Я работаю над тремя долгосрочными проектами одновременно. Рабочие задачи веду в Trello: планирую действия по каждому, расставляю дедлайны, составляю списки дел на день.
Когда потребовалось учитывать доходы от разных клиентов в одном месте, я выбрала «Google Таблицы» как самый простой и бесплатный инструмент. Но вносить данные вручную по каждой задаче не сработало: я забывала, да и было жаль времени. Проблему удалось решить, настроив автоматический импорт карточек из Trello в «Google Таблицы».
В статье я покажу, как это сделала, и немного расскажу, для чего еще может пригодиться такой опыт.
Зачем это нужно
В заметке о работе с пользовательскими полями Trello я уже касалась этой темы. Учет доходов – это частный случай. Выгрузка данных из системы в таблицу может понадобиться, когда нужно:
- сделать отчет по выполненным задачам;
- составить отчет по продажам, если вы используете Trello в качестве CRM;
- подготовить ретроспективу спринта, если работаете по Scrum;
- передать данные в другое подразделение, если один отдел работает в Trello, а другой – нет.
Вариантов может быть и больше: все зависит от того, как организована работа и для чего используется система вами и вашей командой. Иными словами, если требуется дублировать информацию из Trello в таблицы Google, это можно автоматизировать.
Обмен данными работает и в обратном направлении – из таблиц в Trello. Например, это может пригодиться, если из таблицы с ошибками сервиса нужно автоматически создавать карточки с задачами для разработчиков, которые будут их исправлять. Настраивается такая система практически аналогично.
Инструкция: как настроить импорт данных
Для настройки потребуется доска Trello, на которую можно подключить улучшение Zapier, и таблица в Google Sheets.
Если коротко, процесс выглядит так:
- Решаем, какие данные нужно переносить и в какой момент.
- Создаем таблицу, в которую будем импортировать данные.
- Подключаем улучшение и настраиваем импорт в Trello.
- Наслаждаемся автоматизацией :-)
Шаг 1. Решаем, что и когда импортировать. На этом этапе нужно определить, какие данные из карточек Trello вы хотите переносить и в какой момент.
С данными все просто. Информацию из любого поля карточки можно выгрузить в отдельную ячейку таблицы: название карточки, описание, дату, названия меток и колонок, участников, вложения. То же самое и с пользовательскими полями.
Я импортирую из дефолтных полей название карточки и дату, из кастомных – название клиента, стоимость, дату поступления денег на расчетный счет и месяц, за который нужно учитывать приход.
Что касается момента, есть несколько триггеров (действий в Trello, после которых срабатывает автоматизация), на которые можно настроить импорт данных. Это могут быть:
- создание новой доски;
- создание новой карточки в конкретном списке / на конкретной доске;
- перемещение карточки в определенный список;
- архивация карточки;
- создание нового чек-листа;
- добавление в карточку метки или участника и т. д.
Например, удобный вариант – настроить импортирование данных из карточки в том случае, если она перемещается в список «Готово».
Шаг 2. Готовим «Google Таблицу». Здесь нужно создать новый документ (или лист в существующем) и озаглавить столбцы, в которые будут попадать данные. Каждое поле в Trello – отдельный столбец в таблице. У меня это выглядит так:
В принципе, отдельный лист или таблицу под это заводить необязательно. Но лучше, если данные будут вноситься со второй строки и дальше (в первой – заголовки). Потому что если в тех же столбцах таблицы уже что-то будет, то интеграция может пройти неправильно. Например, у меня был баг, когда при импорте данные не заносились поочередно в каждую строку – вторую, третью, четвертую. Каждый раз новая строка создавалась сверху, над заголовком, а записи шли снизу вверх. Это не очень удобно.
Шаг 3. Подключаем улучшение и настраиваем импорт. Перед началом настройки воспроизведите в Trello триггер, на который хотите настроить автоматизацию. Например, нужно, чтобы данные в таблицу улетали после перемещения карточки из списка «В работе» в список «Готово». Для этого создайте в списке «В работе» карточку, заполните в ней все нужные поля и переместите в «Готово».
Дело в том, что при настройке система найдет это действие и будет ориентироваться на него, а в конце – отправит карточку в таблицу, чтобы проверить корректность интеграции.
Теперь можно перейти в меню «Добавить улучшение» и подключить дополнение Zapier, которое позволяет интегрировать Trello с тысячей других сервисов и приложений. Находим в каталоге и кликаем «Добавить».
В правой верхней части доски, рядом с кнопкой Butler, появится еще одна – Automate by Zapier. Кликаем на нее, чтобы открыть настройку.
Если никогда раньше не пользовались Zapier, зарегистрируйтесь на официальном сайте. При первом запуске улучшения потребуется авторизоваться – ввести логин и пароль от Zapier.
В открывшемся окне вам предложат выбрать одну из популярных интеграций. Найдите в списке следующую строчку: «Add new Trello card activity as a new row on Google Sheet». Кликните на стрелочку.
Далее, по алгоритму Zapier, выбираем и подключаем аккаунт Trello.
Выбираем действие, доску и на ней список Activity, в котором находим:
- Activity: выбираем нужный триггер (у меня в примере это перемещение карты из списка или в список);
- Board: находим в списке текущую доску;
- List: выбираем список, после перемещения в который нужно занести данные в таблицу.
По клику на «Продолжить» система предложит протестировать и найти карточку или пропустить тест. Рекомендую выбрать тест, чтобы сразу проверить, как все работает. Кликаем на Test & Continue.
Если все прошло успешно, переходим на следующий этап – настройку импорта в «Google Таблицы». Сначала вновь выбираем аккаунт.
Затем заполняем поля:
- Drive – «Google Диск», на котором лежит таблица.
- Spreadsheet – название таблицы.
- Worksheet – название листа.
Когда указали диск, таблицу и лист, внизу появляются дополнительные поля по названиям столбцов, которые мы задали в таблице в самом начале. Теперь нужно выбрать, из каких полей Trello нужно заносить информацию в эти столбцы.
Для этого кликаем на плюсик и ищем в открывшемся списке нужное поле.
В целом все довольно очевидно. Пользовательские поля легко найти по названию, которое им присвоено. С дефолтными тоже интуитивно понятно. Единственный момент, который может вызывать сложность, – работа с дефолтным полем дедлайна (срок, который устанавливаем в карточке). В списке много различных дат: создание карточки, последняя активность в карточке/листе/доске. Чтобы импортировать установленный вами срок, а не что-то другое, нужно выбрать поле Card Due.
Заполнив необходимые поля, кликаем «Продолжить», а затем Continue & Test, чтобы проверить. Система немного подумает, а потом предложит завершить интеграцию и включить ее. Кликаем Done editing, а на следующем экране — Turn zap on.
После этого зайдите в таблицу. Если все прошло успешно, там должна появиться новая строка с данными из тестовой карточки.
Вот и все, автоматизация настроена.
Ограничения и нюансы:
- Zapier – одно из улучшений Trello. Если у вас бесплатная версия и вы уже используете календарь, таймер или еще какое-то дополнение, подключить интеграцию не получится. Придется выбрать что-то одно или перейти на Gold-статус за 6 $ в месяц, чтобы использовать до 3 расширений на доску.
- У самого Zapier тоже есть ограничения: до 5 интеграций на бесплатном тарифе. Для того, чтобы импортировать данные с одной доски в одну таблицу, этого достаточно. Но если вы увлечетесь автоматизацией, может и не хватить.
- Когда настраиваем интеграцию, тестовые данные попадают в таблицу почти мгновенно. В рабочем режиме Zapier проверяет наличие новых активностей для выгрузки в таблицу каждые 15 минут. Так что не пугайтесь, если вы двигаете карточки туда-сюда, но ничего не происходит.
Вместо заключения
Zapier – мощное улучшение, позволяющее настроить обмен данными между тысячами разных сервисов и приложений. С его помощью можно автоматически переносить задачи с датами из таск-менеджеров в «Google Календарь», превращать письма Gmail в карточки Trello или контакты в MailChimp. Можно даже отправлять лиды из Facebook в «Google Таблицы», почту Gmail, Slack, Trello или amoCRM. Автоматизация – это эффективно и увлекательно. Только попробуйте – и не сможете остановиться :-)