Работать с самозанятыми – удобно и выгодно. Но есть риски для бизнеса, особенно это касается налогообложения и учета. Показываем, какие проблемы могут возникнуть и даем рекомендации, что необходимо делать, чтобы избежать проблем с налоговой.
В чем риски работы с самозанятыми
Сроки оказания услуг самозанятые тоже часто срывают, не должным образом оказывают, не ведут учет, ничем не подтверждают свою сделку. Если у вас самозанятые в работе, то есть риски отсутствия документации.
- Если вы работаете только с самозанятыми, это может вызвать вопросы у налоговиков. Типична схема, когда компании, чтобы снизить расходы на налоги, взносы и выплаты, сокращают штатных сотрудников и переводят их на самозанятость. Рано или поздно налоговая заинтересуется такой компанией, так как понимает, что таким образом вы сокращаете налоги.
- Самозанятый не ведет бухгалтерский учет, поэтому не может предоставить закрывающие документы (акты, накладные). А если самозанятый не сможет предоставить эти документы или сделает это не вовремя, заплатить налоги по сниженной ставке компании будет проблематично. Налоговая обязательно проверит документы от самозанятого. Поэтому, начиная сотрудничать с таким работником, необходимо в его договоре прописать, что он обязан предоставить документы, чеки и акты строго до определенной даты.
- У самозанятого неконтролируемая оплата налога. Например, если у юрлица или ИП выплаченные налоги — это открытые данные (и, как правило, их платят через расчетный счет и можно попросить выписку банка или подтвердить платежным поручением), то самозанятый сам рассчитывает и платит налог через приложение «Мой налог». Оплатил он налог или нет — никто не знает, в том числе и вы как работодатель. Нельзя подтвердить это иначе, кроме как запросить квитанции. Но самозанятый может их и не предоставить. Так что есть риск того, что человек не заплатит налог. А из-за неуплаты в вашу организацию может прийти налоговики с проверкой.
- Если по работе с юрлицами и ИП есть какие-то порядки, шаблоны договоров, где указаны обязанности сторон, какие риски и как будут покрываться в случае их неисполнения, то с самозанятым такого нет.
Юридически самозанятых граждан не считают предпринимателями. Их нельзя привлечь к ответственности через арбитражный суд. Поэтому в суде, в случае чего, разбираться будут только как с физическим лицом.
Как правильно оформить трудовые отношения с самозанятым
При оформлении отношений с самозанятыми есть несколько ключевых факторов, которые необходимо учитывать:
- Четкое определение статуса исполнителя как самозанятого. Вся документация должна отражать и обосновывать данный статус, включая характер работы, условия оплаты, график сдачи -приемки работ и другие важные параметры и ключевые аспекты сотрудничества. Это поможет избежать недоразумений и возможных юридических споров в будущем.
- Компания должна вести точный учет всех операций с самозанятыми, включая выплаты, удержание налогов и взносов. Это поможет обеспечить прозрачность и соответствие налоговому законодательству. Чтобы избежать ошибок в оформлении и учете документации, необходимо обратиться к юридическим или налоговым консультантам.
Как налоговая выявляет незаконные схемы сотрудничества с самозанятыми
Самозанятость уменьшает налог. Это несет дополнительный риск со стороны проверок налоговой. Если ваша компания работает с самозанятыми неверно, это рано или поздно привлечет внимание проверяющих органов.
Существует несколько методов, с помощью которых налоговые органы выявляют неправильно поставленную работу с самозанятыми (и вычисляют незаконные схемы сотрудничества с ними):
- Анализ документации. Изучают договоры, счета-фактуры, финансовые отчеты и другие документы, представленные как компанией, так и самозанятыми. Несоответствия, ошибки или отсутствие необходимой документации могут вызвать подозрения и стать основанием для дальнейшего расследования.
- Анализ финансовых отчетов и бухгалтерского учета компании — выявляют необычные или подозрительные транзакции, связанные с самозанятыми.
- Сравнительный анализ: сравнивают данные по отрасли, а также анализируют схожие компании, чтобы выявить нестандартные схемы или отклонения в практиках сотрудничества с самозанятыми.
- Проверки мест работы: налоговые органы могут проводить проверки на местах работы для оценки реальных условий сотрудничества между компанией и самозанятыми. Это позволяет инспекторам лично убедиться в соответствии утверждаемых условий труда действительности.
Сигналы от третьих лиц: информация от бывших сотрудников, конкурентов или других третьих лиц могут стать поводом для проведения проверок и расследования.
Как предотвратить претензии налоговиков
Проведение налоговой проверки — серьезное испытание для любой компании. Важно быть хорошо подготовленным, чтобы эффективно защитить свои интересы и не допустить проверки. Что для этого нужно делать:
- Изначально выстраивайте работу так, чтобы что все ваши документы были в порядке. Это включает в себя правильное оформление договоров с самозанятыми, своевременную и полную уплату налогов, а также ведение полной и точной отчетности. Ведите точную и полную документацию по всем операциям с самозанятыми. Это поможет доказать законность ваших действий и обосновать все финансовые операции.
- Проведение внутренних аудитов: регулярные внутренние аудиты помогут выявить и исправить возможные проблемы в документации и учете до того, как они станут предметом внимания налоговых органов.
- Будьте открытыми и готовыми к сотрудничеству с налоговыми органами. Предоставляйте все запрошенные документы в срок и полностью сотрудничайте в ходе плановых проверок
- Не бойтесь защищать свои интересы. Если вы не согласны с выводами налоговиков, обратитесь за профессиональной юридической помощью и предъявите свои доказательства.
Читайте также:
Почему бизнес нуждается в HR-ах
Как я писал стратегию бизнеса. И почему ее пришлось переписать
Идеи для нового бизнеса в 2023 году (и где найти на них деньги!)