Рассылка по интернет-маркетингу:
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных

Как вести рабочие проекты и ничего не забыть: настройка автоматического импорта из Trello в «Google Таблицы»

3 марта 2020 Ольга Кочкина
Время чтения: 8 минут Нет времени читать? Нет времени? 3 комментария
Отправим материал вам на:
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных
Как вести рабочие проекты и ничего не забыть: настройка автоматического импорта из Trello в «Google Таблицы» Редакция «Текстерры»
Редакция «Текстерры»

Я работаю над тремя долгосрочными проектами одновременно. Рабочие задачи веду в Trello: планирую действия по каждому, расставляю дедлайны, составляю списки дел на день.

Когда потребовалось учитывать доходы от разных клиентов в одном месте, я выбрала «Google Таблицы» как самый простой и бесплатный инструмент. Но вносить данные вручную по каждой задаче не сработало: я забывала, да и было жаль времени. Проблему удалось решить, настроив автоматический импорт карточек из Trello в «Google Таблицы».

В статье я покажу, как это сделала, и немного расскажу, для чего еще может пригодиться такой опыт.

Зачем это нужно

В заметке о работе с пользовательскими полями Trello я уже касалась этой темы. Учет доходов – это частный случай. Выгрузка данных из системы в таблицу может понадобиться, когда нужно:

  • сделать отчет по выполненным задачам;
  • составить отчет по продажам, если вы используете Trello в качестве CRM;
  • подготовить ретроспективу спринта, если работаете по Scrum;
  • передать данные в другое подразделение, если один отдел работает в Trello, а другой – нет.

Вариантов может быть и больше: все зависит от того, как организована работа и для чего используется система вами и вашей командой. Иными словами, если требуется дублировать информацию из Trello в таблицы Google, это можно автоматизировать.

Обмен данными работает и в обратном направлении – из таблиц в Trello. Например, это может пригодиться, если из таблицы с ошибками сервиса нужно автоматически создавать карточки с задачами для разработчиков, которые будут их исправлять. Настраивается такая система практически аналогично.

Инструкция: как настроить импорт данных

Для настройки потребуется доска Trello, на которую можно подключить улучшение Zapier, и таблица в Google Sheets.

Если коротко, процесс выглядит так:

  1. Решаем, какие данные нужно переносить и в какой момент.
  2. Создаем таблицу, в которую будем импортировать данные.
  3. Подключаем улучшение и настраиваем импорт в Trello.
  4. Наслаждаемся автоматизацией :-)

Шаг 1. Решаем, что и когда импортировать. На этом этапе нужно определить, какие данные из карточек Trello вы хотите переносить и в какой момент.

С данными все просто. Информацию из любого поля карточки можно выгрузить в отдельную ячейку таблицы: название карточки, описание, дату, названия меток и колонок, участников, вложения. То же самое и с пользовательскими полями.

Я импортирую из дефолтных полей название карточки и дату, из кастомных – название клиента, стоимость, дату поступления денег на расчетный счет и месяц, за который нужно учитывать приход.

Что касается момента, есть несколько триггеров (действий в Trello, после которых срабатывает автоматизация), на которые можно настроить импорт данных. Это могут быть:

  • создание новой доски;
  • создание новой карточки в конкретном списке / на конкретной доске;
  • перемещение карточки в определенный список;
  • архивация карточки;
  • создание нового чек-листа;
  • добавление в карточку метки или участника и т. д.

Например, удобный вариант – настроить импортирование данных из карточки в том случае, если она перемещается в список «Готово».

Шаг 2. Готовим «Google Таблицу». Здесь нужно создать новый документ (или лист в существующем) и озаглавить столбцы, в которые будут попадать данные. Каждое поле в Trello – отдельный столбец в таблице. У меня это выглядит так:

В принципе, отдельный лист или таблицу под это заводить необязательно. Но лучше, если данные будут вноситься со второй строки и дальше (в первой – заголовки). Потому что если в тех же столбцах таблицы уже что-то будет, то интеграция может пройти неправильно. Например, у меня был баг, когда при импорте данные не заносились поочередно в каждую строку – вторую, третью, четвертую. Каждый раз новая строка создавалась сверху, над заголовком, а записи шли снизу вверх. Это не очень удобно.

Шаг 3. Подключаем улучшение и настраиваем импорт. Перед началом настройки воспроизведите в Trello триггер, на который хотите настроить автоматизацию. Например, нужно, чтобы данные в таблицу улетали после перемещения карточки из списка «В работе» в список «Готово». Для этого создайте в списке «В работе» карточку, заполните в ней все нужные поля и переместите в «Готово».

Воспроизводим триггер для автоматизации

Дело в том, что при настройке система найдет это действие и будет ориентироваться на него, а в конце – отправит карточку в таблицу, чтобы проверить корректность интеграции.

Теперь можно перейти в меню «Добавить улучшение» и подключить дополнение Zapier, которое позволяет интегрировать Trello с тысячей других сервисов и приложений. Находим в каталоге и кликаем «Добавить».

В правой верхней части доски, рядом с кнопкой Butler, появится еще одна – Automate by Zapier. Кликаем на нее, чтобы открыть настройку.

Если никогда раньше не пользовались Zapier, зарегистрируйтесь на официальном сайте. При первом запуске улучшения потребуется авторизоваться – ввести логин и пароль от Zapier.

В открывшемся окне вам предложат выбрать одну из популярных интеграций. Найдите в списке следующую строчку: «Add new Trello card activity as a new row on Google Sheet». Кликните на стрелочку.

Далее, по алгоритму Zapier, выбираем и подключаем аккаунт Trello.

Выбираем аккаунт и кликаем Continue

Выбираем действие, доску и на ней список Activity, в котором находим:

  • Activity: выбираем нужный триггер (у меня в примере это перемещение карты из списка или в список);
  • Board: находим в списке текущую доску;
  • List: выбираем список, после перемещения в который нужно занести данные в таблицу.

По клику на «Продолжить» система предложит протестировать и найти карточку или пропустить тест. Рекомендую выбрать тест, чтобы сразу проверить, как все работает. Кликаем на Test & Continue.

Если все прошло успешно, переходим на следующий этап – настройку импорта в «Google Таблицы». Сначала вновь выбираем аккаунт.

Затем заполняем поля:

  • Drive – «Google Диск», на котором лежит таблица.
  • Spreadsheet – название таблицы.
  • Worksheet – название листа.

Когда указали диск, таблицу и лист, внизу появляются дополнительные поля по названиям столбцов, которые мы задали в таблице в самом начале. Теперь нужно выбрать, из каких полей Trello нужно заносить информацию в эти столбцы.

Для этого кликаем на плюсик и ищем в открывшемся списке нужное поле.

Поля проще искать через поиск, если вы знаете, как они называются

В целом все довольно очевидно. Пользовательские поля легко найти по названию, которое им присвоено. С дефолтными тоже интуитивно понятно. Единственный момент, который может вызывать сложность, – работа с дефолтным полем дедлайна (срок, который устанавливаем в карточке). В списке много различных дат: создание карточки, последняя активность в карточке/листе/доске. Чтобы импортировать установленный вами срок, а не что-то другое, нужно выбрать поле Card Due.

Заполнив необходимые поля, кликаем «Продолжить», а затем Continue & Test, чтобы проверить. Система немного подумает, а потом предложит завершить интеграцию и включить ее. Кликаем Done editing, а на следующем экране — Turn zap on.

После этого зайдите в таблицу. Если все прошло успешно, там должна появиться новая строка с данными из тестовой карточки.

Вот и все, автоматизация настроена.

Ограничения и нюансы:

  1. Zapier – одно из улучшений Trello. Если у вас бесплатная версия и вы уже используете календарь, таймер или еще какое-то дополнение, подключить интеграцию не получится. Придется выбрать что-то одно или перейти на Gold-статус за 6 $ в месяц, чтобы использовать до 3 расширений на доску.
  2. У самого Zapier тоже есть ограничения: до 5 интеграций на бесплатном тарифе. Для того, чтобы импортировать данные с одной доски в одну таблицу, этого достаточно. Но если вы увлечетесь автоматизацией, может и не хватить.
  3. Когда настраиваем интеграцию, тестовые данные попадают в таблицу почти мгновенно. В рабочем режиме Zapier проверяет наличие новых активностей для выгрузки в таблицу каждые 15 минут. Так что не пугайтесь, если вы двигаете карточки туда-сюда, но ничего не происходит.

Вместо заключения

Zapier – мощное улучшение, позволяющее настроить обмен данными между тысячами разных сервисов и приложений. С его помощью можно автоматически переносить задачи с датами из таск-менеджеров в «Google Календарь», превращать письма Gmail в карточки Trello или контакты в MailChimp. Можно даже отправлять лиды из Facebook в «Google Таблицы», почту Gmail, Slack, Trello или amoCRM. Автоматизация – это эффективно и увлекательно. Только попробуйте – и не сможете остановиться :-)

Но даже самая успешная автоматизация и правильно выстроенные бизнес-процессы сами по себе не гарантируют успеха вашему делу. Это более серьезная задача, которую может решить только комплексное продвижение в интернете. Специалисты агентства «Текстерра» успешно занимаются этим уже 12 лет.
© «TexTerra», при полном или частичном копировании материала ссылка на первоисточник обязательна.
Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите ctrl + enter.
Оцените материал:
Комплексное продвижение – самый эффективный метод продвижения в интернете. Посмотрите наши кейсы! Посмотреть
Оставь заявку на бесплатное онлайн-обучение
до 1 апреля
00:00:00
Подробнее
До старта онлайн-интенсива
«Продвижение в Instagram» осталось:
00:00:00
Записаться
При заказе SMM до 31 октября дарим
3 варианта оформления сообщества!
Подробнее
Чертовски низкие цены на все онлайн-курсы от
TexTerra с 29 по 31 октября
Подробнее
Готовая база знаний
для начинающего
интернет-маркетолога
Такую информацию продают за деньги,
а мы отдаем БЕСПЛАТНО!

Я согласен на обработку моих персональных данных

Спасибо, база направлена на вашу почту!
МИЛЛИОН ГОДНОТЫ
Дарим подборку огненных материалов по интернет-маркетингу: кейсы, интервью, советы по SMM, полезные видео и не только.
получить
Texterra – продвижение в интернете x
Заказать звонок:
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных
Texterra – продвижение в интернете x
Заказать услугу:
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных