Составляйте график работ
Когда проектов и задач много, невозможно все удержать в голове – обязательно о чем-то забудешь. Например, однажды у меня вылетело из головы, что нужно заранее изучить тему и набросать тезисный план для новой статьи. А когда клиент напомнил о себе, пришлось бросать остальные дела и работать в авральном режиме.
Поэтому я стала составлять график работ. Как? Когда поступает задача, прикидываю, когда смогу ее сделать, и вношу в программу для планирования. Есть разные: Any.DO, Doit.im, TODOist и другие.
Я использую Wunderlist. Программа установлена и на телефоне, и на ПК: она напоминает о задачах push-уведомлениями и закидывает письмами по e-mail. Забыть о важном проекте нереально.
Благодаря списку задач я заранее примерно знаю, чем буду заниматься каждый день. Трачу меньше времени и успеваю больше. И если что-то случится, все равно не сорву дедлайн благодаря тому, что беру запас.
Называйте дедлайны с запасом
Я всегда обсуждаю с клиентом, когда нужно сдать черновик или готовый материал. И называю срок с запасом в 2-4 дня: например, пишу себе в график дату сдачи 15.02, а ему говорю, что все будет готово 19.02.
Зачем я это делаю? Потому что я живой человек, а никто из людей не застрахован от форс-мажоров. У меня умирали родственники, попадали в больницу дети, я сама серьезно болела. На решение таких проблем нужно в среднем несколько дней. Если произойдет что-то не слишком серьезное, я смогу даже не сообщать клиенту об этом, а спокойно сдать материал, когда обещала.
В этом методе есть два нюанса:
- Плотный график. Если ваш график расписан на каждый день, запас времени не поможет. Представьте: что-то случится и вы выпадете из работы, например, на сутки. И все равно придется переносить дедлайны по всем проектам. Поэтому я в графике оставляю окно: один-два дня в неделю, когда у меня нет задач. Если ничего не случается, работаю в эти дни над следующими проектами в очереди. А если случается, просто тасую дедлайны так, чтобы все успеть, и спокойно решаю проблемы.
- Срочные задачи. Как бы вы ни выстраивали график, всегда могут появиться клиенты, которым надо «еще вчера». Можно просто не работать с такими заказчиками в принципе или отказываться от срочных задач. Но жажда заработать не позволяет мне так делать. Поэтому я придумала кое-что еще: оставляю окна в графике каждый день.
Оставляйте свободные окна каждый день
Я строю график так, чтобы работать примерно полдня. Например, планирую написать одну легкую статью по заранее подготовленным тезисам – на это уходит до 5 часов. Оставшаяся часть дня свободна.
Редко случается так, что я делаю все за полдня и потом отдыхаю. Дневной запас уходит на:
- срочные задачи, поступившие вчера или с утра;
- редактирование материалов по правкам от клиентов;
- изучение новой информации и подготовку тезисов;
- общение с экспертами и кучу других подобных дел.
На фрилансе закон подлости работает как нигде: если вам нужно писать какой-то материал, обязательно придут правки по проекту двухнедельной давности, напишет клиент со срочной задачей, эксперт пришлет комментарий и попросит сразу дать обратную связь.
Не утонуть в ворохе дел мне помогает вот такой дневной запас. Ну а если случается чудо и ничего срочного нет, во второй половине дня я работаю над проектами без строгих дедлайнов.
Правда, бывает, что и дневной запас не помогает и просто не хочется ничего делать.
Если вас бесит, что фрилансеры часто срывают сроки или вообще пропадают с радаров, обращайтесь в TexTerra за комплексным продвижением: агентство себе такого позволить не может.
Не работайте, если не хочется
Это очень спорный совет. Но я поступаю именно так. Бывают дни настоящей прокрастинации, с которой сложно бороться. Все валится из рук, не хочется отвечать клиентам, а буквы не ложатся на экран, хоть тресни.
Тогда я просто разрешаю себе расслабиться и не работать – ничего не писать вообще. Целый день залипаю в онлайн-игры, гуляю, смотрю телевизор или просто валяюсь грустным калачиком. Так я восстанавливаюсь и отдыхаю. А если бы работала через силу, все равно не успела сделать запланированное. Да еще и получилось бы плохо, и в результате я потратила бы больше времени, чтобы все переделать.
Поступать так мне помогают запасы: и в общем графике, и дневной. Есть два нюанса:
- Срочные дела. Даже если ничего не писать, могут возникнуть неотложные задачи – например, ответить клиенту на важное сообщение. Или срочно подобрать еще пару иллюстраций, внести чуть правок, написать эксперту. В таком случае я на пять-десять минут подхожу к компьютеру и все делаю, а потом отдыхаю дальше. Или работаю прямо с телефона, если это возможно.
- Как часто вы ленитесь. У меня все нормально, потому что дни ничегонеделания возникают раз, максимум два в месяц. А если прокрастинация ходит к вам как на работу, надо учиться бороться с ней. Иначе будете работать пару дней в месяц, а какие дедлайны могут быть с таким графиком?
Договаривайтесь, если произошел форс-мажор
Обычно моя тактика помогает не срывать дедлайны. Но бывает, что и не спасает: например, есть текущие задачи, вечером взяла еще одну срочную, а утром отключили свет и не включали до вечера. Да, в моей станице с населением 10 000 человек бывает и такое.
В этих ситуациях я пишу клиенту и честно говорю о том, что не успеваю. В большинстве случаев дедлайн можно перенести на один-два дня: ничего сверхъестественного не случится. Если прямо горит, есть несколько вариантов действий:
- извиниться за срыв дедлайна и передать клиенту все, что вы успели сделать: тезисы, собранную информацию об аудитории, анализ конкурентов;
- предложить обратиться к фрилансеру, которому вы доверяете, чтобы он быстро включился в работу и успел к дедлайну;
- лечь костьми, но сделать заказ, особенно если вам осталось немного.
Главное при серьезном форс-мажоре – не врать и не замалчивать проблему. Если дедлайн через два дня, но вы уже сейчас понимаете, что не успеете ничего сделать, скажите об этом сразу. Возможно, клиент успеет найти нового специалиста и все-таки получит нужный результат. Ну а вранье в принципе никого не красит: если постоянно «рожает хомяк», «сбивает машина», «отключают свет», вам просто перестанут доверять заказы. Клиенту нужно решить задачу, а накидать кучу отмазок он и сам сможет.
Вот и все. Это помогает мне не подводить клиентов и работать комфортно, без выяснения отношений. А вы часто сталкиваетесь со срывом сроков? Расскажите, как поступаете в таких случаях.
Читайте также:
Вот что добивает маркетологов (и вас) больше всего