Мне кажется, я знаю ответ. Слово «совещание» ни у кого не вызывает громкого восторга – наоборот, при его упоминании по офису обычно проносится разочарованный гул голосов. Неудивительно, что у совещаний такая плохая репутация – ведь они часто затягиваются на часы, без всяких перспектив на обед или конец рабочего дня (да что уж там, порой даже если приспичит – и то не выйти). Собираются там совершенно разные люди, и непонятно, о чем они могут совещаться, не будучи даже знакомыми между собой. Иногда под конец никто не помнит, с чего все начиналось и что вообще нужно делать.
Тем не менее, для руководящего состава совещания – это неотъемлемая часть офисной жизни, пожирающая львиную долю рабочего времени. Причем чем выше ваша должность, тем больше времени вы будете проводить на подобных мероприятиях – большинство бизнесменов проводят сутки в неделю на совещаниях, а исполнительные директора – до 60% своего времени. Так что можете смело забивать в свои СМС-шаблоны «Дорогая, не жди меня, я сегодня буду поздно», «Ребята, пиво пока поставьте в холодильник, я еще не скоро» или «Поход в кино сегодня отменяется».
Только вот почему так получается? Разве совещания не должны быть продуктивными? Ведь, по идее, это должен быть важный разговор между людьми, позволяющий принять какое-то решение, прийти к каким-то выводам и решить какие-то проблемы, так? Да, именно для этого совещания и затеваются. Однако тут притаилось большое и наглое «НО»! В реальной жизни оказывается, что во время совещания люди зачем-то занимаются чем угодно, но только не конструктивным решением проблем. Все эти обсуждения командной работы, сотрудничества и мозговых штурмов – они, конечно, вызывают энтузиазм, но когда вы начинаете говорить о «совещании», где все эти чудеса должны происходить, все меняется. Наверное, совещаниям надо устроить крепкий ребрендинг. А может, не будем сваливать вину непонятно на кого и признаемся, что виноваты люди, проводящие или участвующие в совещаниях?
Есть такие типы людей, которым противопоказано появляться на совещаниях и вообще собираться группами больше двух человек: это скептики, лентяи и умники. Вообще, придурков в мире бизнеса хватает: сведите их вместе и дайте зацепиться языками – и все, можете смело писать пропало.
Не будьте врагами самим себе – прочитайте о семи способах гарантированно провалить совещание и потратить впустую несколько часов своего времени, которое уже никогда не вернуть. И пообещайте так никогда не делать.
1. Ненужные совещания по расписанию
Установленное расписание совещаний – худшее, что можно придумать. Кто-то пять лет назад придумал проводить ежемесячные совещания «по результатам работы какого-нибудь отдела», а вы так и ходите на них как привязанные – каждый месяц, несмотря на то, что отдела уже нет или обсуждать в его работе нечего. Чаще всего такими ничего не значащими встречами создается видимость работы, за которую всегда всех хвалят. Ну правильно, кто же будет отменять такие совещания?
2. Совещание вместо простого разговора
Некоторые любят раздувать из мухи слона и собирают три десятка людей на совещание, чтобы обсудить вопрос, для решения которого было бы достаточно минутного диалога. И правда, не каждый вопрос требует группового обсуждения или мозгового штурма. Если он может решиться после получасового препирания Васи с Сашей, то пусть так и будет. Остальным совершенно необязательно при этом присутствовать. Просто попросите Васю сообщить вам о принятом решении и информируйте всех, кого сочтете нужным.
3. Лишние люди
Совещания, на которые приглашаются все, кто хоть как-то причастен к обсуждаемой теме, обречены на провал еще до назначения места и времени его проведения: «Может, Леша сможет что-нибудь добавить по этому вопросу?» или «Давайте позовем Петю – это же вроде бы изначально была его идея». Когда список приглашенных раздувается до невероятных размеров, нужно трезво оценивать вместимость конференц-зала и способность всех этих людей понимать друг друга и адекватно взаимодействовать. Проще говоря, меньше народа – больше кислорода для мозгов, которым нужно работать во время совещания. Приглашайте только тех, кто действительно имеет отношение к делу и полномочия принимать решения. Остальным сделайте бесценный подарок – время, которое вы не станете у них красть.
4. Отсутствие повестки дня
Отличный способ развязать всем руки и языки – пускай все обсуждают те вопросы, которые волнуют лично их. Правда, об этом с тем же успехом можно поговорить за обедом или в курилке. Продумайте план действий заранее, а не тогда, когда вы заходите в переговорную комнату или набираете номер для селекторной связи. Спланируйте, какие пункты следует обсудить, чтобы комплексно осветить проблему, и расскажите всем о своем плане. Так вам будет намного легче сказать: «Ребята, вчерашний матч – отличная тема для обсуждений, но давайте-ка отложим ее на после работы».
5. Отсутствие секретаря
Вам нужен человек, который будет контролировать ход проведения совещания. Конечно, это можете быть и вы сами, но не все умеют юлийцезарствовать и одновременно следить за часами и собственной мыслью, растекающейся по древу. Просто попросите кого-нибудь следить за временем, отмечать вопросы, возникающие у присутствующих, и подсказывать вам, что такими темпами из трех пунктов повестки дня вы сегодня не успеете обсудить даже одного. В конце совещания не забудьте подвести итоги и напомнить всем, кто и что должен сделать.
6. Опоздания
Если совещание было назначено на два часа, а вы в четверть третьего все еще продолжаете рассаживать и консультировать непрекращающийся поток опоздавших, то те, кто пришел вовремя, потянутся в обратном направлении – за дверь. Лучший способ убить время – «подождать еще минуточку, ведь Мария Петровна еще обещалась, а даже не позвонила, что задержится». А как только Мария Петровна наконец-то соизволит явиться – повторить ей то, что собравшиеся прослушали уже десять раз. Независимо от причины опоздания, не позволяйте таким людям создавать проблемы вам и остальным присутствующим. Ну а если вы опаздываете сами, то не удивляйтесь, что совещание пойдет наперекосяк с самого начала.
7. Многозадачность
Если на совещание все пришли со своими ноутбуками и смотрят в мониторы, слушая вас краем уха, то… у вас проблема. Собравшиеся не считают совещание важным событием, не уважают вас или остальных, и вам придется повторять одно и то же по десять раз, чтобы донести до всех смысл беседы. Если вы присутствуете на совещании лично или по видеосвязи, то проявите себя как успешный оратор: попросите внимания аудитории для более эффективного и более быстрого совещания.
Будьте уверены – у вас будет навалом и других проблем: с непониманием присутствующих, с невозможностью прийти к единому мнению, со сменой приоритетов и, возможно, даже с обливанием водой и ударами кулаком/ботинком по столу, так что просто постарайтесь организовать совещание правильно. И научитесь этому побыстрее, пока после разочарованного «Ууууууу» все участники совещания не начали быстренько растекаться по домом или неотложным встречам, лишь бы не приходить на очередное унылое «бла-бла-бла» в конференц-зале.
Адаптация материала Патти Джонсон 7 Ways to Ruin Your Meeting.