Рассылка по интернет-маркетингу:
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных

Как мы организовали работу команды из 30+ человек на удаленке

27 августа 2020 Анастасия Карпова
Время чтения: 13 минут Нет времени читать? Нет времени? 0 комментариев
Отправим материал вам на:
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных
Как мы организовали работу команды из 30+ человек на удаленке Редакция «Текстерры»
Редакция «Текстерры»

Меня зовут Анастасия Карпова, я руководитель университета профессий в сфере онлайн-образования EdMarket, проекта «Нетологии-групп». Мы стартовали в 2018 году с командой из 3 человек: руководитель, методист, маркетолог. Сейчас в штате больше 30 сотрудников, и со дня основания мы полностью удаленная команда.

У нас есть люди из России (Москва, Санкт-Петербург, Краснодар, Нижний Новгород, Самара и еще с десяток городов), Украины, Америки, Сербии. Я хочу рассказать, как организую их работу.

Когда вы руководите удаленной командой или только хотите перейти на подобный формат, вы сталкиваетесь с массой вопросов:

  • С помощью каких инструментов организовать работу?
  • Как ставить задачи и контролировать их выполнение?
  • Как организовать командную работу?
  • Как создать корпоративную культуру и познакомиться друг с другом?

Я расскажу, как мы решаем каждую из этих задач.

Какие инструменты мы используем для удаленной работы команды

У нас это:

  • Slack. Мессенджер, в котором можно отправлять личные сообщения, прикреплять файлы, совершать аудио- и видеозвонки, создавать каналы. Например, у нас есть канал general (новости всей «Нетологии-групп»), meetup (новости и важные сообщения для всей команды EdMarket), motivation (сюда собираем отзывы студентов и приятные комментарии в соцсетях), fun (забавные видео, картинки, комментарии, которые находят сотрудники). Также удобно заводить отдельный канал для каждого мероприятия – например, для подготовки онлайн-конференции.
  • Planfix. Таск-менеджер. Удобно ставить задачи и контролировать их выполнение.
  • «Google Диск». Удобно создавать папки с общим доступом. Есть поиск по названию документа.
  • «Google Календарь». Здесь можно ставить встречи и звонки, а заодно посмотреть занятость сотрудников.
  • Zoom. Программа для видеозвонков. Здесь мы проводим индивидуальные встречи и общие собрания раз в неделю.
  • Amo CRM. Программа для работы отдела продаж и не только.
  • Miro. Хороший инструмент для создания интеллект-карт и визуализации процессов.

Все эти программы можно использовать как в бесплатном режиме, так и в платном, с расширенным функционалом. У нас везде платные подписки, но, если вы только начинаете и команда невелика, можно обойтись бесплатным доступом. У всех программ интуитивно понятный интерфейс, и даже если новый сотрудник никогда не работал, например, с планировщиком задач или не проводил созвонов в Zoom, научиться этому легко.

Как ставить задачи удаленной команде

Вот мой алгоритм:

  • Комплексные задачи (то есть те, которые включают несколько процессов или требуют участия нескольких сотрудников) лучше обсуждать голосом, во время видеозвонка. Так вы увидите, как сотрудники реагируют на них и сможете понять их точку зрения.
  • Когда я ставлю задачу, я объясняю, что нужно сделать и зачем это нужно. Сотрудник должен знать, как его будущие действия встраиваются в общую стратегию компании.
  • Во время постановки комплексной задачи мы намечаем дату финального дедлайна и промежуточные точки контроля.
  • Все договоренности фиксируются письменно (например, в Planfix).

Как контролировать загрузку сотрудников и выполнение задач

Выше перечислила основные инструменты, которыми мы пользуемся в работе. Обратите внимание, среди них нет программ учета времени. Считаю их бесполезными и демотивирующими.

А вот что работает хорошо.

Еженедельные планерки со всей командой

Мы встречаемся в Zoom по понедельникам и проводим совещания примерно по такому сценарию:

  • Пятиминутка хороших новостей. В первые 10–15 минут каждый, кто захочет, может поделиться новостями или интересными находками. Кто-то рассказывает, как провел выходные, кто-то делится мнением о книге или фильме. Получается онлайн-альтернатива офисного утреннего кофе с коллегами в понедельник.
  • Продажи. Руководитель отдела продаж рассказывает, сколько мы заработали за прошлую неделю, какие акции сработали хорошо, сколько пришло заявок, сколько из них сконвертировалось в оплату.
  • Маркетинг. Руководитель по маркетингу рассказывает, какие активности были на прошлой неделе и какие планируются на следующую, сколько участников было на открытых вебинарах и конференциях, какая конверсия в заявки.
  • Редактор блога рассказывает, какие статьи вышли на прошлой неделе.
  • Email-маркетолог рассказывает, какие рассылки ушли и планируются.
  • Методический директор говорит об изменениях в продукте и новостях продуктовой команды.
  • Руководитель «Центра развития карьеры» рассказывает, какие компании трудоустроили или взяли на стажировку наших выпускников на прошлой неделе.

Планерка занимает час, иногда чуть больше. Мы выбрали такой сценарий, потому что:

  • сотрудники узнают обо всех ключевых новостях в компании и векторах развития;
  • могут поделиться личными новостями и лучше узнать друг друга;
  • хорошие новости (например, рост продаж или трудоустроенные выпускники) вдохновляют всю команду.

Созвоны проводятся по таким правилам:

  • все сотрудники участвуют с включенными камерами. Даже если не выступают;
  • высказать мнение и предложения по поводу изменений, запланированных акций может каждый сотрудник из любого отдела;
  • горячо приветствуется, если сотрудники в Zoom ставят реакции, например, если согласны с выступающим или радуются новости.

Результат: все в курсе, что происходит и куда стремимся, помимо этого, мы лучше узнаем друг друга.

Еженедельные индивидуальные совещания с сотрудниками

Я провожу встречи один на один с методическим директором, директором по маркетингу, директором по продажам и руководителем Центра развития карьеры, а они – со своими подчиненными. Таким образом, каждый сотрудник компании один раз в неделю встречается со своим руководителем тет-а-тет.

Такая встреча проходит в Zoom и длится примерно час. На ней мы обсуждаем:

  • задачи прошлой недели (что сделано, что не сделано, какие возникли сложности). Каждый сотрудник ведет свой список задач: в Planfix или в «Google Документах»;
  • задачи следующей недели. Проговариваем важные направления, определяем вместе дедлайны и метрики;
  • решение сложных задач. Встреча один на один – это возможность обсудить ситуации, для которых сложно быстро найти оптимальное решение;
  • эмоциональное состояние сотрудника. Как он оценивает текущее положение дел? Как складываются отношения с подчиненными и коллегами? Все ли в порядке в личной жизни?

Это очень важный пункт. Во-первых, мне как руководителю нужно понимать, в каком состоянии сотрудник. Во-вторых, члены команды знают, что мне не все равно и со мной можно поделиться проблемой, рассказать о сложном периоде или состоянии, спросить совета. Это отношение мотивирует работать дальше и развиваться.

Что делать, если выяснилось, что сотрудник еле справляется с текущими задачами и находится на грани нервного срыва? Зависит от причин перегрузки:

  • если сотрудник набрал объективно много задач и надорвался, то нужно помочь распределить нагрузку на других членов команды либо пересмотреть дедлайны по «не горящим» задачам;
  • если сотрудник не справляется с обычной загрузкой, потому что ему не хватает нужных навыков, то нужно подумать вместе, как «прокачать» навыки в короткие сроки;
  • если сотрудник не справляется с нагрузкой, потому что не владеет навыками тайм-менеджмента, то стоит научить приоритизировать задачи и не распыляться;
  • если сотрудник не понял задачу, еще раз проговариваем, что нужно сделать и к какому результату прийти в финале.

Встречи рабочими группами от 2–3 человек

Проводятся в Zoom для обсуждения конкретных задач. Например, для запуска конференции или нового курса, для обсуждения стратегии продаж на ближайший месяц.

Общие правила коммуникации

У нас действуют такие правила:

  • на всех встречах мы обязательно включаем камеры, чтобы видеть друг друга;
  • мы работаем там, где есть стабильный интернет;
  • на рабочее сообщение в чате мы отвечаем в течение часа;
  • на письмо на почте – в течение дня;
  • в рабочее время с 10:00 до 19:00 сотрудник находится на связи у компьютера. Если ему нужно отойти, он согласует это с руководителем отдела.

Правила могут быть и более жесткими – например, отвечать на сообщение в рабочем чате в течение 5 минут. Но, по-моему, в этом нет необходимости. Сотрудник может заниматься задачей, которая требует концентрации, и понятно, что в этот момент он не отвлекается на переписку в рабочем чате.

Обратите внимание: с помощью этих инструментов вы не сможете контролировать каждую минуту рабочего времени сотрудников. Но это и не требуется. Работа оценивается по количеству и качеству выполненных задач, а не по затраченному на них времени. Я предпочитаю доверять своим специалистам и нанимать в команду тех, кто привык отвечать за результат, а не ждет постоянного участия руководителя. И поверьте, при работе на удаленке нагрузка высока. У каждого члена команды есть свои задачи и оговоренные дедлайны. Изображать активность, ничего не делая, здесь гораздо сложнее, чем при офисной работе.

Корпоративная культура онлайн

Важно, чтобы сотрудники чувствовали себя не одинокими рейнджерами, а были частью команды. На это работает корпоративная культура, которую вполне можно построить и в онлайн-среде. Вот что для этого делаем мы.

Стратегические сессии, раз в 3–6 месяцев

Цель: наметить векторы развития компании на следующие квартал, полгода или год. Дать возможность каждому сотруднику участвовать в развитии бренда.

Где: в Zoom.

Детали: на стратегические встречи мы приглашаем фасилитатора, которая помогает ответить на вопросы:

  • какие глобальные цели мы ставим перед собой на ближайший период;
  • что уже сделано для достижения цели, что приносит лучшие результаты, а что мешает;
  • какие шаги необходимо предпринять для достижения цели;
  • какие есть риски и возможности.

Корпоративные игры, раз в месяц

Цель: узнать друг друга поближе за рамками рабочих задач.

Где: встреча в Zoom.

Детали: Раз в месяц мы собираемся командой на неформальную встречу, во время которой играем в разные игры. Это почти онлайн-тимбилдинг. Например, мы играли в «Крокодил», проводили киновикторину и конкурс «Узнаем друг друга поближе». Принцип у него такой: за несколько дней до встречи сотрудники заполняют форму и описывают смешной или интересный случай из своей жизни. Задача команды на встрече – угадать, с кем из ребят это случилось.

Все активности организуют сами сотрудники.

Клубы по интересам, раз в 1–2 недели

Вот что уже было:

  • разговорный клуб английского языка;
  • сеансы рисования онлайн;
  • утренняя зарядка по Zoom.

Не исключено, что придумаем что-то еще.

Что может пойти не так

Любая система не работает безукоризненно сразу. Поделюсь, какие сложности и просчеты были у нас.

«Удаленка – это работа, на которой не обязательно работать»

Однажды я приняла на работу девушку с маленьким ребенком, которая почему-то решила, что удаленная работа – это когда ты весь день проводишь с ребенком на руках, а рабочие задачи решаешь урывками, пока он спит. К сожалению, так не получится.

Как не наступить на эти «грабли»?

  • Проводя собеседования, обговаривайте с сотрудником, сколько времени он реально сможет работать, не отвлекаясь на домашние задачи. Важно, чтобы ожидания от совместной работы у вас совпадали.
  • Нанимая мам с маленькими детьми (до 5 лет), полезно выяснить, есть ли в окружении кто-то, кто будет помогать с ребенком, пока мама работает (бабушка, няня).

«А зачем вам меня видеть?»

Я уже рассказывала, что все наши совещания проходят с включенной камерой. Это правило. Но однажды я приняла на работу сотрудницу, которая в течение месяца это правило игнорировала. Каждый раз говорила, что купит камеру со дня на день (и это притом, что я предложила возместить ее стоимость), жаловалась на нестойкое интернет-соединение. В конечном итоге выяснилось, что она «не хочет пугать своим внешним видом», потому что просыпается точно к совещанию и приползает к компьютеру непричесанной. С сотрудницей в итоге мы так и не сработались: это было далеко не единственное правило, которое она нарушала.

Как не наступить на эти «грабли»?

  • Заранее оговаривайте с будущими сотрудниками, какие правила существуют в коллективе.
  • Если вы вводите правила, не делайте ни для кого исключений. Компьютер или ноутбук с камерой и хороший интернет-сигнал – это минимальные технические требования для удаленной работы. Соответствовать им должны все.
  • Объясняйте, почему вы вводите каждое из правил. Например, включенная камера помогает лучше понять друг друга. Визуальный контакт при обсуждении очень важен. Да и просто удаленному сотруднику полезно настроиться на рабочий ритм и привести себя в порядок перед началом рабочего дня, чтобы не пугать коллег внешним видом.

Совещание. Коротенько, часа на два

Когда мы начинали работать, плана с таймингом для еженедельного совещания не было. Каждый сотрудник мог взять слово и, например, поделиться вопросом, попросить совета, высказать идею. В итоге вместо результатов недельной работы мы обсуждали, например, расширение линейки курсов или изменения в работе отдела продаж. И получалось, что вместо запланированного часа, совещание растягивалось на два часа и больше. Рабочие задачи на паузе, люди устают и теряют интерес.

Как не наступить на эти «грабли»?

  • Составьте план совещания и познакомьте с ним команду. Попросите выступающих не выходить за рамки тайминга.
  • Создавайте рабочие группы и проводите отдельные встречи для решения вопросов, которые не касаются всей команды целиком.

Стоит ли так заморачиваться

Естественно, такая система гибкого управления удаленной командой сформировалась не сразу. Я пробовала разные подходы, смотрела на опыт «Нетологии-групп», смотрела на реакцию команды и их запрос.

На вопрос, который может возникнуть в этот момент: «А стоит ли так заморачиваться? Не проще ли нанять сотрудников в офис?» я отвечу: «Не проще!». По крайней мере, на мой взгляд.

Удаленная команда – это возможность:

  • нанимать крутых специалистов из любой точки мира. Учитывая, что рынок онлайн-образования страдает от дефицита квалифицированных кадров, нет смысла сужать выбор до жителей одного города;
  • работать из любой точки мира. Например, в этом году январь я провела, работая на Шри-Ланке. Несколько моих сотрудников на лето едут в Сочи и работают оттуда;
  • не тратить времени на пробки и дорогу до офиса. Часть сотрудников (и я среди них) работают в коворкингах, часть – из дома. В любом случае мы можем выбирать, в какой обстановке нам работается комфортнее.

Ну а если говорить про результаты в цифрах, то проект мы запустили в 2018 году и год от года растем в 3 раза.

Анастасия Карпова
Автор: Анастасия Карпова
Все статьи этого автора
Последние статьи автора:

У этого автора только один материал в нашем блоге.

© «TexTerra», при полном или частичном копировании материала ссылка на первоисточник обязательна.
Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите ctrl + enter.
Оцените материал:
Пора выходить на серьезный рынок. Разработаем фирменный стиль, которому не будет равных. Посмотрите наши кейсы! Посмотреть
Оставь заявку на бесплатное онлайн-обучение
до 1 апреля
00:00:00
Подробнее
До старта онлайн-интенсива
«Продвижение в Instagram» осталось:
00:00:00
Записаться
При заказе SMM до 31 октября дарим
3 варианта оформления сообщества!
Подробнее
Чертовски низкие цены на все онлайн-курсы от
TexTerra с 29 по 31 октября
Подробнее
Готовая база знаний
для начинающего
интернет-маркетолога
Такую информацию продают за деньги,
а мы отдаем БЕСПЛАТНО!

Я согласен на обработку моих персональных данных

Спасибо, база направлена на вашу почту!
МИЛЛИОН ГОДНОТЫ
Дарим подборку огненных материалов по интернет-маркетингу: кейсы, интервью, советы по SMM, полезные видео и не только.
получить
Скидка 20%
на все онлайн-курсы от TexTerra
к курсам
Texterra – продвижение в интернете x
Заказать звонок:
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных
Texterra – продвижение в интернете x
Заказать услугу:
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных