Контроль исполнителей, перетаскивание карточек туда-сюда, обновление статусов и сроков – все это утомительно и отнимает много времени. В этой статье рассказываем, как автоматизировать менеджмент с помощью сервиса Butler для Trello.
Butler – ключ к эффективности
Butler – это улучшение к Trello, часть функций которого доступны бесплатно. Их достаточно, чтобы оптимизировать многие процессы. Разница только в том, что автоматизировать каждый элемент можно только 1 раз.
Butler предлагает несколько элементов для автоматизации действий: от добавления кнопок, которые запускают цепочку событий, до алгоритмов по триггерам (событиям) или датам.
Способы автоматизации
Правила
Правила (Rules) – полностью автоматические цепочки действий, которые срабатывают после определенного события.
Например, при переносе карточки в столбец «В работе» (триггер) для нее автоматически будет проставляться дедлайн в 3 дня.
Таких триггеров в Butler много:
Разберем общий принцип работы с триггерами. Вам нужно:
- Определить, какое событие запускает цепочку действий.
- Задать последовательность действий, которые запустит Butler.
В первую очередь выберите триггер, срабатывание которого будет отслеживать Butler.
После создания триггера нужно указать, какие действия должен выполнить Butler.
Триггер только один, а список действий не ограничен. Вы можете перемещать карточки между листами, таблицами, менять или добавлять метки и исполнителей, добавлять комментарии и т. д.
Допустим, компания занимается продвижением сайтов. После запуска каждый проект проходит одинковые этапы:
- создается контент–план;
- план передается копирайтерам, затем корректорам;
- работа отправляется на согласование заказчику;
- согласовывается клиентом или снова отправляется в работу.
На каждом этапе привлекаются разные сотрудники, но действия для каждого этапа все равно одни и те же. Чтобы ускорить работу и снизить время на передачу этой задачи от одного сотрудника к другому, создаем следующую автоматизацию:
При добавлении карточки в список «Контент–план готов» карточка переносится из этого списка в лист «Работа над проектами», появляется пометка «Срочно», а к исполнителям добавляется копирайтер. Также автоматически проставляется дедлайн через месяц:
В случае, если задачу нужно назначить не конкретному сотруднику, а одному из копирайтеров, можно сделать следующее:
создаем карточку, добавляем к ней всех копирайтеров;
корректируем условия задачи.
Таким образом, при нажатии на кнопку в карточке дедлайн автоматически будет выставлен через 2 дня, а Butler сам назначит случайного копирайтера.
В итоге мы сэкономили время не только на действиях в интерфейсе, но и на постановке задачи.
Кнопки для карточки
Здесь принцип такой же, только в качестве триггера выступает не заранее прописанное действие, а клик по кнопке.
Выглядит это следующим образом:
Теперь рассмотрим подробнее, как это настроить.
К примеру, можно упростить назначение дедлайна к задаче. При клике мы добавляем себя к карточке и ставим срок – 2 дня от текущего момента:
Кнопка появляется не в карточке, а на всей доске:
Кнопка для доски немного ускоряет процесс архивации карточек.
При завершении недели или сдаче проекта просто нажимаем на кнопку, и все карточки из листа готово отправляются в архив:
Что можно получить в рамках бесплатного тарифа Butler
Главные ограничения, которые мы встретим на бесплатном тарифе, такие:
- только одна автоматизация для каждой категории действий;
- только одно расширение.
Нужно взвешенно подойти к использованию этих ресурсов. К примеру, мы ограничены в количестве автоматизаций, но неограничены в количестве пунктов, которые к ним можно добавить. В этом случае можно не останавливаться только назначением исполнителя, но и перенести карточку в нужный лист, проставить дедлайн, добавить метки и т. д.
Что касается расширений, я советую использовать Repeat. Оно позволяет автоматизировать создание повторяющихся карточек и не использовать для этого Butler. Можно автоматизировать по дням недели, числам и т. д. Здесь также можно выбрать, в каком листе и на какой позиции появится карточка:
Также вам может понадобиться календарь, но он в Trello подключается через расширения, а мы уже заняли единственный слот.
Это ограничение тоже можно обойти и воспользоваться расширением для Chrome Planyway. Оно добавит в Trello календарь, а мы при этом не займем расширение.
Planyway позволяет назначать срок для карточки, а также визуально отображает карточки в календаре:
Срок проставляется не только в календаре, но и в самой карточке.
Идеи для автоматизации в Trello
После того, как мы разобрались, каким функционалом располагает Butler, можно рассмотреть примеры автоматизации.
Простановка срока, в который карточка переходит в работу
При добавлении участника в карточке автоматически назначается срок выполнения.
Перенос карточки в выполненное
При переносе карточки в лист «Выполненное» нужно проставить дату выполнения и добавить комментарий. Это нужно, чтобы сохранить срок готовности карточки.
Наше правило будет выглядеть следующим образом:
Смотрим в действии:
И комментарий тоже присутствует:
Комментарий тоже можно улучшить, добавив упоминание руководителя через @nickname. Тогда он получит уведомление.
Также можно пойти обратным путем. Если в карточке отмечены все чек-боксы, то она переносится в выполненное. После этого ее «подхватывает» наш первый скрипт и проставляет дату.
Кнопки внутри карточки
Я сторонник того, чтобы сложные автоматизации добавлять в Правила. Но если нужно автоматизировать немного действий, или если эти действия нельзя привязать к триггеру, кнопки будут просто незаменимы.
Например:
- Передача задачи в другой отдел. Создаем сценарий для кнопки, чтобы она перемещала карточку на доску с задачами этого отдела на следующую неделю и ставила срок выполнения.
- Принятие карточки в работу. Создаем сценарий, при котором кнопка добавляет вас к карточке, переносит ее в лист «В работе» и выставляет дедлайн.
В целом, доверьтесь Butler. Сервис с самого начала работы в Trello отслеживает ваши действия и фиксирует количество повторов каждого из них.
На основе этих данных Butler сам предложит, какие повторяющиеся действия можно автоматизировать именно вам.
Как The Telegraph используют Butler
Даже крупные компании внедряют в работу автоматизацию с помощью Butler. Так поступила, например, команда издательства The Telegraph. Об этом в своей статье пишет один из авторов блога Trello Джанет Меш.
Trello позволила редакторам и журналистам сфокусироваться на работе и сэкономить время на постановке задач.
Рассмотрим, как выглядит рабочий процесс The Telegraph в Trello.
Журналисты и редакторы добавляют карточки (статьи) в лист Ideas&Watching и отмечают метками категорию, в которую планируют добавить будущую статью.
Статьи оцениваются, и, если тема согласована, переносятся на следующий лист – Commissioned. В «Пользовательские поля» (CustomFields) вносят информацию об авторе статьи, размере гонорара за статью, количеству символов, добавляют к карточке самого автора, выставляют дедлайн.
Добавляется метка Embargo, которая означает, что статья не должна быть опубликована. Ее удаляют, когда выходит срок карточки.
После написания статьи и добавления ее в «админку» карточка переносится в лист ContentCreated. На этом этапе ее проверяют на ошибки, и, если проверка пройдена, отправляют на следующий лист. Когда статья публикуется на сайте, карточку переносят в список Published и добавляют в нее ссылку на материал.
В 2 часа ночи все карточки в листе Published архивируются.
Как начать работу с Butler
Если вы ранее не работали с Butler, не пытайтесь сразу изобрести велосипед. Для начала воспользуйтесь приемами, о которых рассказал я. Идеи для новых механик автоматизации придут в голову позднее, когда вы освоитесь в сервисе.