалифицированный и квалифицированный сертификат электронной подписи, необходимо обратиться в один из удостоверяющих центров.Удостоверяющий центр (УЦ) – доверенная организация, уполномоченная выпускать сертификаты электронной подписи для юридических и физических лиц. В обязанности УЦ входит:

• верификация личности человека, который обратился за сертификатом электронной подписи;
• изготовление и выдача сертификата, в который включены данные о владельце сертификата и его открытый ключ проверки;
• управление жизненным циклом сертификата (выпуск, приостановление, возобновление, окончание срока действия)

От того, насколько надежным будет УЦ, зависит корректная работа бизнеса, а также то, насколько успешно пройдут операции с недвижимостью, сделки купли-продажи и т.д. Поэтому чрезвычайно важно выбрать хороший удостоверяющий центр. Обратите внимание на наличие:

• аккредитации Минкомсвязи РФ,
• статуса доверенного ФНС, ПФР, Росстата,
• лицензии ФСТЭК на деятельность по технической защите конфиденциальной информации,
• лицензии Центра по лицензированию, сертификации и защите государственной тайны ФСБ России,
• аккредитации на всех электронных торговых площадках госзакупок,
• внушительного стажа работы
• представительств в различных регионах России
• службы круглосуточной техподдержки

Как получить простую электронную подпись (ПЭП)

Получить простую электронную подпись просто, и сделать это можно бесплатно: достаточно ввести свой номер телефона при регистрации на сайте или в приложении. Получить ПЭП можно у программы или сайта, с которыми вы работаете. Правда, действительна такая подпись всего несколько минут, а порой и секунд.

Как получить неквалифицированную электронную подпись (НЭП)

Чтобы получить НЭП, сначала нужно зарегистрироваться в личном кабинете индивидуального предпринимателя. Сделать это можно несколькими способами:

• Лично посетить налоговую инспекцию, где вас идентифицируют и выдадут логин и пароль для входа. Первичный пароль, который вы получили в налоговой инспекции, нужно поменять в течение месяца после регистрации.
• Данные для входа в ЛК может получить представитель налогоплательщика. Для этого нужна нотариальная доверенность и паспорт представителя.
• С помощью подтвержденной учетной записи на Госуслугах при условии, что пользователь получал код подтверждения для портала при личном обращении — его личность была идентифицирована.
• С помощью КЭП, полученной в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Личность человека подтверждает специалист УЦ при выдаче сертификата.

Учтите, что личный кабинет может быть доступен не сразу, а по истечении двух суток с момента регистрации.

После того, как доступ вам будет открыт, можно подавать заявление на выпуск подписи в профиле личного кабинета в разделе «Получить ЭП». Чтобы перейти в профиль, кликните на свою фамилию в верхней части экрана. Сайт откроет страницу с разделами профиля, среди которых – раздел про электронную подпись.

Форма заявки предложит два варианта оформления:

1. Ключ ЭП хранится в защищенной системе ФНС. Можно подписывать и отправлять документы в налоговую с любого устройства. Нужно только авторизоваться в личном кабинете. ФНС рекомендует использовать этот вариант.
2. Ключ хранится на вашем компьютере или ноутбуке. После установки сертификата НЭП его можно перенести на другой компьютер. Такой сертификат не работает на мобильных устройствах, например, на телефоне или планшете. Для работы ЭП на компьютере нужно дополнительно установить средство криптографической защиты информации VipNET CSP.

Форма автоматически заполнит ваши реквизиты: ФИО, адрес регистрации, ИНН, СНИЛС. Останется только придумать пароль и отправить заявку.

Далее система сгенерирует сертификат электронной подписи. Им можно пользоваться сразу или скачать его на компьютер — в зависимости от того, какой вариант хранения ключа вы указали в заявке.

Как получить квалифицированную электронную подпись (КЭП)

КЭП необходимо получать в удостоверяющих центрах, полный перечень которых вы найдете по этой ссылке. Но и тут есть свои нюансы: обращаться следует только в аккредитованный Минкомсвязью РФ удостоверяющий центр.

Квалифицированную электронную подпись могут получить:

• Юридические лица (подпись выдается лицам, действующим без доверенности от имени организации);
• Индивидуальные предприниматели;
• Нотариусы;
• Руководители филиалов/представительств иностранных юридических лиц.

Для получения КЭП необходимо записаться на прием в налоговый орган через сервис ФНС России «Онлайн-запись на прием в инспекцию». При себе следует иметь:

• документ, удостоверяющий личность,
• СНИЛС,
• носитель для записи КЭП и сертификата электронной подписи (сертифицированный ФСТЭК России или ФСБ России)
• документацию на ключевой носитель информации (сертификат соответствия).

На приеме в налоговой вас попросят заполнить бланк на выпуск электронной подписи. После прохождения проверки в отделении ФНС России вы получите сертификат.

Какой носитель взять с собой в налоговую

Требований к носителю (или «токену»), на который будет записана КЭП, не так много, а конкретно – всего два:

• Носитель должен относиться к стандарту USB-токенов Type-A;
• Носитель должен быть сертифицированным ФСБ и (или) ФСТЭК России.

Таким требованиям отвечают носители JaCarta LT, JaCarta-2 SE или Рутокен ЭЦП 3.0. JaCarta LT отличается тем, что не имеет встроенного средства криптографической защиты информации (СКЗИ), поэтому потребуется установка такого программного обеспечения на компьютер. Кроме того, этот носитель не подойдет, если вашей компании нужно использовать электронную подпись для работы в ЕГАИС (алкоголь).

JaCarta-2 SE и Рутокен ЭЦП 3.0 имеют встроенное СКЗИ и являются самодостаточными решениями. Они подойдут для работы с множеством различных информационных систем. Так что выбирайте тот вариант, который подходит под запросы вашего бизнеса.

Как получить подпись физлицу

Начиная с 1 января 2023 года сотрудники организаций обязаны подписывать электронные документы личной электронной подписью физического лица. Получить такую физлицу проще всего в ближайшем МФЦ. Для этого:

1. Перейдите на сайт МФЦ;
2. Выберете нужное отделение из списка;
3. Перейдите на сайт выбранного вами МФЦ – он указан в графе «Интернет сайт МФЦ»;.
4. На открывшейся странице запишитесь на прием в МФЦ;
5. Заполните данные и отправьте заявку;
6. Оплатите счет.

Если записаться не получается, обратитесь по указанному на странице телефону выбранного МФЦ. Для визита в МФЦ вам потребуются следующие документы:

• Заявление на изготовление квалифицированного сертификата (шаблон дадут в МФЦ);
• Паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН.

В МФЦ скажите сотруднику, что хотите получить электронную подпись. У вас примут документы, и сотрудник МФЦ заполнит необходимую форму для оформления сертификата электронной подписи. Важно понимать, что сам по себе МФЦ сертификаты не выпускает. Он направит ваши данные в аккредитованный удостоверяющий центр, который и займется генерацией подписи.

Сколько времени занимает получение подписи

Сроки выпуска сертификата зависят от множества факторов – например, от того, насколько быстро вы подготовите все необходимые документы и оплатите выпуск сертификата, а также от того, насколько расторопны будут сотрудники УЦ.

В среднем получение сертификата занимает 1 рабочий день, но в некоторых УЦ есть дополнительная услуга по экспресс-получению сертификата. За умеренную плату его обещают выпустить всего лишь через час после получения всех необходимых документов.

Если мы говорим о получении сертификата физлицами через МФЦ, процесс получения может быть чуть дольше в связи с тем, что организация выступает посредником и передает данные в УЦ. Весь процесс оформления сертификата электронной подписи непосредственно в МФЦ займет примерно 15 минут. Подпись вы получите через 2-3 рабочих дня.

Сколько стоит электронная подпись

Стоимость электронной подписи зависит от расценок аккредитованного центра и того, какой вид подписи вы планируете получить. Чем выше степень защиты, тем, соответственно, дороже. В среднем цена варьируется от 900 до 5 000 рублей с учетом стоимости носителя (флешки). Электронная подпись для физлиц зачастую стоит дешевле, чем подпись для юридических лиц. Это обусловлено повышенными стандартами безопасности, необходимыми для нормальной работы бизнеса и организаций.

Как подписывать документы электронной подписью

Предположим, вы хотите подписать документ электронной подписью в ЭДО. Процесс подписания и отправки будет зависеть от конкретной системы, однако в целом алгоритм следующий:

1. Загрузите файл для подписания. Для этого в сервисе ЭДО или программе подписания необходимо найти раздел «Подписание» или аналогичный, загрузить или создать документ.
2. Выберите электронную подпись, которой будет подписываться документ. Для этого в системе нужно выбрать подходящий сертификат ЭП.
3. Подпишите документ. Выберите получателя и отправьте ему документ.
4. Все вышеперечисленные пункты могут совершаться раздельно или одновременно, в зависимости от правил системы.

Какие документы можно/нельзя подписывать электронной подписью

Для того, чтобы вам было проще сориентироваться, в каких случаях можно использовать разные типы электронных подписей, мы подготовили для вас небольшую шпаргалку:

Нужно ли дублировать электронные документы на бумаге

Несмотря на удобство электронного документооборота, некоторые документы государство все еще не разрешает хранить в цифровом виде. К ним относится ряд кадровых документов и документов по охране труда, а именно:

• Трудовая книжка – ведется на бумаге до тех пор, пока работник не решит перейти только на электронную (об этом нужно написать заявление).
• Приказ на увольнение – в форме электронного документа подписывается усиленной квалифицированной подписью и дублируется в бумажной форме, которая выдается в день увольнения работнику лично или направляется по почте заказным письмом с уведомлением. Судебные инстанции, государственная инспекция охраны труда, Роструд на данный момент не признают электронный формат данного документа.
• Журнал регистрации несчастных случаев на производстве – может существовать только на бумаге.
• Акт о несчастном случае на производстве – считается, что оформление документа в бумажном виде не позволит вносить туда какие-либо корректировки и тем самым работодателю нарушить права работников, а работникам злоупотреблять своими правами.

Как продлить электронную подпись

Когда срок электронной подписи заканчивается, ее требуется продлить. Происходит это примерно так:

1. Продлите договор со своим оператором ЭДО;
2. Запишитесь на прием в ФНС;
3. Возьмите флешку и посетите отделение налоговой в назначенное время;
4. Назовите свой ИНН сотруднику, отдайте ему флешку и скажите, что хотите продлить электронную подпись;
5. Подпишите несколько заявлений о продлении, которые вам выдаст сотрудник налоговой;
6. Дождитесь, пока сотрудник налоговой продлит действие электронной подписи в специальной программе;
7. Получите токен (флешку) с продленным сроком действия. Токен будет действовать еще год, а потом подпись снова нужно будет продлить.

Читайте также:

13 лучших примеров по оформлению портфолио

Маркетолог, бухгалтер и рекламщик – они раздражают руководство

Как автоматизировать и оптимизировать работу компании: собрали 27 лучших сервисов для управления задачами, продажами и командами