Анализ данных на автомате: гайд по Microsoft Power BI для начинающих

Редакция «Текстерры»

Microsoft Power BI – инструмент, предназначенный для анализа большого количества разнородных бизнес-данных.

С помощью Power BI можно обнаружить, что покупатели определенной возрастной группы чаще звонят, чем кликают, и при этом приносят больше дохода. Он предупредит, если клиенты из какого-то региона не окупаются, потому что у них слишком долго загружается сайт. Словом, «Биай» может не только облегчить вашу работу, но и дать новый взгляд на происходящее.

На мой взгляд, он идеально подходит крупным организациям. Сервис превращает месиво информации из разных источников в наглядные диаграммы и графики. Впрочем, применение ему найдется и в среднем бизнесе. Возможно, для этого придется выделить отдельного специалиста. Но выгода от сквозной аналитики и устранения неочевидных проблем должна окупить его работу.

Разбираться с Power BI владельцам и сотрудникам микропредприятий не рекомендую. Продукт полезен в работе с большими объемами данных, а для меньших форматов есть инструменты попроще – например, тот же Google Data Studio.

Если информации мало или она однотипная, использование системы не окупится – больше времени и сил уйдет на настройку. Зато для предприятий с несколькими каналами продаж и рекламы, сложной CRM и распределенными базами финансовых данных Power BI станет настоящей находкой.

Продукт оптимально подходит для трех основных сценариев использования:

• Руководителям: для динамического контроля показателей и тенденций. Достаточно настроить панель мониторинга, а дальше все будет работать само по себе.
• Менеджерам: для детального обзора и ускоренного анализа бизнеса. Им пригодятся и сами отчеты, и автоанализ данных.
• Аналитикам: для поиска новых возможностей и обнаружения узких мест. Они смогут выстраивать настолько изощренные модели данных, насколько позволяет мышление.

Регистрация и начало работы

Для начала нужно создать аккаунт Microsoft на странице Power BI. Личная учетная запись MS Live, которая есть у многих, здесь не годится, нужна именно рабочая или учебная. При регистрации обязательно вводите корпоративный email – почтовые адреса от бесплатных сервисов не подойдут.

Имейте ввиду, что Microsoft может отказать в регистрации российского аккаунта по неизвестной причине. Проблема решается просто: используйте те же данные, но смените страну на Великобританию или США.

После регистрации вы окажетесь на главной странице. На нее выводятся последние открытые отчеты и панели. Здесь же отображается избранное.

Все манипуляции с отчетами, панелями мониторинга и источниками данных вы будете проводить в рабочей области. Она так и называется – «Моя рабочая область».

Лучше сразу скачайте и установите Power BI Desktop – он пригодится позже для подключения источников данных.

Структура сервиса

В экосистему продукта входит три элемента: веб-сервис, приложение Power BI Desktop для Windows и мобильные приложения для iOS, Android и Windows Mobile. Каждый из них отличается по функциональным возможностям.

Сравнение функций веб-версии, Power BI Desktop и мобильных приложений

Microsoft утверждает, что создавать отчеты нужно в Power BI Desktop, а онлайн-версия нужна для их распространения. На мой взгляд, это не совсем так. Онлайн-версию по функциональности можно тоже отнести к основной: в ней доступно создание и редактирование отчетов, подключение приложений и настройка общего доступа. Главное отличие в том, что в веб-версии нет управления моделями данных и не получится подключить некоторые из источников – например, Google Analytics.

Источники данных

Информация о бизнесе, которую вы вносите в Power BI, называется набором данных. Можно сделать разные наборы данных для каждого отдела или территориального подразделения, а можно сформировать один общий. В отличие от Google Data Studio, где отдельным источником данных считается каждый лист таблицы или каждое представление сайта в Google Analytics, в Power BI все источники, которые вы добавите в один отчет, формируют единый набор данных.

В онлайн-версии Power BI выбор источников сильно ограничен. Есть только два варианта: файлы (CSV и таблицы Excel) или приложения. Подключить базу данных или сторонний сервис без Power BI Desktop практически невозможно.

Подключение в веб-версии

Откройте рабочую область и выберите «Набор данных» в меню «Создать». Используйте пункт «Файлы», чтобы загрузить таблицу или CSV или подключите приложение в пункте «Службы» (требуется подписка на Power BI Pro).

Если вы загружаете файл Excel, нужно подтвердить импорт в сервис. Тогда данные из него можно будет использовать для анализа, создания диаграмм и информационных панелей.

Если же выбрать опцию «Отправить файл в Power BI», таблицу не получится подключить к отчету. Она будет выглядеть так:

Обратите внимание, что вам придется предварительно отформатировать все данные в таблице, иначе Power BI выдаст ошибку.

Подключение в Power BI Desktop

Кнопка «Получить данные» открывает меню со списком сервисов.

Нажмите на нужный сервис, авторизуйтесь и выберите данные, которые хотите из него получить. В окошке справа откроется предпросмотр. Он покажет, как будет выглядеть таблица с вашим набором данных. По щелчку на «Загрузить» программа на некоторое время задумается – это нормально, – а затем отобразит информацию из сервиса на панели «Поля».

Вы можете моделировать данные и создавать диаграммы в BI Desktop или отправить пустой отчет с источниками в веб-версию и продолжить работу там. Для этого нажмите «Опубликовать» справа на верхней панели.

Автообновление данных

Microsoft Power BI может самостоятельно запрашивать свежие данные из сторонних сервисов. Для этого укажите график обновления в меню «Параметры – Наборы данных – Запланированное обновление».

Раз в сутки данные в отчетах и панелях будут обновляться. По понятной причине это не сработает со статичными файлами вроде таблиц Excel

Добавление набора данных в отчет

В отчет получится добавить только один набор данных. При этом он может состоять сразу из нескольких источников. Вы можете соединить в наборе данных информацию из Google Analytics, CRM-системы, MySQL и нескольких Excel-таблиц. Тогда Power BI покажет статистически достоверные связи между активностью на сайте, оффлайн-общением с клиентами, продажами и результатами контент-маркетинга.

Выберите набор данных в вашей Рабочей области и нажмите кнопку «Создать отчет».

Еще один вариант – отметить нужный набор данных при создании отчета из рабочей области.

Чтобы не совершать лишних действий, добавьте данные при создании отчета

Приложения

Приложения в Power BI – это не просто коннекторы, которые получают данные из онлайн-сервисов. Каждое приложение также содержит готовые шаблоны отчета и панели мониторинга.

Добавить приложение можно в разделе «Приложения» или через добавление источника данных –пункт «Службы».

Подключить приложение можно двумя способами

Microsoft предлагает посмотреть «другие приложения» по ссылке в нижней части окна. Этого можно не делать: в магазине AppSource вы встретите тот же набор, что и внутри Power BI, только в другом порядке.

Подготовка данных (моделирование)

Так как в вашем наборе данных, скорее всего, есть сразу несколько источников, нужно объяснить Power BI их логическую взаимосвязь. Допустим, у вас есть таблица с рекламным охватом трех новых товаров. В этой же таблице указаны частота показа, затраченный бюджет и количество кликов.

Другая таблица содержит количество проданных товаров, выручку, маржинальность и доход. Чтобы сервис мог связно представить и проанализировать данные, требуется указать связь между одинаковыми столбцами с названиями или артикулами товаров.

Посмотреть и установить связи в данных можно только в Power BI Desktop. Чтобы увидеть структуру связей, нажмите иконку блок-схемы в левой панели.

Щелкните на «Управление связями», выберите источники, столбцы с одинаковыми данными и подтвердите создание связи. Параметры «Кратность» и «Направление кроссфильтрации» можно не трогать, программа сама установит подходящие значения.

Power BI способен автоматически находить одинаковые столбцы в таблицах без посторонней помощи. Если программа не сделала этого, зайдите в меню «Управление связями» и нажмите на «Автообнаружение». Добавлять связи вручную, как описано выше, стоит только если Power BI не справился с этим самостоятельно или связал неверные данные.

Благодаря этому Power BI понимает, что показатели из разных таблиц относятся к одним и тем же категориям аффинитивности

Визуальные элементы

Сервис полностью сфокусирован на данных, поэтому наводить красоту в нем бессмысленно. В BI доступны текст и простейшие фигуры с минимумом настроек. К счастью, это окупается простотой работы с данными: большинство действий выполняется перетаскиванием нужного параметра.

Диаграммы и графики

Управление графиками, карточками и диаграммами находится на панели «Визуализация».

1. Вкладка «Поля» отвечает за данные в элементе. Показатели в нее нужно перетаскивать из большой панели «Поля» справа.
2. «Формат» помогает настроить цвета, оси, метки данных, фон и границы.
3. В «Аналитике» можно добавить в элемент дополнительные линии: фиксированную на нужном вам значении (линия константы), минимум, максимум или среднее, а также линии процентиля и медианы.

Три вкладки отвечают за наполнение и внешний вид элементов

Чтобы добавить диаграмму на лист, просто перетащите первый показатель из правой панели «Поля». Затем добавьте остальные данные в появившуюся таблицу или на маленькую вкладку «Поля». В верхней части панели «Визуализация» теперь можно выбрать тип графика или диаграммы.

Диаграммы и графики создаются перетаскиванием показателей на лист

Три точки возле элемента открывают меню. С его помощью можно:

1. Экспортировать данные графика со всеми фильтрами в Excel или CSV.
2. Посмотреть таблицу с данными графика.
3. Удалить элемент.
4. Временно сделать остальные элементы полупрозрачными.
5. Выбрать способ сортировки.
6. Выбрать показатель, по которому сортировать данные.

В элементах с многоуровневыми данными (например, конверсия по годам, кварталам, месяцам и дням) появляется дополнительное меню. Оно регулирует уровень данных:

1. Показать более общие данные. Например, по годам или по пятилетке.
2. Выбрать элемент и посмотреть подробнее. Можно взять данные за 2019 год по кварталам.
3. Обобщить данные всех элементов и показать детализацию (суммарное значение для I, II, III и IV квартала за два года).
4. Посмотреть подробнее все элементы (разбить оба года по кварталам).

Текст

Инструменты работы с текстом довольно лаконичны. Можно настроить цвет, шрифт (выбирать придется всего из 23 вариантов, один из которых – шуточный Windings), начертание и выравнивание. Отдельные слова или весь текстовый блок можно сделать активной ссылкой.

Фигуры

На выбор есть пять вариантов – любой можно добавить, щелкнув на кнопку с треугольником, квадратом и кругом в верхнем меню. На месте панели «Визуализации» появляется панель «Форматировать». В ней настраиваются контуры, цвет, размеры, поворот и фон фигуры.

Возможно, квадрат стоило сделать черным

Перемещать фигуры на задний и передний план не получится. Они всегда будут перекрывать друг друга ровно в том порядке, в котором вы их добавили. Зато для объекта можно настроить действие при нажатии:

1. Вернуться на предыдущую страницу.
2. Перейти на указанную страницу.
3. Открыть окно для работы с запросами на естественном языке.
4. Перейти по ссылке.

Фильтры

Все опции фильтрации находятся на панели «Фильтры». Их можно применить к отдельному элементу (1), текущей странице отчета (2) или всему отчету (3). Параметры для фильтрации нужно перетаскивать с панели «Поля».

Ручной выбор

Вероятно, самый востребованный тип фильтра – «Простая фильтрация». Он показывает все данные, а вы отмечаете в чекбоксах пункты, которые нужно включить в диаграмму.

Условие

Выберите «Расширенную фильтрацию», если хотите оставить в диаграмме только данные, которые соответствуют определенным условиям. Доступны не только обычные «больше» и «меньше», но и «является / не является», «является пустым / не является пустым». Для текстовых данных можно задать поиск по словам («содержит / не содержит») или по началу фразы («начинается с / не начинается с»).

Кроме того, можно задать одно дополнительное условие через связку «И» / «Или».

Топ и анти-топ

Нужно отразить конверсию только для 100 городов с максимальным количеством пользователей? Легко. Используйте фильтр «Ведущие N» – он выберет нужное количество лучших или худших записей по заданному вами параметру.

Автоматический анализ данных

Один из главных плюсов Microsoft Power BI – автоматический поиск корреляций и необычных значений в данных. Работает это так: когда вы подключаете набор данных или загружаете его из Power BI Desktop, сервис анализирует взаимосвязи и выводит несколько таблиц с готовыми графиками. Попросить его проанализировать набор данных можно и вручную – через меню в разделе «Наборы данных».

Power BI может обнаружить сезонность в трафике сайта, зависимость среднего чека от количества просмотров рекламы и множество других полезных причинно-следственных связей. Главное – не доверять сервису вслепую и перепроверять его гипотезы. Есть и другой железный вариант – поручить продвижение и аналитику профессионалам.

Веб-версия Power BI указывает и на очевидные, и на скрытые взаимосвязи в данных

Запросы на естественном языке

Еще одна стоящая внимания функция – текстовые вопросы о данных. Чтобы ее использовать, просто добавьте элемент «Задать вопрос» в отчет или нажмите на поле «Задать вопрос о своих данных» в панели мониторинга.

Задавать вопросы можно в отчетах и в панелях мониторинга

Power BI понимает вопросы только на английском языке, зато он самостоятельно распознает показатели, условия и параметры. Когда вы составляете запрос, сервис подсказывает подходящие, по его мнению, варианты.

Power BI выводит число или диаграмму по своему усмотрению

Панели мониторинга

Панель мониторинга – это отдельное пространство в «Рабочей области». В него можно добавлять элементы и целые страницы из отчетов, а также картинки, текст, видео из YouTube и embed-контент с других сайтов.

Добавить диаграмму или страницу в панель можно только из отчета. Из самой панели мониторинга сделать это не получится. Добавлять графики и другие элементы следует с помощью кнопки-булавки. Всю страницу отчета – через кнопку «Закрепить динамическую страницу».

Добавление элемента и страницы отчета в панель мониторинга Power BI

Картинки, видео и embed-коды добавляются из интерфейса панели по щелчку на кнопку «Добавить плитку».

Добавление дополнительных элементов в панель мониторинга

Панель мониторинга – идеальное решение для повседневной работы. Вам больше не придется перебирать отчеты в поисках нужных данных. Добавьте ключевые диаграммы в панель, а остальные данные запрашивайте текстом в строке поиска.

Microsoft предусмотрел такой сценарий использования. Если указать панель мониторинга «в качестве основной», при входе в сервис будет открываться не главная страница, а выбранная панель мониторинга.

Сохранение и экспорт

Это продукт Microsoft, поэтому про автосохранение в веб-версии можно забыть. Периодически нажимайте «Ctrl + S» или «⌘ + S», чтобы Power BI запомнил изменения.

Отдельно стоит сказать и про синхронизацию между веб-версией и BI Desktop – ее просто нет. Чтобы увидеть в приложени изменения, сделанные онлайн, придется скачать отчет в формате pbix и открыть его в десктопной версии. Для отправки изменений обратно в облако нужно нажать кнопку «Опубликовать».

Так – вручную – работает синхронизация веб-версии и приложения

Экспорт доступен не только в нативном формате Power BI: вы можете скачать Powerpoint- или PDF-версию отчета, встроить его на сайт через iframe-тег или отправить ссылку общего доступа. Все опции находятся в меню «Файл».

Вариант «опубликовать в интернете» создает общедоступную ссылку и код iframe

Совместный доступ

К отчетам и панелям мониторинга можно открыть доступ по почте или по ссылке – через меню «Поделиться». Чтобы получатели видели такую же версию как и вы, нужно поставить галочку «Публикация отчета с текущими фильтрами и срезами».

В меню «Подписаться» есть настраиваемый график рассылки – вы можете получать страницы отчета на почту или запланировать отправку коллегам. Для выбора доступны любые сочетания дней и времени, а также функция «Отправлять после обновления данных».

Тарифы

Есть три варианта подписки на Power BI: бесплатная, Pro и Premium. В бесплатной версии вы не сможете делиться отчетами, устанавливать приложения и открывать источники данных в Excel Online. Это доступно только пользователям со статусом Pro по цене 9,99 $ в месяц. Его можно получить бесплатно на 60 дней, если активировать пробный период.

Функционал Premium рассчитан на большие корпорации – он стоит 4 995 $ в месяц, дает выделенные вычислительные ресурсы, поддержку Big Data и 100 ТБ в хранилище данных. При этом Premium нельзя купить отдельно – только в качестве дополнения к статусу Pro.

Сравнение подписок на Microsoft Power BI

Microsoft предоставляет скидку государственным, некоммерческим и образовательным организациям – им функционал Pro обойдется в 3 доллара за пользователя каждый месяц. Для этого нужно зарегистрироваться через специальную форму и подтвердить статус организации.

Выводы

Для наглядности, подытожу рассказ о Power BI списком сильных и слабых сторон продукта. А использовать его или нет, решать вам.

Плюсы:

• Позволяет автоматически анализировать разнородные данные.
• Отвечает на вопросы, заданные на естественном языке.
• Определяет одинаковые значения в данных из разных источников, помогает в поиске закономерностей.
• Имеет гибкие и легко настраиваемые фильтры.
• Базовая функциональность доступна бесплатно.

Минусы:

• Возможности онлайн версии сильно отличается от приложения.
• Приложение Power BI Desktop работает только в Windows, нет синхронизации с веб-версией
• Подключение многих источников данных доступно только в приложении.
• Сложный, не вполне интуитивный интерфейс с запутанной структурой.Одни и те же функции называются по-разному в разных местах, что еще больше путает пользователей.
• Практически бесполезные мобильные приложения.
• Веб-версия не оптимизирована для смартфонов.
• Нет функции автосохранения.