В 2012 году я и двое моих друзей задумали провести open-air в музее под открытым небом на 1 500 человек. Представьте, столетняя мельница, лазерное шоу, живой звук, сдохший генератор и разъяренная толпа. Хотя, давайте все по порядку.
Подготовка
Как и в любом большом проекте, нам бы пришлось очень много вложить сил и денег в организацию, если бы не одно обстоятельство. Мы решили объединить open-air с традиционным удмуртским праздником.
Это значительно удешевляло аренду площадки, сцены, трансфер. Кроме того, мы сумели договориться со всеми подрядчиками о рассрочке, а с исполнителями песен – о выплате гонорара постфактум.
Команда
У нас была небольшая, но эффективная команда: ваш покорный слуга и два его друга. Я отвечал за продвижение, второй парень за продажу еды, третий – искал партнеров.
Везло с самого начала. Информационным партнером выступила телерадиокомпания «Моя Удмуртия». Мы тогда довольно много общались с некоторыми ребятами с канала: режиссерами, операторами, авторами программ. Как-то весной, во время одной из посиделок, разговорились и подумали, почему не организовать open-air.
Подобные мероприятия проходят в республике давно, только они уж очень государственные. Самый большой – «Гербе́р», праздник завершения весенне-полевых работ. Там серьезная подготовка и отчетность: огромная культурная программа, подвоз гостей, подарки и освоение бюджетов.
Мы хотели сделать просто развлекуху, на которую бы хотелось приехать молодежи. Узнав примерную смету удмуртского праздника, мы побледнели и попросили разрешения у администрации как бы продолжить «Гербер» ночным open-air. Руководство оценило идею и дало «зеленый свет».
Рекламная кампания
Раз в партнерах творческие ребята с телеканала, то у нас был нормальный режиссер для подготовки и проведения концертной части, и редактор всех промо-материалов на радио и телевидении. Всей рутиной, вроде билетов, питания, договоров, занимались мы, трое друзей.
Телевизионщики сделали несколько аудиороликов и крутили их каждые полчаса в эфире. Кроме того, на ТВ практически во всех новостях и авторских программах упоминали наше общее мероприятие. Несколько городских журналов предложило осветить мероприятие на их страницах, серьезные СМИ делали анонсы. Как вы понимаете, охват был колоссальным.
Видео от добровольцев, наложенный на аудиоролик с радио. Он так понравился всем в ВК, что его крутили в молодежных передачах по ТВ
Интернет-маркетинг. В эпоху повальной цифровизации, наш традиционный подход к продвижению на ТВ и радио звучит смешно, но тогда это было нормой. Конечно, интернет-маркетинг использовали тоже на полную катушку.
В 2012 году мы знали про SMM или эффект присутствия, только очень мало им пользовались. Самым опытным оказался я, поэтому пришлось вести все общение в соцсетях, продумывание рекламной кампании и онлайн-продажи билетов.
Мы снимали небольшие вирусные ролики, рисовали комиксы, предлагали установить наши стилизованные афиши мероприятия на место аватарок. И людям это нравилось. Я писал сотни писем, и десятки человек ставили афиши вместо фото.
Возможно, я не все делал правильно, но обычная встреча в ВК выполнила свою функцию:
- люди о нас узнали;
- создавался ажиотаж вокруг события;
- мы оперативно обрабатывали все возражения и предложения;
- мы подогревали интерес «холодной» аудитории.
И самое главное, обычная встреча в ВК ответила на вопрос: «Почему следует прийти именно к нам»? А разве не ясно – первый open-air на удмуртском языке!
Я старался не писать огромные посты. Лучше всего привлекали внимание опросы – народу ничего не стоило нажать на понравившийся вариант ответа, а мы набирали активность.
Конкурсы. Проводили старые добрые конкурсы «за репост», «оставь лучший комментарий» и «напиши лучшую рифму». Народ вовлекался в игру и с удовольствием расшаривал наши посты в соцсетях, как бы закрепляя эффект от ТВ, радио и журналов.
Перед самим мероприятием выкладывали инфу для каждого типа аудитории. К примеру, парней, всегда интересует, будут ли на танцполе девушки?
Инвайтинг. Приглашал я людей в паблик очень просто – из «друзей». Потом добавил в администраторы своих партнеров – они тоже посидели пару часов. Не делайте так! Если в 2012 году инвайтинг еще работал, то сегодня этот способ давно себя изжил.
Приглашая только друзей на мероприятия, вы как бы варитесь в собственном соку. Одной своей аудитории мало, чтобы постоянно собирать залы. Сейчас таргетинг или гостевые посты в пабликах решают эту задачу лучше.
Обсуждение. Единственное, что я упустил тогда – не смог наладить сбор обратной связи и ответов на вопросы. Я не сделал раздела «Обсуждения», в которых бы описал, где и как достать билеты. В итоге, людям приходилось тратить время, листать стену писать вопросы под постами, чтобы выудить информацию из меня или более информированных подписчиков.
Активисты. Раз мы продолжаем удмуртский праздник «Гербер», удалось подключить молодежные организации в районах республики. Там активисты за бесплатную контрамарочку продавали билеты и максимально много рассказывали о событии.
Дополнительно подключились администраторы тематических удмуртских сообществ. Они расшаривали наши посты и тоже помогали продавать билеты.
Партнеры мероприятия
Мы сразу заявили, что у нас будет не просто дискотека в клубе, а огромное мероприятие под открытым небом. На подобное своих денег не хватит, поэтому нужны были партнеры. Если с информационными проблема решилась, то для остального пришлось улыбаться и договариваться на максимально низкие цены.
Основная проблема – это сцена. Хорошая стоит дорого, ставить плохую – себе дороже. Если честно, тогда сцены сдавали всего двое человек, первого мы знали лучше. К счастью, он же должен был обслуживать праздник «Гербер», поэтому сцена тупо оставалась на месте, а мы могли заплатить совершенно «смешные» 50 000 рублей просто за саму конструкцию без услуг монтажа и доставки. Сторговались на 45К и на то, что нам бесплатно сдвинут конструкцию к мельнице.
Владелец сцены также предложил нам свой генератор-прицеп в аренду. Электрическая цепь в музее слабая, поэтому пришлось соглашаться, чтобы достать 80 кВт звука для задумок нашего безумного режиссера.
Исполнители. С ними проблем не возникло. Наш режиссер составил программу выступлений и выслал мне список музыкантов и певцов. Каждый уже дал предварительное согласие, поэтому нужно лишь было сообщить сумму гонорара.
Мы посидели с друзьями и пришли к выводу, что лучше всего заплатить всем поровну, выделив лишь диджеев, которые будут крутить треки всю ночь. Сумму гонорара ставили тоже минимальную – 1 000 рублей на человека за несколько песен. Музыкальной группе честно выделяли оплату на каждого участника.
Я не зря назвал исполнителей песен партнерами. На основном празднике «Гербер» выступали взрослые опытные артисты и коллективы. Молодые, но уже популярные ребята хотели так же, поэтому легко соглашались на участие.
Площадка. Нам сделали огромную скидку, потому что стандартная ставка по аренде музея-заповедника – от 50 000 рублей. Важнейшим фактором сыграло то, что в музее и так будет проходит удмуртский праздник, поэтому мы как будто просто продолжим его. Если бы администрация оставалась непреклонна, то все бы закончилось, не начавшись. А так, уже все посильно – 20 000 рублей.
Трансфер. Через администрацию праздника мы договорились с транспортной компанией, которая будет возить гостей, на скидку за билеты. Транспортная компания была рада приработку, потому что весь дневной трансфер уже был оплачен бюджетом. Мы решили, раз обычный проезд из города до музея стоил 20 рублей, компания сделает скидку 50 % посетителям open-air, если они покажут билеты, типа за объемы. К слову, объемы были, у автобусов стояли очереди.
Продукты и напитки. Мы не были уверены, что сумеем сами приготовить еды на несколько сотен человек, поэтому начали искать поставщиков.
По готовой еде мы никого в партнеры не нашли, потому что скоропортящиеся продукты под реализацию никто не дает. Максимум, о чем договорились – это небольшая скидка на выпечку. Мясо для шашлыка купили на рынке и сами замариновали.
Вопрос с пивом, квасом и газировкой разрешился быстро – одна оптовая компания дала на реализацию свою продукцию.
Бюджет мероприятия
Коммерсы из нас всегда были «аховые», поэтому никто не вел даже самых простых отчетностей. Есть деньги, есть траты – немного сходится, и ладно. Основные вехи трат:
- Аренда площадки – 20 000 рублей.
- Аренда сцены – 45 000 рублей.
- Аренда генератора + бензин – 25 000 рублей.
- Гонорары артистам и режиссеру – 50 000 рублей
- Полиграфия – 20 000 рублей
- Закупка продуктов – 140 000 рублей
- Прочее (не помню куда, но точно на нужное) – 40 000 рублей.
- Призы участникам конкурсов – 10 000 рублей.
Итого: 350 000 рублей.
Проведение
Наступил день «хэ». Начался праздник «Гербер», а мы стали постепенно готовиться в своему мероприятию. Самой большой задачей было то, как заставить людей покинуть чистое поле, пусть и огороженное, и купить билет на ночную движуху.
К счастью, уехали почти все. Несколько десятков «зайцев» были не критичны. Поле было в нашем распоряжении примерно на два часа, чтобы все подготовить и начать запускать людей.
Итак, мы имеем готовую площадку, сцену, подготовленную систему питания. И все это только за счет предыдущего крупного мероприятия. Дальше начинается уже наша работа.
Конкурсы
Большой ошибкой было использовать схему проведения конкурсов для посетителей. У республиканского мероприятия на это есть бюджеты, опыт и связи, чтобы сделать нормальный досуг. У нас денег нет, поэтому вышло убого.
Мы задумали сделать гонки на тракторах. В голове это виделось как Monster Truck в Америке, в реальности мы имели три трактора, которые немножечко разогнались. У одного даже что-то лопнуло в двигателе от перенапряжения. В общем, попробовали и ладно.
Наиболее реальным было проведение мероприятий на сцене. Получилось практически все из задуманного: конкурс певцов, диджеев, даже провели показ моды от молодых национальных дизайнеров.
Дальше пошла просто дискотека. Вы знаете, лучше бы мы только ее и делали, потому что запарно это, конкурсы проводить.
Питание
После праздника «Гербер» осталось много торговых точек. Мы долго возмущались, что они остались на халяву на нашем мероприятии, но только после до нас дошло, что лучше заработать чуть меньше, но удовлетворить толпу едой и напитками. Мы одни бы не справились.
Одним из нас троих был парень, который уже несколько лет ездит по народным гуляниям. Он нанял несколько продавцов и пару поваров, чтобы готовить в открытой печи. Тогда мы впервые для себя и клиентов стали использовать открытую печь для приготовления национального удмуртского блюда перепечи.
Нужно сказать, что перепечи – это блюдо «от бабушки». Очень многие на то время уже даже и не помнили вкуса, потому что в последний раз их ими кормили только в далеком детстве. Публике очень понравилась идея покупать готовую выпечку прямо из печки. Многие стояли в длинной очереди и переплачивали, чтобы попробовать блюдо детства.
Шашлык традиционно продавался легко и быстро, но мы не рассчитали количества заготовок. Мяса оказалось многовато, а желающих потратить 150 рублей было недостаточно. Возможно, на спрос повлияла конкуренция со стороны других продавцов.
Проблемы с генератором
Ночь прошла не без проблем. Где-то в районе полуночи, когда на поле было максимальное количество гостей, у нас сдох генератор. Это был не простой домашний вариант, а старый дизельный прицеп, который выдавал около 80 кВт энергии.
Представляете, что было у меня в голове, когда мельница, вся в разноцветных лучах подсветки, вдруг исчезает в темноте? Виделось, что сейчас прибежит разъяренная толпа, начнет меня бить, возможно даже ногами, и сожжет мельницу.
Я ринулся к генератору, узнать, что можно сделать. Разъяренная толпа, конечно, прибежала, но были там и вменяемые граждане. Два парня отодвинули нашего механика и залезли в двигатель с головой. Через пятнадцать минут генератор заработал. Я не стал спрашивать, что там они закрутили, просто поставил им выпивку и по порции шашлыка.
Все это время, пока генератор чинили, три гармониста рвали душу и инструмент, чтобы хоть как-то разрядить обстановку. Люди плясали народные танцы и полагали, что это часть представления. Хорошо, что гармонь – инструмент для толпы, предназначенный для игры в полях. Музыкантов я тоже «отблагодарил». После этого пришлось бежать к кассе, потому что там начались другие проблемы.
Проблемы с возвратом билетов
Забег в полкилометра. Небольшая заминка с генератором вызвала возмущения у некоторых гостей, и они решили покинуть поле. Естественно, им хотелось вернуть деньги. Представьте, стоит человек двадцать и недобро так смотрит на меня, говорит матом и желает мне всяческих проблем в жизни.
С трудом мне удалось решить проблему без больших потерь. Я вытащил троих самых задиристых лидеров мнения и предложил компромисс. Мы возвращаем деньги лично им, а они помогают убедить толпу, что не нужно расстраиваться по пустякам.
Ребята сумели убедить полупьяную толпу, что отсутствие света было частью представления и можно идти снова танцевать. Все ушли, а лидерам мнения я вернул деньги и снова поставил выпивку с шашлыком.
Продажа билетов и общая выручка
Как бы я ни хотел, чтобы у нас тогда были деньги с полутора тысяч билетов, этого не случилось. К сожалению, число официально посетивших open-air – это всего лишь число.
Билет стоил 300 рублей, мы продали за деньги примерно 1100 штук. «Примерно» – потому что за всю ночь волнений я даже приблизительно не смог бы сказать, сколько мы потеряли за счет многих непредвиденных трат. У нас даже кассы не было. Просто несколько человек, которым я дал по 100 билетов. Ночью у меня уже не было сил пересчитывать остатки билетов. Взял деньги, записал в блокнотик и снова бежать.
Мы выделили 300 бесплатных билетов на приглашенных гостей и помощников на всех уровнях. Кроме того, в поле было много «зайцев», которые перемахнули через забор.
На продаже еды и напитков мы заработали 70 000 рублей. Капля в море, скажете вы, и будете правы. Так мало мы не зарабатывали на продажах больше никогда.
Общая выручка получилась 400 000 рублей. Ну, плюс-минус.
Потери и проблемы после open-air
Полностью меня отпустили все заботы примерно в 3 часа ночи. Я весь день как угорелый носился по огромному полю, разруливал проблемы и носил при себе немалые деньги.
В середине ночи поток людей иссяк, мы решили открыть ворота для всех желающих. Наша команда собралась на импровизированном складе и открыла пиво: «Ну, за удачу». Она нам была очень нужна.
Уборка территории музея и конфликты из-за поврежденных памятников культуры
Директор музея-заповедника оказалась очень недовольной результатом. Поутру обнаружилось, что поле перед мельницей сильно вытоптано. На наш аргумент, что это не пара гостей в день, а толпа молодежи, директор попросила оставить шуточки.
Далее она потребовала убрать мусор со всего музея. Мы возмутились, потому что накануне там тоже проходили гуляния, поэтому чужой мусор убирать не хотелось. Сошлись на том, что приберем зону в радиусе 300 метров от мельницы и увезем с собой.
Я считаю, что мы еще легко отделались, потому что поле возле мельницы реально походило на безжизненную пустошь, настолько его сильно вытоптали. Хотя через месяц снова все заросло.
Ликвидация остатков товаров после продажи
Практически весь запас пива и газировки стоял нетронутый. Мы не подумали, что народ не будет тратиться на дорогие напитки, а попросту принесет все с собой. Наивные были, как дети.
Единственное, что хорошо продавалось – национальное блюдо перепечи, которое мы готовили в перевозной печке. Народ готов был платить дороже за зрелище. Продали больше половины замаринованного шашлыка. Готовая выпечка тоже закончилась вся.
Когда мы возвращали товар «пивнякам», паршивцы по началу не хотели брать товар назад, а хотели денег, 180 000 рублей, на секундочку. Мы им сунули их же договор и сказали, что мы в своем праве. На деньги не попали, но пришлась оплатить вскрытые ящики, потому что их посчитали некондицией. Потери – примерно 20 000 рублей.
Остатки мяса и пива разделили по братски на троих и недели две все это доедали-допивали. Экономия, елки-палки.
Реакция аудитории постфактум, критика
Утренний эфир в нашем паблике в ВК взорвался противоречивыми отзывами. Мы никого не просили, но люди писали благодарственные письма, просили повторить и надеялись, что другие наши мероприятия будут лучше.
Большой ложкой дегтя были комменты, в которых граждане поливали нас грязью. Людям не нравились музыканты, поломка генератора и многое другое по мелочи. Каждому я старался отвечать спокойно и культурно. Нам нужно было собрать обратную связь, чтобы еще и отчитаться перед администрацией, раз уж мы увязались за ними.
Заключение
Хотя бы в минус не ушли. По десятке каждый оставить смог. «Шикарная» зарплата за два месяца работы, не так ли? Остатки продуктов и напитков тоже можно считать доходом, но таким, с натяжкой.
Наследие – что делают люди теперь
С того огромного по масштабу события мы с ребятами начали создавать все новые, но гораздо менее громоздкие мероприятия. Были и музыкальные премии, и детские конкурсы, и даже пародия на «Евровидение». Последний проект телерадиокомпания «Моя Удмуртия» до сих пор проводит. Иногда очень приятно посмотреть, что идея до сих пор жива и находит отклик у народа.
Подобные нашему open-air мероприятия тоже проводят: инициативные ребята, которые выступали на нашей сцене, теперь делают свои события. Со стороны кажется, что у них неплохо получается, приглашают известных хедлайнеров. Не знаю, выходят ли они в «плюс», но получается красиво.
Чему научился
Тогда мы еще ничего не знали про проектную работу, про разбивку задач на подзадачи, про Trello, наконец, тоже не слыхали. Мы просто делали.
Наверное, если бы я начал проводить мероприятие, то заработок был бы намного большим, а потери сведены к минимуму. Если честно, я даже не знаю, сколько билетов продали на кассе. Я часто отлучался, поэтому не могу сказать, за все ли билеты мы получили деньги. Неограниченное пространство подразумевает неограниченное количество билетов. Напечатать их легко, но следить за продажами сложно.
Если бы меня сейчас пригласили организовать подобное мероприятие, я бы отказался. Трудно делать такие вещи без сильной команды. Друзья – это сила, но команда должна состоять из людей, которые очень хорошо разбираются в деле.
Я до сих пор удивляюсь, как же нам повезло. Мы не попали на бабки, мы ничего не спалили в музее, обошлось без драк, жертв и полиции. Как только представлю, скольких сложностей мы избежали, так и начинаю верить в слепую удачу. Наверное, каждому следует пройти через подобный опыт, чтобы узнать о своих возможностях.