Многие сотрудники, которые никогда не стремились работать из дома, оказались вынуждены перейти на удаленку. Оказалось, что в новом режиме им сложнее поддерживать не только коммуникации, но и личную работоспособность. Поэтому, предоставляю перечень практических рекомендаций, которые помогут организовать работу из дома как сотруднику, так и руководителю.
Как поддерживать связи внутри организации и не рассыпаться
Если вы не стремились к работе из дома всю свою сознательную жизнь, на это были причины. Самая главная из них – человек существо социальное, и для поддержки ему нужно общество единомышленников.
Мы веками работали, развивались, и приводили время в кругу себе подобных, а сейчас оказались загнанными в просторные камеры сенсорной депривации. Особенно тяжело приходится тем, кто проживает один. Вся эта ситуация повышает тревожность и вызывает депрессивные состояния. Как следствие – снижение продуктивности, апатия и демотивация. И каждому из нас с этим надо что-то делать.
Почему видеозвонки – это важно
Очень многие из моих коллег придерживались точки зрения, что видеосозвоны – это не обязательно. Да и зачем они нужны, когда почти все рабочие вопросы можно решить в переписке – это ведь гораздо удобнее.
Но я считаю, что мы не должны идти по пути удобства и комфорта. Ведь не от хорошей жизни мы вынуждены сейчас максимально качественно выполнять рабочие задачи в часто совершенно не приспособленных для этого домашних условиях. Каждому важно держать себя в тонусе: работа спустя рукава чертовски сильно повышает шанс остаться без источника дохода. А тонус – это совокупность факторов. Например, гладко выбритое лицо, причесанные волосы и чистая рубашка.
А еще нам нужно живое общение, признаем мы это или нет. Нам нужен зрительный контакт, нужно видеть лицо другого человека. Если вы подчиненный, то вам проще считывать психическое состояние своего босса, а если вы сами руководитель – то так поддерживаете более тесную связь и боевой дух вашей команды.
Cхемы коммуникаций на удаленке для руководства и сотрудников
Есть две простые и эффективные схемы коммуникации.
Линейному сотруднику нужен один созвон с руководителем в начале дня и еще один за 30 минут до конца. На утреннем созвоне вы можете «сверить часы» – т. е. обмениваться важной информацией и обсуждать последние новости, а еще подробно пробежаться по чек-листу на день. Руководитель поможет расставить приоритеты между задачами, даст пару дельных советов и полезных инструкций. А на вечернем созвоне обсудите с руководителем итоги своей работы – что удалось сделать, что получилось легко и быстро, а с чем возникли сложности и какие планы на завтра. На самый конец рабочего дня такой созвон откладывать не стоит, т. к. в ходе обсуждения может понадобиться время для решения задачи, которую вы могли упустить.
Руководителю: один общий созвон со всеми сотрудниками в начале дня, потом мини-созвоны с каждым отдельно и финальный созвон в конце дня. Руководителю нужно помнить, что на общем созвоне рулит он: можно поделиться мыслями по какому-то рабочему вопросу, сделать небольшой мотивационный спич или начать летучку с обсуждения проблемы. Этим созвоном создают эмоциональный настрой на весь день.
Что касается небольших коммуникаций со своими сотрудниками по отдельности, то они носят более приватный и камерный характер общения. Вначале можно выяснить общий настрой, как себя чувствует сотрудник и как прошел вчерашний вечер. Далее – расставить вместе с ним приоритеты по плану работ и, если нужно, дать дополнительные поручения. На итоговом созвоне важно обсудить успехи за день, поделиться планами на завтра и попрощаться с командой.
Отдельно заострю внимание на том, что я рекомендую начинать утренние созвоны с разговоров на нерабочие темы и выделять на это 3-5 минут. Например, можно спросить сотрудников, как прошел вчерашний вечер, выспались ли они, кто как себя чувствует, какое кино вчера смотрели и т. д.
Таким образом вы сможете продемонстрировать искренний интерес к жизни команды и будете держать руку на пульсе.
Как в TexTerra борются с дефицитом неформального общения
У нас есть несколько способов. Например, «Физразминки». Они появились в начале 2020 года, когда в HR-отдел поступило несколько пожеланий, что из-за общего сидячего характера нашей работы было бы здорово ввести спортивные упражнения.
Мы попробовали – большей части наших ребят эта идея зашла. С тех пор каждый рабочий день в 11:45 кто-то из сотрудников проводит небольшую разминку. Ничего сложного, просто подбираешь прикольный и подходящий трек на свой вкус, показываешь какие-нибудь несложные упражнения, а коллеги повторяют. Это весело, заряжает позитивом, позволяет немного подвигаться и занимает совсем немного времени. Сейчас все разминки мы проводим через трансляции в Instagram c личных страниц сотрудников.
«Расслаблялки» – социально-психологические тренинги. Провожу для своих коллег минимум одно занятие в неделю. До перехода на удаленку я делал каноничные тренинги, когда работа ведется в кругу, есть процедура разминки, основная часть и рефлексия. Сейчас же мы с ребятами делаем упражнения с элементами визуализации, арт-терапии, кнезиологии через видеочаты. Эти занятия я всегда стараюсь уместить в час рабочего времени, чтобы не вырывать коллег из рабочих процессов.
Пятничные болталки. Это моя любимая категория – каждую пятницу в TexTerra c 17:00 до 18:00 все желающие прекращают работать и собираются вместе. У нас каждый раз происходит что-то интересное – научпоп-лекции про будущее человечества, игры в мафию, конкурсы публичных выступлений, рассказы о наших хобби. Каждую неделю – новая тема, это священное правило. В реме удаленки мы проводим наши болталки в Zoom, показываем домашних питомцев, шутим и слушаем спичи коллег. Для нас это процедура завершения рабочей недели: она позволяет настроиться на выходные и восполняет дефицит неформального общения.
Зачем нужна обратная связь
На удаленке руководству и членам команды обычно сложнее оценить эффективность работника. Поэтому совет: постоянно делитесь с коллегами успехами, а с руководством – информацией о ходе работ. В офисе все мы были на виду, и всегда было понятно, кто чем занят. Сейчас с этим сложнее, и у начальства периодически будет возникать вопрос: «А что он делает?». Бороться с этим позволяет информирование окружающих о статусе выполненной работы. Это позволяет повышать свою мотивацию, т. к. даже о небольшие успехах рапортовать всегда приятно. А еще это создает хороший энергетический фон внутри команды: рабочие процессы крутятся, а задачи решаются.
Теперь о том, почему нужно говорить о выполненных задачах руководству. Тут все просто: обычно на удаленке руководители остро ощущают дефицит контроля над своими подчиненными. Получая отчеты только в конце дня руководитель может ощущать себя в эдаком информационном вакууме, и вопрос «чем занят мой сотрудник» будет приходить на ум все чаще. Если вы выработаете привычку отписываться руководителю в рабочий чат ваши шаги (например, начал обзвон, закончил верстку), то у него никогда не возникнет вопроса, чем вы заняты. А еще вы сможете оперативно получать приоритетные инструкции и дополнительную информацию по выполняемым задачам, если того требует ситуация – это тоже очень полезно.
И последнее: если вы хотите, чтобы ваша работа не удаленке не вызывала никаких вопросов у руководства и коллег, то в рабочее время вы должны быть на связи. Отошли от рабочего места более чем на 5 минут – отпишитесь руководителю где и вы и когда будете. Не забывайте про дефицит контроля над подчиненными – не стоит его усугублять. И помните, что несмотря на то, что вы находитесь дома, время с 9:00 до 18:00 (не считая обеда) принадлежит вашей компании.
Как повысить свою концентрацию и внимание при работе из дома?
Дома бывает сложно сосредоточиться – вот пришла кошка, вот вы решаете срочно взглянуть на коллекцию марок, сделать бутерброд или протереть зеркало в ванной. Вот несколько рекомендаций, которые помогут сконцентрироваться.
Всегда держите под рукой личный план задач
Идеально подходят четкие задачи с дедлайном в виде чек-листа. Это потрясающе облегчает работу. Да, чек-лист на следующий день нужно составлять в конце текущего рабочего дня – хочется поскорее закрыть ноутбук и побежать смотреть свежую серию любимого сериала. Но планирование следующего дня хорошо тренирует дисциплину, которой на удаленке много не бывает. К тому же, так вы переносите на завтра задачи, которые по каким-то причинам не успели сделать сегодня и заранее планируете работу. Теперь утром не придется думать, чем заняться.
Планируйте на первый час рабочего дня меньше сложных задач
Работая из дома, многие просыпаются за 10-20 минут до начала дня и еще плавают на грани сна и бодрствования. Поэтому в первые 30-60 минут занимайтесь чем-то не очень сложным: прочитайте корпоративную рассылку, подтвердите созвоны с коллегами на сегодня, заполните пару таблиц. Так вы быстрее проснетесь и войдете в продуктивное состояние. А после – смело беритесь за задачи посерьезнее!
Создайте себе «волшебный круг продуктивности»
Это ваше идеальное рабочее пространство. Лучше всего отвести для этого отдельную комнату. Затем приготовьте в этой зоне все необходимое для работы: наушники, кувшин с питьевой водой, блокноты и т. п. Исключите из пространства родных и домашних питомцев (увы, риск начать «няшиться» с любимым котом слишком велик).
Отдельная рабочая зона решает сразу ряд проблем: создает максимальную концентрацию на работе и позволяет меньше отвлекаться (исключает моменты «а-ля пойду попью водички»). А еще, если вы работаете в такой зоне, то после окончания рабочего дня вам будет гораздо проще переключиться на отдых – достаточно просто покинуть этот «круг». Если же вы в одной комнате и работаете, и отдыхаете, то нужно будет придумать «ритуал разрывания круга» в конце дня – об этом мы поговорим позже.
Если вы проживаете не один в однокомнатной квартире, то можете воспользоваться шумоподавляющими наушниками или включая фоновую музыку на обычных. Правда, эта схема дает сбой, если вам надо созваниваться с клиентами, а на фоне слышатся крики ребятни или лай собак. Поэтому, все же, постарайтесь выделить для работы отдельное помещение – это может быть кухня или балкон. Пусть до обеда вас никто не беспокоит, если нужен чайник – перенесите его в зал.
Введите систему положительного подкрепления
Например, вы знаете, что немного проголодаетесь к 12:00. Поставьте себе какую-нибудь задачу, которую нужно сделать до 12:00 и по ее завершению смело перекусите вкусным бутербродом. Положительное подкрепление должно носить индивидуальный отпечаток. Постарайтесь подобрать то, что любите именно вы.
Делайте небольшие перерывы раз в час
Используйте для этого обычный таймер на телефоне или сайт Pomodoro. Лучше всего, если вы будете тратить 3-5 минут на физическую активность: променад на балкон, мытье пары тарелок на кухне, «тятешканье» кота и т. п. Главное, чтобы вы встали и сделали пару шагов по дому. У меня (как и у большинства коллег) работа в самоизоляции сильно усугубила и без того не самый подвижный образ жизни, поэтому такие разминки полезны.
Четко планируйте обед на конкретное время
Например, с утра или в начале дня, а лучше привыкайте обедать в определенное время. Как показывают мои наблюдения, в пучине рабочих задач про обед позабыть легче легкого, поэтому загодя заводите будильник. Если у вас дома работает супруг или супруга – обязательно согласовывайте свой обед заранее.
И последнее: систематично следуйте этим правилам
Выработать дисциплину – это самое сложное. В офисе у нас есть куча внешних ограничителей, которые поддерживают нас в рабочем состоянии. На дистанционке дисциплина и режим дня – опора в вопросе сохранения продуктивности и стабильного морального состояния.
«Горшочек не вари», или как остановиться выполнять рабочие задачи, сидя дома?
95 % сотрудников нашего агентства в самоизоляции столкнулись проблемой: у них не получается прекратить работать и переключиться на отдых или заняться важными домашними делами. Многие жалуются, что общения с близкими стало даже меньше, чем до карантина.
Конечно, любовь к работе это хорошо, но всегда нужно помнить, что выгорание быстрее всего забирает самых продуктивных и ответственных специалистов. Поэтому, научившись продуктивно работать на удаленке, очень важно уметь останавливаться.
Введите четкий регламент окончания рабочего дня
Конечно, всегда бывают исключения в виде срочных задач от клиентов, но чаще всего это вопрос банальной дисциплины. Если человек руководствуется логикой: «да, можно не спеша все сделать до 18:00, а оставшиеся задачи – ночью», то это сильно расхолаживает и плохо влияет на моральное состояние. Рано или поздно вам начнет казаться, что в жизни не осталось ничего кроме работы.
Введите социальные ритуалы начала и окончания рабочего дня
Когда мы перемещаемся из дома на работу, у нас автоматически происходит своеобразная «настройка» на рабочие процессы – мы обдумываем что будем делать, какие задачи нужно закрыть в первую очередь и т. д. Так в офис мы попадаем уже морально готовыми к работе – садись и сразу хоть горы сворачивай.
Настроиться на работу можно, введя «ритуал начала и окончания рабочего дня». Например, я каждое утро беру сумку с ноутбуком из соседней комнаты, приношу ее в кабинет, все раскладываю, подключаю и работаю. А вечером проделываю все тоже самое в обратном порядке. Вы как бы заранее показываете себе, что сейчас начнете работать, проделывая эдакий символический путь из «мира отдыха» в «мир работы». Вариантов таких утренних и вечерних «ритуалов» может быть множество, например:
- Утром выпиваете чашку кофе, а в конце рабочего дня – чашку ромашкового чая.
- Делаете зарядку перед началом и в конце рабочего дня.
- Гуляете утром и вечером по своему участку, если у вас частный дом.
Лучше всего, если вы придумаете свой собственный вариант, проявив воображение и учитывая склонности и интересы. Попробуйте, этот метод работает отлично.
Заранее запланируйте себе интересный досуг на внерабочее время
К сожалению, количество культурно-досуговых мероприятий сильно сократилось. Я советую всем продумывать заранее, чем вы займетесь вечером – устроите себе ужин с любимым сериалом, позвоните другу в Старый Оскол через Zoom, начните читать новую книгу любимого автора или поиграйте с друзьями во что-нибудь онлайн. Планирование и подготовка важны для хорошего отдыха – иначе вы рискуете большую часть вечера бессмысленно скролить ленту в соцсетях.
Придумайте себе вкусный ужин на вечер
Я специально выделил этот пункт отдельно, потому что сейчас гораздо разумнее и экономнее готовить дома, а не заказывать. Так вы сможете нормализовать свой режим питания и, наконец-то, начать есть суп в обед. Главное – заранее подберите себе несложный, но аппетитный рецепт и подготовьте все продукты накануне. Лично я всегда жду, когда мы с женой начнем вечером готовить любимую пасту «Болоньезе» :-)
И еще: заранее договоритесь с кем-то из близких о совместном досуге. Например, поиграть с сыном, посмотреть комедию с женой, созвониться по скайпу с мамой. Согласовали? Теперь запланируйте активность на конкретное вечернее время, например, на 19:30. Четкий тайминг и обещание перед родными являются хорошим мотиватором и обязывают постараться закончить работу вовремя.
Как не одичать, работая из дома?
На эту тему писали уже очень много и подробно, но я надеюсь, эти небольшие советы окажутся полезными.
Введите четкий режим дня
Режим дня помогает банально не сойти с ума. Идеально просыпаться за 1-2 часа до начала рабочего дня, всегда четко обедать и стараться ложиться до 00:00 (буду реалистом и не стану призывать ложиться спать до 22:00). Но все же: старайтесь высыпаться. Идеальная комбинация: вкусная еда, тренировки, горячий душ и ранний отбой.
Вводите в свою жизнь спорт и тренировки
Физическая активность прекрасно очищает голову от ненужных мыслей, улучшает сон и повышает настроение. Например, мы в TexTerra запустили в онлайне фитнес-марафон, где два раза в неделю своими силами проводим для сотрудников тренировки по растяжке, кардио, йоге, где рассказываем, как можно заниматься, если из спортинвентаря дома есть только бутылки с водой.
Регулярно читайте бумажные книги
Уделите этому занятию хотя бы 15-20 минут в день. Читайте именно бумажные книги, ведь так мы даем отдых своим глазам от экранов ноутбука и смартфона. Читайте не только «полезняшки» по работе, но и художественную литературу, которая вам нравится – контент должен быть и «для души». К сожалению, многие этого не делают или считают не нужным.
Еще важно не тратить свое личное время на неинтересные книги. Я в этом вопросе придерживаюсь правила 50 страниц: даю книге ограниченное количество времени, чтобы заинтересовать меня. Если книга меня не зацепила спустя несколько десятков страниц, то отправляю ее на самую дальнюю книжную полку.
Заведите себе хобби
Или вновь начните заниматься чем-то, чем вы увлекались когда-то. Хобби – это один из источников энергии, которую вы потом сможете потратить на продуктивную работу. Если не знаете, с чего начать, советую книгу Роберта Твиггера «Микро-мастер-классы». Она поможет вам быстро понять, чем вы хотите заниматься в жизни.
Обязательно выделяйте время для самообразования
Учитесь чему-то новому хотя бы 30 минут день. Нельзя допустить «атрофию» профессиональных навыков – сейчас самое время приобретать новые. Помогут курсы, вебинары, интенсивы, подкасты, книги, статьи и т. п. По прогнозам большинства известных мне экспертов, по окончанию этого кризиса на рынке труда окажется много квалифицированных кадров из самых разных сфер. Все они будут находиться в поисках работы. Для того, чтобы не проиграть в гонке за место под солнцем, нужно не стоять на месте. Я уверен, что выживут сильнейшие и компетентные.