Чтобы справиться с задачей и уложиться в несколько минут, сделайте следующее:
- Сформулируйте тему своего выступления.
- Не пытайтесь сказать все. Выберите 1 главную мысль, которую вы обязательно хотите осветить. Эта мысль должна быть важнее всех других. Если вы ее не произнесете, выступление теряет смысл.
- Составьте логическую канву (структуру) своей речи. Если вы будете сбиваться при переходе от мысли к мысли, вы сразу будете терять время, и количество слов будет увеличиваться. А в коротких выступлениях счет идет на секунды. Лишнее слово – это секунда. Сбой и повтор фразы – это 10 секунд, а у вас всего, допустим, 1 минута.
Иметь логическую схему выступления – это главное условие любой речи, а короткой особенно. Без нее сказать кратко не получится. Поэтому дальше в статье рассмотрим несколько наиболее частых ситуаций для коротких выступлений и для каждой из них покажем возможные варианты структуры.
Внимание! В примерах не дается подробный текст речи, а показывается именно логика изложения. Используя эти примеры как ориентир, вы можете выстроить свою структуру выступления, добавив или убрав блоки. Все видеопримеры взяты из открытого доступа и приводятся как удачные.
Экспертное выступление
Ситуации: Под экспертное выступление на конференциях обычно выделяют 10-20 минут, мастер-классы и вебинары занимают еще больше времени. В каких случаях может потребоваться короткое экспертное выступление:
- Вы хотите сделать контент для своего сайта или блога в формате коротких видеороликов: записать короткие рекомендации, экспертное мнение по проблемному вопросу и т.п.
- Общение за круглым столом на бизнес-мероприятии, где вам предоставляется слово на несколько минут наряду с другими спикерами.
Схема 1. Экспертное мнение
Вы излагаете свой экспертный взгляд на проблему.
Пример:
Проблемный вопрос: Человек ищет работу, составляет резюме, рассылает работодателям, откликов нет.
Причина: Резюме много, и работодатель их не читает.
Новый взгляд на проблему: Не составляйте и не отправляйте резюме вообще, вместо него пишите человеческое личное письмо.
Иллюстрирующий пример: Иван Батькович стал сотрудником журнала «Известный журнал», написав личное письмо редактору, хотя вакансий на тот момент не было.
Вывод: Не делайте стандартных шагов, если претендуете на нестандартную должность.
Видеопример: Лингвист Дмитрий Петров высказывает свой взгляд на проблемный вопрос «Если у человека есть сомнения в способности выучить иностранный язык». Пример не полностью соответствует предложенной схеме, но в нем есть главный блок – взгляд на проблему, который не сразу приходит в голову. Хороший эксперт помогает аудитории задуматься, посмотреть на тему с той стороны, о которой они не подумали.
Схема 2. Экспертная рекомендация
Это короткое выступление на тему: как делать что-то. В отличие от предыдущей схемы здесь, как правило, нет философских рассуждений, а просто даются инструкции.
Пример:
Обозначение темы: Как фотографировать детей.
Что люди делают неправильно: Самая распространенная ошибка в том, что взрослые снимают детей с высоты человеческого роста.
Как делать правильно: Правильно снимать, присев на корточки, на уровне глаз ребенка.
Почему важно делать именно так: В этом случае не будут искажены пропорции тела малыша.
Вывод: Не ленитесь двигаться и менять ракурс съемки.
Видеопример: Рекомендации Игоря Манна (маркетолога, основателя издательства «Манн, Иванов и Фербер») о том, как читать книги.
Схема 3. Экспертное мнение с доказательствами исследования
Это может быть выступление, где вы хотите разобрать существующее стереотипное мнение или гипотезу и подтвердить/опровергнуть его при помощи результатов исследования. Эту схему можно также использовать для презентаций на совещаниях, когда вам была поставлена задача изучить ситуацию и отчитаться по ней.
Пример 1:
Мнение: Существует мнение, что иностранный язык легче учить с погружением в среду.
Результаты исследования: Исследование показало, что … (приводите данные, 1-2 цифры, а не 5 таблиц).
Иллюстрация: Например, Марина переехала в Италию 2 года назад и до сих пор не начала учить местный язык. Николай год живет в Венгрии и не продвинулся дальше базового набора слов.
Вывод: Начинать учить язык целесообразно до переезда.
Пример 2:
Гипотеза: Было высказано предложение, что канал Х интересен для рекламы. Была поставлена задача разобраться, имеет ли смысл публиковать рекламу продукции на канале Х.
Результаты исследования: Исследование показало, что … (приводите данные, статистику).
Иллюстрация: Например, только на рекламу 1 вида продукта мы затратим Y рублей, а у нас таких продуктов 10.
Вывод: Этот канал с точки зрения рекламы для нас нерентабелен.
Видеопример: Объяснение Татьяны Черниговской (нейролингвист, профессор) о том, как обучение меняет мозг. Начинает с главного тезиса, рассказывает результаты исследования, дает примеры и делает вывод.
Схема 4. Экспертный разбор конкретного случая
Вы, как эксперт, разбираете конкретную ситуацию и даете свои рекомендации. Это может быть эксклюзивный случай, а может быть типовая ситуация, волнующая многих людей или организации.
Пример:
Описание случая: Наш клиент задал вопрос «Как считать налоги для организации, работающей с иностранными клиентами».
Корневая проблема: Основная сложность у клиентов в том, с какой суммы считать налог – с суммы на день платежа или с суммы на день перевода на рублевый счет. Они отличаются.
Экспертная рекомендация: Нужно делать так…(объясняете как).
Вывод: При работе с иностранными клиентами не допускайте распространенной ошибки…. Если сомневаетесь, проконсультируйтесь со специалистом.
Видеопример: Лингвист Дмитрий Петров делится своим мнением по конкретной ситуации «как преодолеть стеснение при необходимости говорить на иностранном языке». Описал ситуацию, объяснил, почему так происходит (по его мнению) и дал свою рекомендацию.
Общая рекомендация по коротким экспертным выступлениям
- Вы не сможете раскрыть всю проблему и предложить все решения за 3 минуты, а тем более за 1 минуту, поэтому сосредоточьтесь только на главной идее. Вы так много знаете, что желание сказать все вам мешает. Нещадно удаляйте лишнюю информацию.
- Чтобы получилось коротко, представьте, что вы не презентацию делаете, а вам задают вопрос на интервью и вы должны высказать свое мнение четко, но очень компактно.
Продающая презентация
Ситуации: Вы хотите сообщить и пригласить воспользоваться услугой, принять участие в мероприятии, приобрести продукт и т.п. Например, это может быть:
- Видеообращение для лендинга или страницы в соц. сети
- Небольшой анонс в рамках общего выступления на конференции или вебинаре
- Предложение клиенту в ходе телефонного звонка
- Краткое объяснение услуги при встрече
Схема 5. Анонс мероприятия
На этой схеме представлен самый простой способ. Вы напрямую, без сложных заходов, приглашаете принять участие в мероприятии, записаться на курс, подписаться на канал или страницу в соц. сети и т.п. Это для тех случаев, когда не надо ничего вычурного выдумывать, надо просто пригласить, не запутавшись в деталях.
Пример:
Куда приглашаете: Добро пожаловать на канал/страницу «АБС».
Чему посвящено: Здесь публикуем материалы о культурных событиях в городе для детей.
Для кого и почему интересно: Если вы любитель активного досуга в городе, вы сможете заранее спланировать, куда пойти с ребенком от 2 до 12 лет.
Что особенного: У нас не только список мероприятий, но и живые репортажи с места событий, отзывы посетителей.
Призыв: Подписывайтесь на канал и получайте информацию.
Видеопример: Приглашение на лекцию про динозавров. Обратите внимание на стиль обращения: с одной стороны, есть все формальные элементы структуры, как на схеме (куда приглашаем, для чего, почему интересно), и в то же время автор говорит неформально, увлеченно. Всего 1 минута, но видно, что человек умеет говорить интересно.
Схема 6. Предложение услуги
Это способ предложения услуги или продукта через предварительный вопрос к слушателю.
Пример:
Вопрос: Вам важно получить профессиональное видео для своего интернет-проекта?
Услуга: Видеостудия XYZ позволяет записать видео.
Какой результат дает: В домашних условиях нет хорошего фона и трудно выставить свет. Вы платите за 1 час и получаете весь комплект: студию, оператора, правильный свет, монтаж ролика на выходе.
Почему это удобно: В нашей студии есть 5 вариантов фона, телесуфлер, снимаем с двух камер, в стоимость входит монтаж, не нужно по отдельности искать всех специалистов.
Призыв: Позвоните и забронируйте удобное время.
Схема 7. Анонс продукта
От предыдущих схем отличается наличием объяснения, почему продукт был создан. Объяснение строится таким образом, что слушатель понимает, какую проблему этот продукт решает. То есть позиция не «мы создали этот продукт, потому что самим нравится и денег хотим заработать», а «мы создали этот продукт, потому что изучили рынок, увидели нереализованную потребность людей, поняли, как помочь людям сэкономить».
Пример:
Продукт: Мы предлагаем доставку медицинских анализов вертолетом.
Почему был создан: Работая с клиентами, мы часто слышали, что для них важна срочность получения результатов анализа, особенно в дальних регионах. Людям надо принимать решение о лечении, и они не могут ждать неделю. Поэтому мы придумали такой способ.
Какую пользу дает: Вы сможете спасти больше людей. Стоимость дороже, но пациент меньше дней будет в больнице занимать место в ожидании анализа.
Призыв: Посмотрите детали нашего коммерческого предложения.
Схема 8. Анонс продукта с примером использования
Вы не просто описываете продукт и его преимущества, а показываете примеры и ситуации, в которых он может быть использован.
Проблемная ситуация: Как рекламировать обычные услуги.
Как это можно решить: Надо в рекламе использовать слова (перечисляете…) и не использовать слова (перечисляете…)
Как наш продукт помогает это решить: В книге вы найдете принципы и примеры написания текстов для разных случаев.
Призыв: Покупайте в магазинах «Книги».
Видеопример: Посмотрите, как это реализовано в реальной презентации. Сочетание экспертной презентации с рекламой своего продукта.
Общие рекомендации для продающих презентаций
- Избегайте общих лозунгов типа «на нашем канале публикуем много интересных событий» или «у нас качественный продукт». Эти фразы не несут содержательной информации и лишь занимают время. Скажите, конкретно: «на нашем канале будет информация о выставках, экскурсиях, детских мастер-классах», «чтобы вы проверили продукт, у нас есть пробная версия».
- Учитывайте, приглашаете ли вы на платное мероприятие или бесплатное.
- Не юлите: человек должен четко понимать, что конкретно вы предлагаете и что он получит.
- Предугадывайте главные сомнения клиентов и говорите о них в презентации.
Представление себя и своей компании
Ситуации. Любые ситуации, когда надо объяснить людям, кто вы и чем занимаетесь:
- Представить себя и свою компанию перед началом презентации
- Представить свою компанию за круглым столом на бизнес-мероприятии
- В неформальной обстановке быстро ответить на вопрос «чем занимаетесь?»
- Представить компанию конкретному клиенту на встрече
Схема 9. Представление себя перед презентацией
Это может быть даже не полноценная презентация, а буквально 3-4 предложения о себе. Или рассказ на 1-2 минуты о своем бизнесе.
Пример:
Кто вы: Я – преподаватель английского языка.
Чем занимаюсь: Веду курсы для сотрудников организаций.
Чем полезен: Помогаю научиться говорить с иностранными партнерами с использованием профессиональной терминологии.
Уникальная особенность: Составил словари по профессиональной терминологии по 15 сферам деятельности.
Видеопример: Презентация Павла Дурова о своей компании «ВКонтакте». Презентация 2012 года, но для примера подходит. Посмотрите первые 2,5 минуты, где идет представление себя и компании. Обратите внимание, как с одной стороны, используются деловые графики и цифры, и в то же время особенности компании подчеркнуты очень наглядно и с юмором.
Схема 10. Представление своей компании для клиента
На схеме представлен вариант презентации компании при взаимном знакомстве с клиентом на индивидуальной встрече. Эту же схему можно использовать и для других случаев, лишь изменив последний блок (не переход к задаче клиента, а вывод или призыв к действию, или переход к следующей части презентации).
Пример:
Название: Компания АВС.
Что делаем: Помогаем российским компаниям начать бизнес на территории Китая. Наша особенность – поиск партнеров для непопулярных в стране видов бизнеса.
В каких ситуациях к нам обращаются: К нам обращаются, когда хотят найти партнеров, проанализировать рынок, грамотно оформить юридические документы.
Пример работы: Например, наш последний проект - это… Мы взялись за поиск партнеров для продажи продукта, который никогда не предлагался в Китае.
Переход к задаче клиента: Какую задачу вы хотите решить?
Видеопример: В видеопримере презентация компании для интернет-сайта. На встрече с реальным клиентом вы будете говорить немного иначе, но принцип тот же. Обратите внимание: идет рассказ не шаблонными фразами, что у компании качественный товар и надежный сервис, а показывается, о чем беспокоится клиент и как это решается.
Общие рекомендации по представлению себя и компании
- Незнакомые люди не хотят слушать историю о вас или вашей компании. Им важно только 2 вещи: сориентироваться, чем занимаетесь и чем можете быть полезны.
- Если ваша профессия проста и понятна, а компания известна, это проще. Например, я – директор по маркетингу авиакомпании «Известная компания». Если ваша должность и компания ни о чем не говорят слушателю, придется расшифровать. Например, я – технолог-наблюдатель компании «Стройломайплюсминус». В этом случае проще сказать обычными словами, чем вы занимаетесь. Моя компания занимается постройкой домов, я слежу за соблюдением технологий строительства.
- Избегайте креативных формулировок: поставщик счастья, укротитель текста, мы дарим праздник, я вдохновляю людей и т.п. Они не проясняют, чем вы занимаетесь.
- Не увлекайтесь перечислением регалий и званий. Если они поданы в ненужный момент, могут быть восприняты аудиторией как самолюбование.
- Избегайте лозунгов и общих фраз, типа: мы располагаем обширными базами данных партнеров, у нас очень качественная продукция, у нас лучшие условия сотрудничества. На чем все это основано? Если это так, покажите конкретику.
- Если в вашей презентации можно опустить название компании и остальной рассказ подойдет любому конкуренту, значит, вы не показали характера вашей компании. Презентацию надо переделывать.
Презентация на совещании
Ситуации. 2 наиболее частых вида выступлений на совещании:
- Выступить с предложением новой идеи
- Представить новую информацию
Схема 11. Представление идеи (вариант 1)
Есть две универсальные схемы для презентации идей. Причем они касаются как простых рабочих идей, так и крупных стратегических. От общего к частному, когда вы начинаете с сути идеи и потом ее расшифровываете. И от частного к общему, когда вы сначала описываете ситуацию и мягко подводите к самой идее.
Пример 1:
Суть идеи: Предлагаю перевезти склад на новое место.
Почему предлагаю: Стоимость аренды старого места возрастет с нового года в два раза, аренда нового места дешевле, чем текущая стоимость.
Какие выгоды получим: Сможем сэкономить на аренде, а клиентам будет удобнее забирать товар.
Сколько нужно затратить: Общие затраты на переезд составят Х рублей. Если переедем до осени, фактически окупим расходы на переезд.
Что нужно сделать: Перечисляете действия…
Видеопример: Презентация идеи спасательной капсулы для самолетов. Это пример визуальной презентации. Озвучки нет, но весь текст написан или нарисован по нашей схеме: зачем предлагаем, суть идеи, какие выгоды получаем в различных ситуациях, за счет какой технологии (что конкретно нужно делать). Нет только блока про затраты, но это уже рассказывается дополнительно. Для серьезных презентаций инвесторам сейчас рисуют похожие визуальные ролики именно на 1-2 минуты, чтобы наглядно представить свою идею.
Схема 12. Представление идеи (вариант 2)
Пример 2:
Текущая ситуация: У нас есть отличный склад и на данный момент все хорошо. Но есть намечающиеся изменения. Если мы их не учтем, то будут неприятности.
Будущие проблемы: Стоимость аренды старого места возрастет с нового года в два раза, аренда нового места дешевле, чем текущая стоимость.
Суть идеи: Предлагаю перевезти склад на новое место.
Сколько нужно затратить: Общие затраты на переезд составят Х рублей. Если переедем до осени, фактически окупим расходы на переезд.
Что нужно сделать: Перечисляете действия…
Видеопример: Презентация шуточная, но все элементы схемы соблюдены в точности.
Схема 13. Представление новой информации
При подготовке этой презентации учитывайте, каким образом появилась новая информация – произошла экстренная ситуация или это ваше плановое нововведение.
Пример:
Что изменилось: В нашей компании вводятся новые правила регистрации клиентов в базе данных.
Причина нововведения: Это требование нового законодательства.
Детали нововведения: Теперь нужно будет вводить дополнительное поле информации.
Как это на нас влияет: У менеджеров по работе с клиентами добавиться новое правило – запрашивать эту информацию.
Что нужно сделать: Руководителям отделов проинформировать всех менеджеров.
Тренировочное упражнение
Для тренировки навыка говорить кратко, можно сделать следующее упражнение:
- Выберите любую тему.
- Запишите рассказ на эту тему на видео продолжительностью 5 минут.
- Посмотрите запись и подумайте, что можно выбросить без ущерба для содержания, какие фразы можно сократить, и сожмите рассказ до трех минут.
- Сделайте еще один заход и сожмите рассказ до 1 минуты.
Такое упражнение позволяет вычистить свою речь, убрать ненужные фразы и сказать самую суть.