В ходе эксперимента в компании Zapier были на неделю отменены все совещания. И ничего плохого не произошло.
Вы тоже работаете лучше, когда вас не отвлекают на совещания по несколько раз в день? Совещания отдела, между отделами, по проектам, итоговые совещания и даже переговоры с глазу на глаз для решения той или иной рабочей проблемы… – сколько их у вас наберется за неделю?
Неудивительно, что так много людей скептически относятся к совещаниям и считают: они чаще вредят работе, чем помогают трудиться продуктивнее.
И вот в компании Zapier (создатель онлайн-инструмента, связывающего любимые приложения пользователя в единое пространство) решилась на эксперимент: протянуть целую неделю без совещаний, назвав ее неделей GSD (Get Stuff Done, что можно перевести, как «сделай что-нибудь» или «делай дела»).
Суть эксперимента Неделя без совещаний
Идея заключалась в том, чтобы перейти от общения в режиме реального времени к асинхронному общению. Так люди меньше и реже отвлекаются, погружаясь в работу с головой.
- Вместо обсуждения чужих проблем, как это часто бывает на совещаниях, люди задавали их адресно в личке, не тратя время незаинтересованных в этом коллег.
- Вместо долгих разговоров о том, кто и что сделал по проекту, описания обновлений публиковались в комментариях к задачам (компания использует для этого Asana).
- Вместо обсуждения стратегии те, кого она касается, делились мыслями (и комментариями) в документе файловой системы Coda.
- Знакомство с новыми задачами и проектами, которое проходило прежде на совещаниях, заменили на отправку ТЗ, графика и основных этапов в общий чат корпоративного мессенджера Slack.
Еще один важный момент: перед неделей GSD каждый поставил перед собой определенные цели, чтобы затем посмотреть, успел ли он сделать запланированное или нет.
Итоги недели без совещаний
«Я обычно провожу на совещаниях от шести до десяти часов в неделю. Не поймите меня неправильно — многие из этих встреч продуктивны и даже необходимы, но потерянное на совещаниях время приходилось отрабатывать. А тут мне удалось переделать множество дополнительной работы и решить некоторые проблемы, которые я давно откладывал», – говорит участник эксперимента Элли Хьюзенга.
Для менеджеров Zapier эксперимент принес еще больше приятных сюрпризов, так как они обычно проводят на совещаниях гораздо больше времени, чем другие сотрудники (половину недели и даже больше).
«Я руковожу командой из шести человек, поэтому звонки в Zoom, как правило, занимают много времени в моем рабочем графике. Самым удивительным во время недели GSD оказалось то, что я не чувствовал себя оторванным от команды — мы все по-прежнему работали и общались, но… по-другому. Вместо того чтобы, как обычно, пытаться работать во время коротких перерывов между звонками, я смог сосредоточиться на своих прямых обязанностях, которые требуют погружения, таких как долгосрочная стратегия, командное планирование и кросс-функциональные процессы. То есть неделя без совещаний была далеко не бессмысленной затеей», – говорит менеджер Zapier Кейтлин.
Опрос HR-отдела по итогам недели GSD выявил следующее:
- 80% респондентов хотели бы провести еще одну неделю GSD,
- 80% респондентов сделали всю запланированную на неделю работу,
- 89% респондентов считают, что общение в течение недели GSD было примерно таким же эффективным, как и обычно.
Опрос также показал, что 56% участников за неделю без совещаний сэкономили 1-5 часов, а 26% – 5-10 часов. То есть компания получила от 1000 до 3000 человеко-часов, что в компании назвали «огромной экономией». Это время лучше потратить на работу или, например, на корпоративное обучение у нас.
Перевод статьи Элли Хьюзенги «A week with no meetings».
