Так что работодатели зря пишут про этот навык на HeadHunter. Но способы всё успевать – есть.
Только 2,5 % людей способны эффективно выполнять одновременно более чем одну задачу – без потери в качестве или скорости. Cклонность к многозадачности является редкой особенностью, а не рядовым качеством, как принято думать.
Как выглядит «многозадачность» на самом деле
Наш мозг не способен решать две задачи одновременно: он делает это последовательно. При попытке делать два дела вы все равно переключаетесь с задачи на задачу, иногда незаметно для себя.
Чем медленнее и труднее происходит «переключение», тем хуже будет результат работы и тем сильнее вы устанете к концу ее выполнения.
Заблуждение 1: многозадачность помогает экономить время
Реальность: время выполнения задачи увеличивается.
В книге «Мифы о многозадачности» Дэйва Креншоу описан эксперимент, которое наглядно демонстрирует, что выполнение одной задачи «от и до» существенно экономит время по сравнению с попыткой выполнить два дела одновременно.
Автор предлагает записать фразу «Многозадачность хуже лжи» двумя разными способами. В первом случае после написания каждой буквы нужно дополнительно написать цифру внизу. На втором этапе эксперимента нужно сначала записать всю фразу целиком, а затем под ней написать подряд цифры от 1 до 24 (цифры соответствуют количеству букв в оригинальной фразе на английском; на русском – от 1 до 22). Количество времени, затрачиваемое на написание фразы в первом и во втором случае, отличалось почти вдвое: 29 секунд против 60. Легко проверить самому.
Заблуждение 2: можно эффективно решать две задачи сразу
Реальность: увеличивается количество ошибок и снижается концентрация.
При постоянном переключении между задачами риск совершить ошибку сильно возрастает. Кроме того, у «хронически многозадачных» появляются проблемы с фильтрацией неактуальной информации: они отвлекаются буквально на всё. Чем чаще человек выполняет несколько дел сразу, тем труднее ему будет сосредоточиться при необходимости.
Ученые из Стэнфордского университета выяснили: кроме замедления темпа работы, «хронически многозадачные» больше страдают от стрессов, хуже запоминают информацию и имеют проблемы с вниманием.
Отвлечение на соцсети – это скрытая многозадачность. «Я только загляну в Instagram и вернусь к проекту» – так не работает.
Даже если вы провели в соцсетях всего пять минут, мозг продолжает обрабатывать полученную информацию еще какое-то время. Это наносит большой ущерб производительности.
Когда можно делать два дела одновременно
Когда одно из них вы делаете на автомате – при этом число действий должно быть не больше двух. Любой человек способен одновременно есть и слушать музыку или гулять и разговаривать.
В этих случаях сознательная работа мозга направлена только на одно действие.
Если человек пишет письмо клиенту и параллельно разговаривает с коллегой по телефону, то он не делает два дела одновременно, а просто переключается между ними.
Как эффективно делать большое количество дел
«Одновременно» не вариант – но есть другие варианты.
Используйте метод помидора
Методика «Pomodoro» помогает увеличить эффективность работы за счет чередования периодов глубокой концентрации и коротких перерывов.
Суть методики: засекаете таймер на 25 минут и в течение этого времени занимаетесь только одной задачей, не отвлекаясь ни на что другое. Когда прозвенит звонок, делаете 5-минутный перерыв. В течение следующих 25 минут снова занимайтесь только одним конкретным делом. После двух часов работы (восьми отрезков времени) сделайте паузу в 15 минут. Соблюдайте такой режим в течение всего рабочего дня, не забыв про часовой перерыв на обед.
Необязательно придерживаться классического формата 25/5. Кому-то удастся сохранять концентрацию только 20 минут, кому-то подходят отрезки в 1,5 часа. Оптимальный вариант – найти свой порог утомления и сделать его временно́й единицей работы.
Засекаете время – и ни на что не отвлекаетесь
Группируйте однотипные задачи
Так вам придется тратить гораздо меньше времени и энергии на переключения. Примеры блоков: разбор почты и написание писем; звонки коллегам и встречи; анализ данных и составление отчетов.
Между блоками устраивайте небольшие перерывы, чтобы затем перейти к другому виду деятельности.
Делайте одно дело в единицу времени
Если во время выполнения основной задачи вы вспомнили о чем-то важном, что непременно требует внимания, не спешите бросать начатое и переключаться. Вместо этого впишите новое дело в ежедневник – вы cможете вернуться к «неотложному» вопросу во время перерыва. До конца часа оно точно подождет, а там вы уже примете решение, как с ним поступить дальше. Фиксируя на бумаге все мысли и идеи, которые постоянно приходят в голову, вы разгружаете память, при этом не теряете их из виду.
Дробите крупные задачи
Поставить отметку «выполнено» напротив всех задач, запланированных на день, – один из лучших способов порадовать организм дофамином. Множество начатых, но так и не завершенных дел, напротив, погружает в стресс. Потому для повышения личной эффективности крайне важно развивать привычку заканчивать дела.
Здесь вам помогут две простые рекомендации:
- Приступая к задаче, выделите на нее конкретный отрезок времени. В зависимости от специфики работы он может составить от 10 минут до нескольких дней. В течение этого времени постарайтесь по максимуму, насколько это возможно, не отвлекаться на другие вопросы.
-
Определите, какой результат вы хотите получить по окончании этого промежутка. Если проект или задача большая, разбейте его на несколько частей.
К примеру, у вас есть проект, на который потребуется одна неделя. В день вы сможете уделять ему четыре часа. Определите, что будет являться результатом вашей деятельности каждый день – и ставьте себе ежедневные мини-цели. Они помогут испытывать удовольствие от завершения дела в конце каждого рабочего дня и отслеживать динамику движения к конечной цели.
