Мы внедрили эти инструменты в работу маркетинга Skyeng и повысили продуктивность отдела в два раза. О том, как у нас это получилось, рассказали сотрудники Skyeng B2B project manager Дмитрий Бицак и CMO Вероника Зданович.
Что заставило Skyeng B2B изменить подход к работе
Мы в корпоративном подразделении Skyeng долго работали без определенной системы, но рост отдела заставил пересмотрели взгляды на рабочий процесс. В октябре 2020 года Skyeng начал выходить на новые рынки. За несколько месяцев пять сотрудников превратилось в двадцать, появились профильные команды.
Рост привел к проблемам с управлением.
- У каждой группы специалистов были свои представления об организации работы. Контент и мероприятия жили в Trello, спецпроекты – в Notion, а продакшн – в Jira.
- Делать кросс-командные проекты стало сложно даже внутри маркетинга, а отделу продаж было проще не приходить с идеями, чем разбираться в наших процессах.
В итоге – низкая скорость, бюрократия, неповоротливость и другие проблемы больших систем. Чтобы с этим справиться, мы кардинально изменили подход к процессам.
Цели трансформации
В Skyeng работают крутые и увлеченные сотрудники, которые меняют рынок образования, поэтому мы не искали систему контроля.
К чему мы хотели прийти:
- Единое инфополе и полная прозрачность. Каждый сотрудник отдела знает, над какими проектами работают его коллеги, может прийти за экспертизой или дать совет. Каждый руководитель видит, сколько времени его команда потратила на задачи. Проекты и задачи не висят в воздухе, а служат достижению конкретной цели.
- Быстрый запуск кросс-командных проектов. Заказчики – как внутренние, так и внешние – знают, когда и в каком виде будут выполнены их задачи. Любой проект можно реализовать в течение одной или двух недель.
- Фокус на будущее. Большую часть времени мы посвящаем новым проектам или улучшению старых, меньше времени тратим на операционку и рутину.
Почему мы решили работать в спринтах и что это вообще такое
Гибкая методология (agile) – работа в коротких итерациях – циклах по две-три недели. Каждая итерация включает в себя все этапы от планирования до внедрения. Такая методология подходит духу Skyeng и темпу работы в маркетинге.
Спринт – недельный забег с задачами, он планируется заранее и не изменяется в процессе.
Agile объединяет несколько подходов и шаблонов, основанных на ценностях «Манифеста гибкой разработки» и 12 принципах. Один из этих шаблонов – Scrum. Мы решили использовать его, но не в чистом виде. Ежедневный стендап (совещания) и классические ретроспективы (встречи для анализа предыдущего спринта) у нас не прижились, поэтому мы остановились на работе в спринтах.
Как устроена работа со спринтами
Все начинается с бэклога – списка задач, которые нужно выполнить. За бэклогом нужно ухаживать, иначе он превратится в мусорку. В Scrum это называется грумингом, а у нас – планированием спринта.
Как ухаживать за бэклогом:
- Важные задачи – наверх, неважные – вниз.
- Перед каждым спринтом команда выбирает из бэклога несколько задач, которые планирует выполнить на следующей неделе. В итоге у нас получается список отобранных задач к реализации — бэклог спринта:
Запускаем спринт
В понедельник в 11:00 весь отдел собирается на встрече «Запуск спринта».
По очереди выступают руководители направлений (Content, CRM, Production и так далее – всего 6 команд) и показывают свой бэклог спринта.
Эта встреча дает прозрачность. Становится понятно, какие задачи реализуют на следующей неделе, а какие – нет.
Здесь еще есть возможность что-то изменить. Например, команде Content мы поставили задачу сделать письмо для вебинара. Но на запуске спринта не обнаружили ее в их бэклоге. Вебинар начинался через неделю – письмо нужно было срочно, поэтому на встрече мы попросили команду Content взять задачу в спринт.
В конце встречи модератор нажимает кнопку «Запуск» в Jira (сегодня вся команда работает тут), и спринт начинается.
Главное правило: нельзя добавлять новые задачи в спринт после его запуска. Все новое падает в бэклог, то есть уходит в работу только на следующей неделе.
Тащим задачи по процессу
После запуска все задачи падают на рабочую доску в виде карточек, которые нужно тащить слева направо по этапам производства. Цель одна – перетянуть как можно больше карточек в статус DONE.
Так выглядит наш производственной процесс:
- TO DO – здесь лежат новые задачи, которые взяли в спринт;
- IN PROGRESS – исполнитель начал работу над задачей;
- REVIEW – задача сделана, но требует утверждения заказчика или руководителя;
- PAUSE – что-то заблокировало выполнение задачи, либо исполнитель сомневается в ее целесообразности;
- DONE – задача выполнена.
Закрываем спринт
В пятницу в 15:00 мы снова встречаемся всем отделом и подводим итоги недели. Команды показывают свои доски, рассказывают о выполненных задачах и говорят о сложностях, с которыми столкнулись.
В результате цикл выглядит так:
- планирование спринта – с 16:30 пятницы до 11:00 понедельника;
- запуск спринта — встреча в понедельник с 11:00 до 12:00;
- закрытие спринта — встреча в пятницу с 15:00 до 16:30.
Куда исчезла рутина
Естественно, команда не может 100 % времени заниматься новыми проектами или улучшением старых. Надо ходить на регулярные встречи, писать отчеты, общаться в чатах и так далее.
Мы осознанно не заносим рутину в спринты, поскольку хотим фокусироваться на развитии. Под рутинными задачами понимаем регулярные встречи, отчеты и работу по поддержке запущенных проектов.
Сейчас норма задач в спринте на одного сотрудника – 3,5 дня. На рутину остается только 1,5 дня, то есть 28 часов эффективной работы и 12 часов на все остальное. Последние включают в себя 5-6 часов на регулярные встречи и планирование и 6 часов на операционку, чатики и прокрастинацию. Это подталкивает ребят сразу автоматизировать процессы и делегировать операционку ассистентам (они занимаются поддержанием запущенных проектов), а также повышать качество коммуникаций – писать и встречаться только по делу.
Как работа в спринтах повлияла на процессы
В два раза больше времени на новые проекты
В середине ноября 2020 года за спринт команда списывала 6 недель и 2 дня на проектные задачи. На первую неделю августа 2021 года – уже 14 недель и 3 дня. Количество сотрудников за это время выросло на 20 %, то есть мы тем же составом делаем в два раза больше проектов.
Это получилось не потому что ребята нашли дополнительные часы в сутках, а за счет уменьшения рутины и фокуса на будущем.
80 % запланированных задач закрываются за спринт
Серым на графиках отмечен запланированный объем задач, зеленым – реально закрытый. Первое время мы амбициозно планировали, но плохо выполняли свои планы:
Сейчас все иначе. Мы выполняем больше 80 % от запланированного. Планка поднялась:
С какими проблемами мы столкнулись
По задумке спринты в Jira должны не только помогать планировать недельную нагрузку, но и быть ежедневным трекером задач.
Пришел на работу → взял задачку из To Do и перетащил In Progress → сделал, списал время, отправил в Review или Done → взял новую...
К сожалению, пока это работает не у всей команды. Многие по-прежнему переводят задачки в «Done» и списывают время ближе к закрытию спринта. Но прогресс есть.
- Третья неделя ноября 2020 года. Почти все затраты зафиксированы в последний день, а скачки графика вверх означают, что кто-то добавлял задачи в уже запущенный спринт:
- Первая неделя августа 2021 года. Здесь затраты списываются более плавно, но большая часть – все равно в последний момент. Задач вне спринта практически нет:
Получилось ли достичь целей трансформации
1. Единое инфополе и полная прозрачность — да
Каждый сотрудник отдела знает, над какими проектами работают его коллеги, может прийти за экспертизой или дать совет.
2. Быстрый запуск кросс командных проектов — да
Заказчики знают, когда и в каком виде будут завершены их задачи. Любой проект можно реализовать в течение одной–двух недель.
3. Фокус на новых проектах — да
Большую часть времени мы посвящаем новым проектам или улучшению старых, меньше времени тратим на операционку и рутину.
Конечно, до идеала еще далеко, но результаты уже впечатляют.
Чек-лист для внедрения SCRUM в свою команду
- Проверьте, что у вас есть четкая цель: каких результатов вы хотите достичь, внедряя SCRUM.
- Вы определились с длительностью своих забегов: неделя, две недели, месяц и т.д.
- Вы выбрали удобный инструмент для всех членов команды: Jira, Trello, Notion, Asana и т.п. Мы используем Jira.
- Вы зафиксировали и начали придерживаться «ритуалов» (это самое важное): запуск спринта и демонстрация всегда в одно время, груминг бэклога, стендапы, ретро и т.д.
- Вы прописали правила взаимодействия со своей командой и убедились, что внешние заказчики их понимают и принимают.
- Вы установили правила кросс-командного взаимодействия, зафиксировали и придерживаетесь их в ежедневной работе.