Крайне важно, чтобы менеджеры, особенно в сегодняшнем постоянно меняющемся мире, думали два, а то и три раза, прежде чем нажать «Отправить».
Электронная почта подходит не для всего. Деловая переписка – да. Отправка файлов – да. Еmail-рассылки – трижды да. Но иногда электронное письмо может принести больше вреда, чем пользы.
Мы все, вероятно, сталкивались с пассивно-агрессивными электронными письмами от руководства, которые заставляли нас сомневаться, такие ли уж мы хорошие работники (или такое ли уж оно хорошее руководство).
Вот пять типов электронных писем, которые начальники, руководители, боссы, менеджеры никогда не должны отправлять своим сотрудникам.
1. Электронные письма «Вы уволены»
В 2023 году массовые увольнения по электронной почте происходили часто, особенно в Google, Twitter, Meta (признана террористической организацией и запрещена в России) и Shopify. И это лишь некоторые из них. Но, независимо от того, удобно это или нет, никогда не стоит увольнять или сокращать человека по почте.
Почему? Это не только трусость, но и проявление бесчеловечности, что деморализует и травмирует. Это вредит репутации компании и заставляет сотрудников задуматься. Кроме того, электронные письма можно выкладывать куда угодно, включая социальные сети, или отправить в редакцию какого-нибудь издания или новостного агентства. Почему бы нет? Человека уволили буквально пинком, оскорбили, и он не будет миндальничать.
2. Запрос до наступления дедлайна
Иногда начальство беспокоится, успевают ли сотрудники выполнить ту или иную задачу в указанный срок. Нервничая, оно начинает рассылать письма, чтобы «отметиться». Но есть ли повод сомневаться в том, что дело делается? Никогда не поддавайтесь искушению напомнить о себе и о сроках.
Почему? Для работника такой превентивный «выстрел в голову» означает, что ему не доверяют. Тогда человек начинает чувствовать себя ребенком, когда мама или папа проверяют, сделал ли он домашнее задание. Независимо от того, что вы напишите в письме, восприниматься оно будет как неуважительное и непрофессиональное. Если дедлайн не изменился и по проекту не появились новые вводные, которые необходимо сообщить, не дергайте сотрудников – не надо портить свою репутацию и обижать тех, от кого в чем-то зависит ваша карьера.
3. Срочно! …когда не срочно
Электронные письма можно помечать как срочные, ставя перед отправкой галочку в соответствующем поле. Для руководства особенно важно не отправлять электронные письма, помеченные красным флажком, или содержащие в теме слова «Срочно», «Код красный» или «Открыть немедленно». Только если это и правда не «пожар». Письма от руководства и так в приоритете у работников. Вы рискуете прослыть человеком недалеким, каждое электронное письмо которого, как он думает, является исключительно срочным делом, требующим немедленного внимания.
Почему это не умно? Это как в сказке о пастушке, который кричал «Волки!», когда их не было. Когда же волки действительно пришли – на крики уже никто не прибежал. Кроме того, не все проблемы можно решить немедленно и срочно. Да и не следует этого делать: в сутках всего 24 часа, и люди устанут, если распоряжаться их временем неразумно, навешивая нереальное количество срочных задач (а восприниматься они будут именно как срочные – вон же флажок возле темы алеет).
4. Пассивная агрессия – в головах читающих
У каждого в жизни был соблазн написать ядовито-сердитое электронное письмо с колкостями. Отправлять такие письма, конечно, не стоит. Но даже письмо без колкостей может быть воспринято как негативное. Все зависит от того, с каким тоном (в голове адресата) оно будет прочитано.
Может быть, само электронное письмо и не было злобным, но можно ли его воспринять таким? В письме нет голосовых интонаций и языка тела, поэтому мы должны быть уверены, что делаем все, чтобы задать правильный тон.
Почему? Все, что использует автор емейла, это письменные слова, а одних слов иногда бывает недостаточно, особенно когда речь идет о том, чтобы выразить недовольство, но умеренное, в рамках рабочих отношений. Если вы расстроены, то, прежде чем писать виновнику своих чувств, остыньте и подумайте о том, как лучше выразить мысль.
5. Сообщение о больших переменах
Мы все бывали на собраниях, которые могло бы заменить письмо в почте. А как насчет электронного письма, на тему которого лучше было бы провести собрание? Большинство работников получают от 50 до 100 электронных писем в день, и этого количества более чем достаточно. Если вы решили отправить письмо о переменах в компании или о чем-то, что напрямую касается сотрудников, то лучше закройте почту и запланируйте собрание, на котором люди захотят обсудить новшества. Не надо писать письма, которые все равно приведут к совещаниям.
Почему? Сотрудникам не нравится, что их ставят перед фактом. А как же выслушать коллектив? Обсудить? Поспорить? Постараться вразумить? Без собрания люди начнут обмениваться соображениями насчет вашего письма друг с другом, и вы никогда не узнаете, что они думают. И по этой причине вы не решите проблему, из-за которой в компании пришлось что-то менять. А так вы могли получить отличные идеи – даже лучше ваших же.
Материал подготовлен по мотивам статьи основателя и генерального директора консалтинговой компании Ultimate Assistant Training & Consulting Бонни Лоу-Крамейна «5 types of emails managers should never send».
Читайте также: