Top.Mail.Ru
Заказать звонок
Телефон отдела продаж:
8 (800) 775-16-41
Наш e-mail:
mail@texterra.ru
Заказать услугу
Анализ данных на автомате: гайд по Microsoft Power BI для начинающих Редакция «Текстерры»
Редакция «Текстерры»

Microsoft Power BI – инструмент, предназначенный для анализа большого количества разнородных бизнес-данных.

С помощью Power BI можно обнаружить, что покупатели определенной возрастной группы чаще звонят, чем кликают, и при этом приносят больше дохода. Он предупредит, если клиенты из какого-то региона не окупаются, потому что у них слишком долго загружается сайт. Словом, «Биай» может не только облегчить вашу работу, но и дать новый взгляд на происходящее.

На мой взгляд, он идеально подходит крупным организациям. Сервис превращает месиво информации из разных источников в наглядные диаграммы и графики. Впрочем, применение ему найдется и в среднем бизнесе. Возможно, для этого придется выделить отдельного специалиста. Но выгода от сквозной аналитики и устранения неочевидных проблем должна окупить его работу.

Разбираться с Power BI владельцам и сотрудникам микропредприятий не рекомендую. Продукт полезен в работе с большими объемами данных, а для меньших форматов есть инструменты попроще – например, тот же Google Data Studio.

Если информации мало или она однотипная, использование системы не окупится – больше времени и сил уйдет на настройку. Зато для предприятий с несколькими каналами продаж и рекламы, сложной CRM и распределенными базами финансовых данных Power BI станет настоящей находкой.

Продукт оптимально подходит для трех основных сценариев использования:

  • Руководителям: для динамического контроля показателей и тенденций. Достаточно настроить панель мониторинга, а дальше все будет работать само по себе.
  • Менеджерам: для детального обзора и ускоренного анализа бизнеса. Им пригодятся и сами отчеты, и автоанализ данных.
  • Аналитикам: для поиска новых возможностей и обнаружения узких мест. Они смогут выстраивать настолько изощренные модели данных, насколько позволяет мышление.

Регистрация и начало работы

Для начала нужно создать аккаунт Microsoft на странице Power BI. Личная учетная запись MS Live, которая есть у многих, здесь не годится, нужна именно рабочая или учебная. При регистрации обязательно вводите корпоративный email – почтовые адреса от бесплатных сервисов не подойдут.

Имейте ввиду, что Microsoft может отказать в регистрации российского аккаунта по неизвестной причине. Проблема решается просто: используйте те же данные, но смените страну на Великобританию или США.

Такую ошибку может выдать Power BI, если при создании аккаунта выбрать Россию

После регистрации вы окажетесь на главной странице. На нее выводятся последние открытые отчеты и панели. Здесь же отображается избранное.

Главная страница Power BI. Пока на ней ничего нет

Все манипуляции с отчетами, панелями мониторинга и источниками данных вы будете проводить в рабочей области. Она так и называется – «Моя рабочая область».

Здесь пока тоже пусто. Скоро мы это исправим

Лучше сразу скачайте и установите Power BI Desktop – он пригодится позже для подключения источников данных.

Продвинем ваш бизнес
Подробнее

Структура сервиса

В экосистему продукта входит три элемента: веб-сервис, приложение Power BI Desktop для Windows и мобильные приложения для iOS, Android и Windows Mobile. Каждый из них отличается по функциональным возможностям.

Что можно делать

Веб-версия

Power BI Desktop

Мобильные приложения

Смотреть отчеты

+

+

+

Создавать отчеты

+

+

Добавлять и редактировать элементы отчетов

+

(кроме картинок)

+

Добавлять источники данных

только таблицы и приложения

+

Связывать и моделировать данные

+

Создавать панели мониторинга

+

Открывать общий доступ

+

+

Смотреть автоанализ данных

+

Создавать и менять фильтры

+

+

Задавать вопросы о данных на естественном языке

+

+

Сравнение функций веб-версии, Power BI Desktop и мобильных приложений

Microsoft утверждает, что создавать отчеты нужно в Power BI Desktop, а онлайн-версия нужна для их распространения. На мой взгляд, это не совсем так. Онлайн-версию по функциональности можно тоже отнести к основной: в ней доступно создание и редактирование отчетов, подключение приложений и настройка общего доступа. Главное отличие в том, что в веб-версии нет управления моделями данных и не получится подключить некоторые из источников – например, Google Analytics.

Мобильные приложения Power Bi годятся только для изучения, комментирования или отправки отчетов и информационных панелей. Других полезных функций в них нет.

Источники данных

Информация о бизнесе, которую вы вносите в Power BI, называется набором данных. Можно сделать разные наборы данных для каждого отдела или территориального подразделения, а можно сформировать один общий. В отличие от Google Data Studio, где отдельным источником данных считается каждый лист таблицы или каждое представление сайта в Google Analytics, в Power BI все источники, которые вы добавите в один отчет, формируют единый набор данных.

В онлайн-версии Power BI выбор источников сильно ограничен. Есть только два варианта: файлы (CSV и таблицы Excel) или приложения. Подключить базу данных или сторонний сервис без Power BI Desktop практически невозможно.

Файлы или приложения, вот в чем вопрос

Подключение в веб-версии

Откройте рабочую область и выберите «Набор данных» в меню «Создать». Используйте пункт «Файлы», чтобы загрузить таблицу или CSV или подключите приложение в пункте «Службы» (требуется подписка на Power BI Pro).

Если вы загружаете файл Excel, нужно подтвердить импорт в сервис. Тогда данные из него можно будет использовать для анализа, создания диаграмм и информационных панелей.

Левая опция нужна, чтобы использовать данные из таблиц в отчетах

Если же выбрать опцию «Отправить файл в Power BI», таблицу не получится подключить к отчету. Она будет выглядеть так:

Если выбрать правую опцию, таблица будет открываться только в Excel Online

Обратите внимание, что вам придется предварительно отформатировать все данные в таблице, иначе Power BI выдаст ошибку.

Если Power BI выдает ошибку «не удалось найти данные», откройте таблицу в Excel и нажмите «ctrl + T» или «⌘ + T»

Подключение в Power BI Desktop

Кнопка «Получить данные» открывает меню со списком сервисов.

В десктопной версии выбор источников данных намного больше

Нажмите на нужный сервис, авторизуйтесь и выберите данные, которые хотите из него получить. В окошке справа откроется предпросмотр. Он покажет, как будет выглядеть таблица с вашим набором данных. По щелчку на «Загрузить» программа на некоторое время задумается – это нормально, – а затем отобразит информацию из сервиса на панели «Поля».

Загруженные данные появятся на панели, которая видна справа

Вы можете моделировать данные и создавать диаграммы в BI Desktop или отправить пустой отчет с источниками в веб-версию и продолжить работу там. Для этого нажмите «Опубликовать» справа на верхней панели.

Удобнее сразу перейти в веб-версию

Автообновление данных

Microsoft Power BI может самостоятельно запрашивать свежие данные из сторонних сервисов. Для этого укажите график обновления в меню «Параметры – Наборы данных – Запланированное обновление».

Раз в сутки данные в отчетах и панелях будут обновляться. По понятной причине это не сработает со статичными файлами вроде таблиц Excel
Раз в сутки данные в отчетах и панелях будут обновляться. По понятной причине это не сработает со статичными файлами вроде таблиц Excel

Раз в сутки данные в отчетах и панелях будут обновляться. По понятной причине это не сработает со статичными файлами вроде таблиц Excel

Добавление набора данных в отчет

В отчет получится добавить только один набор данных. При этом он может состоять сразу из нескольких источников. Вы можете соединить в наборе данных информацию из Google Analytics, CRM-системы, MySQL и нескольких Excel-таблиц. Тогда Power BI покажет статистически достоверные связи между активностью на сайте, оффлайн-общением с клиентами, продажами и результатами контент-маркетинга.

Выберите набор данных в вашей Рабочей области и нажмите кнопку «Создать отчет».

«График с крестиком», как ни странно, создает новый отчет

Еще один вариант – отметить нужный набор данных при создании отчета из рабочей области.

Чтобы не совершать лишних действий, добавьте данные при создании отчета
Чтобы не совершать лишних действий, добавьте данные при создании отчета

Чтобы не совершать лишних действий, добавьте данные при создании отчета

Читайте также
20+ функций Excel, которые ускорят работу в несколько раз

Приложения

Приложения в Power BI – это не просто коннекторы, которые получают данные из онлайн-сервисов. Каждое приложение также содержит готовые шаблоны отчета и панели мониторинга.

Так выглядит шаблон отчета из приложения Github

Добавить приложение можно в разделе «Приложения» или через добавление источника данных –пункт «Службы».

Подключить приложение можно двумя способами
Подключить приложение можно двумя способами

Подключить приложение можно двумя способами

Важно: подключение приложений доступно только с подпиской Power BI Pro.

Microsoft предлагает посмотреть «другие приложения» по ссылке в нижней части окна. Этого можно не делать: в магазине AppSource вы встретите тот же набор, что и внутри Power BI, только в другом порядке.

«Вам гороховый суп или гороховый суп?». Ничего нового в AppSource вы не найдете

Подготовка данных (моделирование)

Так как в вашем наборе данных, скорее всего, есть сразу несколько источников, нужно объяснить Power BI их логическую взаимосвязь. Допустим, у вас есть таблица с рекламным охватом трех новых товаров. В этой же таблице указаны частота показа, затраченный бюджет и количество кликов.

Другая таблица содержит количество проданных товаров, выручку, маржинальность и доход. Чтобы сервис мог связно представить и проанализировать данные, требуется указать связь между одинаковыми столбцами с названиями или артикулами товаров.

Чтобы Power BI узнал, что в двух таблицах находятся данные об одних и тех же товарах, нужно связать столбцы «Артикул»

Посмотреть и установить связи в данных можно только в Power BI Desktop. Чтобы увидеть структуру связей, нажмите иконку блок-схемы в левой панели.

Между этими двумя таблицами связей нет. Если бы они были, таблицы соединяла бы линия

Щелкните на «Управление связями», выберите источники, столбцы с одинаковыми данными и подтвердите создание связи. Параметры «Кратность» и «Направление кроссфильтрации» можно не трогать, программа сама установит подходящие значения.

Связать данные в Power BI можно в ручном режиме

Power BI способен автоматически находить одинаковые столбцы в таблицах без посторонней помощи. Если программа не сделала этого, зайдите в меню «Управление связями» и нажмите на «Автообнаружение». Добавлять связи вручную, как описано выше, стоит только если Power BI не справился с этим самостоятельно или связал неверные данные.

Так выглядит схема таблиц с установленной связью (столбец Affinity Category)

Благодаря этому Power BI понимает, что показатели из разных таблиц относятся к одним и тем же категориям аффинитивности

Визуальные элементы

Сервис полностью сфокусирован на данных, поэтому наводить красоту в нем бессмысленно. В BI доступны текст и простейшие фигуры с минимумом настроек. К счастью, это окупается простотой работы с данными: большинство действий выполняется перетаскиванием нужного параметра.

Диаграммы и графики

Управление графиками, карточками и диаграммами находится на панели «Визуализация».

  1. Вкладка «Поля» отвечает за данные в элементе. Показатели в нее нужно перетаскивать из большой панели «Поля» справа.
  2. «Формат» помогает настроить цвета, оси, метки данных, фон и границы.
  3. В «Аналитике» можно добавить в элемент дополнительные линии: фиксированную на нужном вам значении (линия константы), минимум, максимум или среднее, а также линии процентиля и медианы.
Три вкладки отвечают за наполнение и внешний вид элементов
Три вкладки отвечают за наполнение и внешний вид элементов
Три вкладки отвечают за наполнение и внешний вид элементов

Три вкладки отвечают за наполнение и внешний вид элементов

Чтобы добавить диаграмму на лист, просто перетащите первый показатель из правой панели «Поля». Затем добавьте остальные данные в появившуюся таблицу или на маленькую вкладку «Поля». В верхней части панели «Визуализация» теперь можно выбрать тип графика или диаграммы.

Диаграммы и графики создаются перетаскиванием показателей на лист
Диаграммы и графики создаются перетаскиванием показателей на лист
Диаграммы и графики создаются перетаскиванием показателей на лист

Диаграммы и графики создаются перетаскиванием показателей на лист

Три точки возле элемента открывают меню. С его помощью можно:

  1. Экспортировать данные графика со всеми фильтрами в Excel или CSV.
  2. Посмотреть таблицу с данными графика.
  3. Удалить элемент.
  4. Временно сделать остальные элементы полупрозрачными.
  5. Выбрать способ сортировки.
  6. Выбрать показатель, по которому сортировать данные.
Кнопка с фонариком приглушает все элементы, кроме выбранного

В элементах с многоуровневыми данными (например, конверсия по годам, кварталам, месяцам и дням) появляется дополнительное меню. Оно регулирует уровень данных:

  1. Показать более общие данные. Например, по годам или по пятилетке.
  2. Выбрать элемент и посмотреть подробнее. Можно взять данные за 2019 год по кварталам.
  3. Обобщить данные всех элементов и показать детализацию (суммарное значение для I, II, III и IV квартала за два года).
  4. Посмотреть подробнее все элементы (разбить оба года по кварталам).
Строить отдельные графики для разных временных промежутков не нужно – можно увеличить масштаб или посчитать сумму в этом же элементе

Текст

Инструменты работы с текстом довольно лаконичны. Можно настроить цвет, шрифт (выбирать придется всего из 23 вариантов, один из которых – шуточный Windings), начертание и выравнивание. Отдельные слова или весь текстовый блок можно сделать активной ссылкой.

Инструменты Power BI вполне сгодятся для заголовков и простых текстовых блоков

Фигуры

На выбор есть пять вариантов – любой можно добавить, щелкнув на кнопку с треугольником, квадратом и кругом в верхнем меню. На месте панели «Визуализации» появляется панель «Форматировать». В ней настраиваются контуры, цвет, размеры, поворот и фон фигуры.

Возможно, квадрат стоило сделать черным
Возможно, квадрат стоило сделать черным

Возможно, квадрат стоило сделать черным

Перемещать фигуры на задний и передний план не получится. Они всегда будут перекрывать друг друга ровно в том порядке, в котором вы их добавили. Зато для объекта можно настроить действие при нажатии:

  1. Вернуться на предыдущую страницу.
  2. Перейти на указанную страницу.
  3. Открыть окно для работы с запросами на естественном языке.
  4. Перейти по ссылке.
Объекты в отчете могут быть кликабельными
Читайте также
Фотошоп для SMM-щика: самые нужные кнопки

Фильтры

Все опции фильтрации находятся на панели «Фильтры». Их можно применить к отдельному элементу (1), текущей странице отчета (2) или всему отчету (3). Параметры для фильтрации нужно перетаскивать с панели «Поля».

Настроить фильтры элемента, страницы или отчета можно в несколько кликов

Важно: не забудьте нажать Enter или «Применить фильтр». Настройки не сохранятся, если вы просто свернете меню.

Ручной выбор

Вероятно, самый востребованный тип фильтра – «Простая фильтрация». Он показывает все данные, а вы отмечаете в чекбоксах пункты, которые нужно включить в диаграмму.

Карта показывает только данные из испанского курорта Ла-Корунья

Условие

Выберите «Расширенную фильтрацию», если хотите оставить в диаграмме только данные, которые соответствуют определенным условиям. Доступны не только обычные «больше» и «меньше», но и «является / не является», «является пустым / не является пустым». Для текстовых данных можно задать поиск по словам («содержит / не содержит») или по началу фразы («начинается с / не начинается с»).

Кроме того, можно задать одно дополнительное условие через связку «И» / «Или».

Теперь карта показывает города с конверсией больше 5%

Топ и анти-топ

Нужно отразить конверсию только для 100 городов с максимальным количеством пользователей? Легко. Используйте фильтр «Ведущие N» – он выберет нужное количество лучших или худших записей по заданному вами параметру.

Если поменять «Сверху» на «Снизу», карта покажет 100 городов с наименьшим количеством пользователей

Автоматический анализ данных

Один из главных плюсов Microsoft Power BI – автоматический поиск корреляций и необычных значений в данных. Работает это так: когда вы подключаете набор данных или загружаете его из Power BI Desktop, сервис анализирует взаимосвязи и выводит несколько таблиц с готовыми графиками. Попросить его проанализировать набор данных можно и вручную – через меню в разделе «Наборы данных».

Power BI может обнаружить сезонность в трафике сайта, зависимость среднего чека от количества просмотров рекламы и множество других полезных причинно-следственных связей. Главное – не доверять сервису вслепую и перепроверять его гипотезы. Есть и другой железный вариант – поручить продвижение и аналитику профессионалам.

Веб-версия Power BI указывает и на очевидные, и на скрытые взаимосвязи в данных
Веб-версия Power BI указывает и на очевидные, и на скрытые взаимосвязи в данных
Веб-версия Power BI указывает и на очевидные, и на скрытые взаимосвязи в данных

Веб-версия Power BI указывает и на очевидные, и на скрытые взаимосвязи в данных

Важно: функция доступна только онлайн. Данные из приложения можно проанализировать, если отправить отчет в веб-версию. Не обязательно создавать графики вручную: отчет может быть пустым и содержать только подключенные источники данных.

Запросы на естественном языке

Еще одна стоящая внимания функция – текстовые вопросы о данных. Чтобы ее использовать, просто добавьте элемент «Задать вопрос» в отчет или нажмите на поле «Задать вопрос о своих данных» в панели мониторинга.

Задавать вопросы можно в отчетах и в панелях мониторинга
Задавать вопросы можно в отчетах и в панелях мониторинга

Задавать вопросы можно в отчетах и в панелях мониторинга

Power BI понимает вопросы только на английском языке, зато он самостоятельно распознает показатели, условия и параметры. Когда вы составляете запрос, сервис подсказывает подходящие, по его мнению, варианты.

Power BI выводит число или диаграмму по своему усмотрению
Power BI выводит число или диаграмму по своему усмотрению

Power BI выводит число или диаграмму по своему усмотрению

Панели мониторинга

Панель мониторинга – это отдельное пространство в «Рабочей области». В него можно добавлять элементы и целые страницы из отчетов, а также картинки, текст, видео из YouTube и embed-контент с других сайтов.

Добавить диаграмму или страницу в панель можно только из отчета. Из самой панели мониторинга сделать это не получится. Добавлять графики и другие элементы следует с помощью кнопки-булавки. Всю страницу отчета – через кнопку «Закрепить динамическую страницу».

Добавление элемента и страницы отчета в панель мониторинга Power BI
Добавление элемента и страницы отчета в панель мониторинга Power BI
Добавление элемента и страницы отчета в панель мониторинга Power BI
Добавление элемента и страницы отчета в панель мониторинга Power BI

Добавление элемента и страницы отчета в панель мониторинга Power BI

Картинки, видео и embed-коды добавляются из интерфейса панели по щелчку на кнопку «Добавить плитку».

Добавление дополнительных элементов в панель мониторинга
Добавление дополнительных элементов в панель мониторинга

Добавление дополнительных элементов в панель мониторинга

Панель мониторинга – идеальное решение для повседневной работы. Вам больше не придется перебирать отчеты в поисках нужных данных. Добавьте ключевые диаграммы в панель, а остальные данные запрашивайте текстом в строке поиска.

Microsoft предусмотрел такой сценарий использования. Если указать панель мониторинга «в качестве основной», при входе в сервис будет открываться не главная страница, а выбранная панель мониторинга.

Эта панель мониторинга станет стартовой страницей в вашем аккаунте

Сохранение и экспорт

Это продукт Microsoft, поэтому про автосохранение в веб-версии можно забыть. Периодически нажимайте «Ctrl + S» или «⌘ + S», чтобы Power BI запомнил изменения.

Отдельно стоит сказать и про синхронизацию между веб-версией и BI Desktop – ее просто нет. Чтобы увидеть в приложени изменения, сделанные онлайн, придется скачать отчет в формате pbix и открыть его в десктопной версии. Для отправки изменений обратно в облако нужно нажать кнопку «Опубликовать».

Так – вручную – работает синхронизация веб-версии и приложения
Так – вручную – работает синхронизация веб-версии и приложения

Так – вручную – работает синхронизация веб-версии и приложения

Экспорт доступен не только в нативном формате Power BI: вы можете скачать Powerpoint- или PDF-версию отчета, встроить его на сайт через iframe-тег или отправить ссылку общего доступа. Все опции находятся в меню «Файл».

Вариант «опубликовать в интернете» создает общедоступную ссылку и код iframe
Вариант «опубликовать в интернете» создает общедоступную ссылку и код iframe

Вариант «опубликовать в интернете» создает общедоступную ссылку и код iframe

Совместный доступ

К отчетам и панелям мониторинга можно открыть доступ по почте или по ссылке – через меню «Поделиться». Чтобы получатели видели такую же версию как и вы, нужно поставить галочку «Публикация отчета с текущими фильтрами и срезами».

Если прокрутить всплывающее окно справа, в нижней части будет поле со ссылкой общего доступа

В меню «Подписаться» есть настраиваемый график рассылки – вы можете получать страницы отчета на почту или запланировать отправку коллегам. Для выбора доступны любые сочетания дней и времени, а также функция «Отправлять после обновления данных».

Power BI отправит выбранную страницу отчета и ссылку на полную версию

Важно: совместный доступ работает только с подпиской Power BI Pro

Читайте также
Фотошоп для SMM-щика: самые нужные кнопки

Тарифы

Есть три варианта подписки на Power BI: бесплатная, Pro и Premium. В бесплатной версии вы не сможете делиться отчетами, устанавливать приложения и открывать источники данных в Excel Online. Это доступно только пользователям со статусом Pro по цене 9,99 $ в месяц. Его можно получить бесплатно на 60 дней, если активировать пробный период.

Функционал Premium рассчитан на большие корпорации – он стоит 4 995 $ в месяц, дает выделенные вычислительные ресурсы, поддержку Big Data и 100 ТБ в хранилище данных. При этом Premium нельзя купить отдельно – только в качестве дополнения к статусу Pro.

Бесплатный

Pro

Premium

Совместный доступ

+

+

Приложения

+

+

Анализ данных в Excel Online

+

+

Ограничение на размер одного набора данных

1 ГБ

1 ГБ

10 ГБ

Место в хранилище

10 ГБ

10 ГБ

100 ТБ

Автообновление данных

раз в день

3 раза в день

каждые 30 минут

Выделенные вычислительные ресурсы

+

Статистика по просмотрам отчетов

+

+

Сравнение подписок на Microsoft Power BI

Microsoft предоставляет скидку государственным, некоммерческим и образовательным организациям – им функционал Pro обойдется в 3 доллара за пользователя каждый месяц. Для этого нужно зарегистрироваться через специальную форму и подтвердить статус организации.

Выводы

Для наглядности, подытожу рассказ о Power BI списком сильных и слабых сторон продукта. А использовать его или нет, решать вам.

Плюсы:

  • Позволяет автоматически анализировать разнородные данные.
  • Отвечает на вопросы, заданные на естественном языке.
  • Определяет одинаковые значения в данных из разных источников, помогает в поиске закономерностей.
  • Имеет гибкие и легко настраиваемые фильтры.
  • Базовая функциональность доступна бесплатно.

Минусы:

  • Возможности онлайн версии сильно отличается от приложения.
  • Приложение Power BI Desktop работает только в Windows, нет синхронизации с веб-версией
  • Подключение многих источников данных доступно только в приложении.
  • Сложный, не вполне интуитивный интерфейс с запутанной структурой.Одни и те же функции называются по-разному в разных местах, что еще больше путает пользователей.
  • Практически бесполезные мобильные приложения.
  • Веб-версия не оптимизирована для смартфонов.
  • Нет функции автосохранения.
Поделиться статьей:

Новое на сайте

28 мар 2024
282
Правила сетикета – какие они и почему важны для вашей компании

В виртуальном мире существуют особые правила общения, не соблюдая которые легко навредить своему бизнесу.

28 мар 2024
4 058
Миф про многозадачность: мозг не умеет так работать

Так что работодатели зря пишут про этот навык на HeadHunter. Но способы всё успевать – есть.

Смотреть все статьи

У вас есть деловой запрос? Давайте обсудим!

Оставьте свои контакты, мы свяжемся с вами в ближайшее время.

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы подтверждаете свое согласие на обработку пользовательских данных

Спасибо!

Ваша заявка принята. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.

Наш подход бустит продажи. Вы платите за результат!