*Обновление от 18.06.20
Поиск удобной системы управления рабочими задачами и делами – моя персональная боль. Казалось бы, сейчас инструментов столько, что уж точно найдется что-то подходящее. Но нет.
Последние 3 года я практически каждый месяц перескакиваю с одного сервиса на другой. «Битрикс24», Wrike, Asana, YouGile, Worksection, Wunderlist, Todoist – я перепробовала десятка три и ни на одном не могла остановиться.
Сложный выбор...
К Trello тоже было несколько подходов – пробовала, страдала от несовершенства, уходила, возвращалась. Пока не открыла для себя улучшения – дополнительные приложения, которые дают новые функции привычным карточкам и доскам. С ними и без того гибкий и мощный Trello становится поистине всемогущим :-)
Меня это привело в такой восторг, что я просмотрела и тщательно изучила все существующие расширения. Самыми полезными и интересными находками делюсь с вами.
Как работают улучшения в Trello
Trello – мощный инструмент для управления проектами, рабочими задачами, личными делами. В основе лежит японская система организации рабочих процессов «Канбан», однако доски, списки и карточки можно компоновать и использовать в десятках разных сценариев. А улучшения дают еще больше гибкости и свободы.
Все дополнения подключаются одинаково:
Открываем каталог улучшений Trello
Заходим в меню, кликаем «Улучшения» и попадаем в каталог. Выбрав нужное, нажимаем «Добавить». Далее процесс отличается в зависимости от конкретного приложения – одни начинают работать сразу, для других нужно подтвердить установку, третьи настроить под себя. Если дополнение интегрирует Trello с другим инструментом, скорее всего, придется авторизоваться в последнем и подтвердить доступ.
После подключения на доске и/или карточках появятся дополнительные элементы – кнопки, условные обозначения, диалоговые окна. Некоторые улучшения меняют внешний вид карточек и даже добавляют в сервис новую полноценную функциональность, которая открывается во всплывающем окне.
И еще пара нюансов:
- К каждой доске улучшения нужно подключать отдельно, и это хорошо – на отдельных досках процессы могут отличаться, значит, будут нужны разные функции.
- В бесплатной версии есть ограничение – не больше одного улучшения на доску. Лимит можно увеличить до 3 расширений, подключив Gold статус за 400 рублей в месяц. Полностью ограничение снимает бизнес-аккаунт – от 10 $ за пользователя в месяц.
А теперь перейдем к тому, ради чего мы здесь собрались.
Полезные дополнения на все случаи работы и жизни
Для удобства я разделила подборку на 3 блока:
- Дополнения – добавляют на карточки и доски новые поля, кнопки, возможности и функции.
- Интеграции – обеспечивают обмен данными между Trello и сторонними сервисами.
- Инструменты автоматизации – избавляют от рутинных операций.
Поехали!
Дополнения для карточек и досок
1. Card Aging
По-другому – «старение карточек». Простенькое дополнение, которое меняет внешний вид карточек, которые вы давно не обновляли. В обычном режиме такие элементы начинают исчезать, в «пиратском» – желтеют, трескаются, рвутся и становятся похожи на старую карту сокровищ.
«Постаревшие» карточки сразу бросаются в глаза
2. Custom Fields
Кастомные поля делают Trello практически универсальным инструментом. С этим дополнением вы можете заточить карточку под любые процессы и элементы системы. Например, можно добавить поля для контактных данных и сделать удобную CRM.
Я в своей доске с рабочими задачами добавила поле «Сумма» – прописываю, сколько денег мне принесла эта задача, а потом выгружаю данные в «Google Таблицы».
Значения пользовательских полей отображаются и на обороте карточки (когда она закрыта)
Пока улучшение поддерживает 5 типов полей: флажок, дата, раскрывающийся список, число и текст.
3. Card Repeater
Решение для команд и специалистов, у которых есть одинаковые периодические задачи. Подключите расширение и настройте расписание в нужных карточках, система будет автоматически создавать копии в указанных списках. Карточки можно повторять каждый день, раз в неделю, месяц или год.
Задаем расписание для повторяющейся задачи
4. Card Snooze
Улучшение добавляет в карточки кнопку «Отложить». По клику открывается меню, в котором можно выбрать, когда вы хотите вернуться к этой карточке – через час, день, неделю, месяц и т. д. Отложенные элементы отправляются в архив, а в назначенный час снова появляются в списке. Полезно, когда задач много, а сконцентрироваться нужно – просто уберите все второстепенное и сосредоточьтесь на важном.
Выбираем, до какого времени отложить карточку и… она исчезает с доск
5. Pomorello
«Помидорный» таймер для Trello. После подключения в карточке, в блоке «Улучшения» появится соответствующая кнопка, по клику на которую можно запустить или остановить серию «помидоров».
Доступны три вариации с разными временными интервалами:
- Короткая: 15 минут работаем, 3 минуты на короткий перерыв и 9 минут — на длинный.
- Стандартная: 25 минут работаем, перерывы — по 5 и 15 минут.
- Длинная: 45 минут работаем, перерывы — по 10 и 30 минут.
Интерфейс таймера предельно прост
6. Calendar
Позволяет отобразить все карточки с датами в формате календаря вместо стандартных списков Trello. Есть 2 режима просмотра: месяц и неделя. Удобно для контент-планов, личного списка дел и других задач.
Еще одна полезная возможность – синхронизация с календарем. С ее помощью можно добавить карточки с одной или нескольких досок, например, в «Google Календарь», чтобы видеть все задачи, дела, встречи в одном месте.
Календарный вид в Trello
7. Trello Tree View
Добавляет возможность отобразить карточки в компактном древовидном формате. Списки разворачиваются/сворачиваются, плюс можно перетаскивать карточки между ними, если пройти авторизацию.
Перетаскиваем карточку из одного списка в другой
8. Countdown
Добавляет на карточку счетчик обратного отсчета, который показывает время до дедлайна. Тем, кто привык откладывать задачи до последнего и творить чудеса за пару часов до крайнего срока, понравится – подстегивает, мотивирует, добавляет острых ощущений.
На счетчике всегда видно, сколько осталось до дедлайна
В качестве часа X можно выбрать дедлайн, который вы установили в карточке, или задать любой другой.
9. Planyway Calendar and Timeline
Еще одно календарное улучшение. Позволяет отображать карточки в календарном виде, на временной шкале, в виде почасового расписания. Удобно, что назначить задаче конкретную дату и время можно простым перетаскиванием.Еще одна полезная функция — возможность создавать повторяющиеся задачи.
Видно, когда нужно сделать задачи и сколько времени мы на них отвели
Возможностей и наворотов тут больше, чем в стандартном календаре. Однако, на мой взгляд, наиболее полезные из них доступны только в платном тарифе – от 215 рублей в месяц за пользователя. Например, это возможность использовать приоритеты, свести в один календарь карточки с разных досок и создавать повторяющиеся карточки.
10. Activity
Таймер подсчитывает общее количество времени, которое вы потратили на задачу. После подключения в каждой карточке появляется кнопка “Start Timer”. По клику запускается отсчет времени. Когда вы остановите таймер, на карточке появится время, которое вы работали. Его видно в открытых и закрытых карточках.
Запускаем таймер активности
В карточке, в которой уже запускали таймер, появляется возможность отредактировать потраченное время вручную, а также добавить 5 и 15 минут в один клик.
Интеграции со сторонними сервисами
11. Zapier
Zapier – это онлайн-сервис, который интегрирует тысячи приложений и систем между собой, обеспечивая односторонний и двухсторонний обмен данными. Настроить интеграцию можно на сайте сервиса или на доске Trello. Правда, для начала все-таки придется зарегистрироваться и дать Zapier доступ ко всем приложениям, которые вы хотите объединить. В бесплатной версии обмен данными настраивается между двумя системами, в платной можно создавать трехсторонние интеграции.
Несколько сценариев интеграции Trello со сторонними инструментами из тысяч возможных
Для меня улучшение стало настоящей находкой. С его помощью я:
- автоматизировала выгрузку статистики по выполненным задачам в «Google Таблицы»;
- добавила на доску приложение для таймтрекинга, не расходуя драгоценные улучшения;
- решила вопрос автоматического попадания «быстрых» задач из Wunderlist на телефоне в список «Входящие» на доске Trello.
Да, я фанат автоматизации :-)
12. GitHub
Связывает доску с проектами на одноименной площадке. Позволяет отслеживать все, что происходит в GitHub, прямо из Trello и в один клик переходить к нужным сущностям.
Вложения GitHub в карточке Trello
13. Jira
Объединяет доски с проектами в Jira. В карточках появляются дополнительные элементы и условные обозначения, которые показывают, как обстоят дела со связанными сущностями в Jira.Например, выполненные в Jira задачи помечаются на передней стороне карточки в Trello.
Интеграция Trello и Jira
14. Slack
Ускоряет и упрощает коммуникацию в компаниях, которые используют одновременно Trello и Slack. Позволяет в пару кликов отправить ссылку на карточку в канал или личные сообщения Slack, прикрепить к карточке переписку, настроить уведомления.
Отправка карточки в канал Slack
15. BlueJeans Meetings
Пригодится компаниям, которые используют сервис BlueJeans для видеосовещаний. Удобно созваниваться, не покидая доску Trello, организовывать встречи и присоединяться к ним в пару кликов.
Видеоконференция на доске Trello
16. Giphy
Подключает к карточкам Trello крупнейшую систему поиска гифок. Пригодится, когда нужно подобрать забавную картинку для статьи или поста в соцсетях, отреагировать на действия и комментарии коллег или просто разрядить обстановку. После включения расширения в карточках появится кнопка Giphy, по клику на которую открывается поиск. По умолчанию ищет по названию карточки, но можно вбить любой поисковой запрос.
Поиск на Giphy в карточке Trello
17. «Google Диск»
Привязывает к доске аккаунт «Google Диск» и добавляет в карточки кнопку. Если активно пользуетесь сервисом, расширение здорово сэкономит время – не надо прыгать между папками, копировать ссылки и названия файлов. Доки прикрепляются к карточкам в пару кликов.
По клику открывается всплывающее окно со всеми файлами и папками в хранилище, к которому у вас есть доступ
Аналогично можно связать доски с DropBox, OneDrive, Box и другими хранилищами.
18. Evernote
Налаживает обмен данными между Trello и популярным сервисом заметок. Позволяет искать и прикреплять к карточкам существующие в Evernote заметки, а также создавать новые из карточек.
В Evernote в блокноте Inbox появится новая заметка с названием «Лендинг IT-аутсорсинг»
19. Intercom
Интегрирует доски с одноименной коммуникационной платформой для работы с клиентами. Прикрепляет к карточкам Trello беседы, сообщения, письма из Intercom. Удобно, когда в них содержится фидбек от клиентов, важный для маркетинга, продаж, разработки.
Вложения из Intercom в карточке
20. InVision>
Пригодится специалистам и компаниям, которые используют одноименный инструмент для создания и тестирования прототипов. Позволяет добавить в карточку ссылки на прототипы с предварительным просмотром и быстрым доступом к комментариям.
Прототип InVision в карточке
21. TypeForm
Если вы используете сервис для создания форм заказа или анкет для соискателей, с помощью расширения сможете принимать, сортировать и всячески обрабатывать отклики и заявки в Trello.
В карточку попадает вся информация, которую пользователь вводит в форму
22. Figma
Улучшение позволяет цеплять к карточкам Trello файлы и проекты Figma для быстрого доступа и предпросмотра.Встроенные в режиме предпросмотра файлы в Trello обновляются вместе с проектами в Figma.
Вложения добавляются в режиме предпросмотра, можно менять масштаб и двигать, чтобы лучше рассмотреть отдельные элементы
23. Zendesk
Интегрирует доску с платформой для общения с клиентами, поддержки пользователей и автоматизации продаж. Расширение дает возможность цеплять тикеты из Zendesk к карточкам Trello. Так упрощается передача информации от людей, которые общаются с клиентами, к тем, кто решает их проблемы.
Например, вы создали карточку, чтобы пофиксить баг на сайте, а менеджеры техподдержки отправляют все сообщения об этом баге прямо в карточку. У разработчиков будет больше информации, они смогут быстрее и качественнее решить проблему.
Вложения Zendesk в карточке
24. Draw.io
Интегрирует в Trello функциональность онлайн-сервиса для создания схем, диаграмм, интеллект-карт, инфографики. Позволяет открыть редактор и сделать новый файл, не выходя из Trello.
Рисуем схему, не выходя из Trello
Инструменты автоматизации
25. Butler
Butler – мой фаворит среди улучшений Trello. Сначала оно мне показалось сложным и непонятным, но разобравшись, что к чему, я возликовала.
Он умеет в заданное время переносить в конкретный список карточки, которые соответствуют определенным параметрам, автоматически отправлять e-mail при наступлении определенных событий и совершать десятки других действий.
Например, вы создаете новую карточку в списке, а Butler тут же назначает ей ответственного, дедлайн, добавляет чек-лист и метку, отправляет комментарий.
Я перетаскиваю карточку в список Doing, а Butler подписывает меня на нее, добавляет ярлык и устанавливает дедлайн на следующий понедельник
Конечно, сначала придется потратить время, чтобы разобраться с функциональностью, продумать процессы и все настроить, но это стоит того.
UPD Когда я писала эту статью, Butler был рядовым дополнением — его нужно было подключать, расходовались доступные расширения. Теперь его опции доступны в базовом функционале Trello. А значит, вы можете пользоваться автоматизацией, не жертвуя другими нужными функциями.
Также в Butler изменился интерфейс и появились рекомендации по полезным автоматизациям. Система анализирует действия, которые вы совершаете часто, и рекомендует создать для них кнопки и автоматизированные правила.
Я частенько переношу карточки на следующий день, поэтому Butler рекомендует мне создать соответствующую кнопку
Ограничения для бесплатного тарифа сохраняются — до 200 команд и 2 000 операций в месяц.
26. Bulk Actions
Позволяет производить массовые действия с карточками. После подключения в правой верхней части доски появится кнопка. По клику во всплывающем окне откроется копия доски с чек-боксами на карточках. Можно выделить несколько карточек в любых списках и переименовать, переместить, пометить ярлыками, отправить в архив или удалить сразу все.
Добавляем ярлыки сразу к трем карточкам
Чтобы улучшение заработало, потребуется авторизоваться.
27. Board Sync by Unito
Позволяет создавать «зеркальные» карточки в рамках одной или нескольких досок. При необходимости можно полностью синхронизировать две доски между собой или создать обзорную доску, на которой будут отображаться карточки со всех остальных. При этом любые изменения на одной карточке тут же отображаются в «зеркальной».
Варианты синхронизации между двумя или несколькими досками
Из минусов – расширение платное, от 10 долларов в месяц.
28. Workflows
Конструктор рабочих процессов для Trello. Позволяет задать порядок, в котором карточки могут перемещаться между списками. При попытке перетащить карту «не туда» система вернет ее в исходный список и выдаст предупреждение.
Из Doing в Done можно, обратно – нет
Это дополнение тоже платное – от 2 евро в месяц.
29. Epic Cards by Screenful
Улучшение позволяет группировать разрозненные карточки-задачи в более глобальные сущности.
Например, требуется создание лендинга. Для этого нужно проанализировать бизнес, ЦА и конкурентов, создать прототип, написать текст и т. д. Можно сделать отдельные карточки для глобальной задачи «сделать страницу» и подзадач под текст, прототип, дизайн и прочее. С помощью расширения Epic Cards карточки подзадач привязываются к глобальной, на которой будет виден прогресс – количество закрытых и оставшихся подзадач.
Карточки становятся подзадачами к основной задаче
30. Card Dependencies by Screenful
Позволяет устанавливать зависимости между карточками в рамках одной или нескольких досок. Помимо привязки одних карточек к другим в формате подзадач, вы можете обозначать, какие карты «блокируют» другие, когда невозможно выполнить одну задачу, пока не выполнена другая. Например, вы работаете над проектом посадочной страницы. У вас есть задачи — сделать прототип, написать текст, нарисовать дизайн, сверстать. Пока не готовы первые три задачи, верстальщик не сможет приступить к своей. Это можно пометить в карточках с помощью улучшения.
Добавляем взаимосвязь на карточку
После подключения понадобится авторизация. Кнопка для добавления взаимосвязей появится в карточках в блоке «Улучшения».
Вот, пожалуй, и все. Если я упустила какое-то мегаполезное улучшение, которым вы пользуетесь, пишите в комментариях – я с удовольствием протестирую и добавлю при обновлении.